Von Alexander Greisle

Zeiterfassung | Zeiterfassung einrichten | Aufgabenliste | Auswerten | Kunden verwalten und Rechnungen schreiben | Zeiten unterwegs erfassen

(28.12.2009) Wie erfassen Sie Ihre Arbeitszeit? In einem Excel-Sheet, mehr oder weniger regelmäßig und hoffentlich nicht nachträglich am Monatsende? Oder noch gar nicht? Wir möchten Ihnen ein Tool vorstellen, mit dem Sie Ihre Zeit systematisch erfassen können.

Es spricht viel dafür, seine Arbeitszeit systematisch zu erfassen:

• Sie wollen Ihr Zeitmanagement verbessern? Dann ist es sehr hilfreich zu wissen, wo die Zeit den Tag über hingeht.

• Sie schreiben Rechnungen und rechnen Projekte nach Aufwand ab? Dann brauchen Sie für die Abrechnung einen Arbeitsnachweis - und das mit möglichst wenig lästigem Aufwand für die Projektzeiterfassung.

• Sie erstellen Angebote? Die Erfahrungen aus der Zeiterfassung helfen Ihnen dabei, realistischer und wirtschaftlicher zu kalkulieren. Aus eigener Erfahrung: Man verschätzt sich - meistens zu eigenen Ungunsten ...

• Erfolgreiche Gewohnheiten helfen dabei, sich zu verbessern. Gerade im Zeitmanagement ist die direkte Zeiterfassung ein großartiges Hilfsmittel. Vorausgesetzt, sie geht einfach vonstatten.

Seien wir ehrlich: Eigentlich ist Zeiterfassung ein lästiger Job. Umso wichtiger ist es, dass sie einfach ist: Möglichst nebenher zu erledigen, wenige Mausklicks und ohne erst langwierig Programme starten zu müssen.

Zeiterfassung mit wenig Aufwand

Es gibt eine Masse von Zeiterfassungstools. Exemplarisch möchten wir an dieser Stelle den Xpert-Timer herausgreifen.

Das zentrale Element des Xpert-Timer ist die permanent sichtbare Zeitleiste am Bildschirmrand:

Die Zeitleiste ist das zentrale Element. Hier starten, pausieren und stoppen Sie die Arbeitszeiterfassung per Mausklick. Über die Schaltflächen können Sie einfach zwischen Projekten wechseln. Ein längeres Telefonat mit einem anderen Kunden? Einfach über den grünen Pfeil (alle Projekte), den blauen Doppelpfeil (die zuletzt aktiven Projekte) oder das Blitz-Symbol (10 Favoritenprojekte) das andere Projekt auswählen.

Ein praktisches Detail: Wenn Sie den Rechner herunterfahren, ohne vorher das laufende Projekt beendet zu haben, dann werden Sie beim nächsten Booten gefragt, ob Sie das letzte Projekt fortsetzen wollen. Und wenn Sie mal nicht am Rechner sitzen, dann können Sie die Zeiten natürlich manuell nachtragen.

Zeiterfassung einrichten

Voraussetzung ist, dass Sie zunächst Ihre aktiven Projekte erfassen. Das geht über den Projektmanager zügig, trotz der Fülle an Möglichkeiten. Zum Beispiel können Sie nicht verrechenbare Projekte definieren, etwa die interne Verwaltung oder die Entwicklung einer neuen Dienstleistung. So behalten Sie auch diese Zeiten im Griff. Außerdem können Sie Dokumente hinterlegen, zum Beispiel Angebote oder Kalkulationen, die Sie dann zeitsparend direkt aus der Zeitleiste aufrufen können.

Ein anderes Highlight ist die Möglichkeit, zu jedem Projekt und Unterprojekt die geplanten Zeiten und Aufwände inkl. Kostensatz zu hinterlegen. So erhalten Sie durch die Zeiterfassung automatisch Ihr Projektcontrolling.

Aufgabenliste

Ergänzt wird die Zeiterfassung um eine einfache, aber oft ausreichende Aufgabenverwaltung. Diese ist mit den Projekten der Zeiterfassung gekoppelt, sodass das Abhaken einer Aufgabe automatisch einen entsprechenden Eintrag in der Projekthistorie generiert. Auch eine Filterung nach Aufgaben zum gerade aktiven Projekt ist per Mausklick möglich, genauso wie eine Suche über alle Aufgaben. Weitergehende Sortier- und Organisationsfunktionalitäten, etwa nach dem GTD-Prinzip, fehlen leider. Ich persönlich nutze die Aufgabenliste inzwischen als Ersatz für die Karteikarten in meiner täglichen To-do-Liste.

  Eine einfache, auf Wunsch ebenfalls ständig sichtbare Aufgabenleiste ist mit den Projekten gekoppelt.

Das Ziel: Auswerten und Weiterverwenden

Die Zeiterfassung ohne die nachgelagerte Auswertung und Weiterverarbeitung wäre nichts weiter als Arbeitsbeschaffung. Der Xpert-Timer bietet nun eine Reihe von Möglichkeiten:

• Selektion und Ansicht im Programm selbst

• Export der Projekte und Zeiten nach Excel

• umfassende Reports, die durch ein separat erhältliches Modul auch selbst gestaltet werden können

• die Übernahme der Daten aus den Reports per Copy&Paste in andere Anwendungen, z. B. das Rechnungsdokument in Word

Da das Erstellen von Datenbankreports allerdings eine durchaus komplexe Angelegenheit ist, vor allem wenn man sich erst in die fremde Datenbankstruktur einarbeiten muss, ist das zu verschmerzen. Über die Programmoberfläche kann man die erfassten Zeiten flexibel abfragen, was für die meisten Anwendungsfälle ausreicht.

Kunden verwalten und Rechnungen schreiben

Über alphabetische Reiter haben Sie einen schnellen Zugriff auf alle Kunden. Zu jedem Kunden können Sie die Kontaktdaten und verschiedene Ansprechpartner erfassen. Sie haben die zugeordneten Projekte im Überblick, inklusive einer grafischen Zeitdarstellung. Durch das Notizfeld und die Möglichkeit, dem Kunden Dokumente zuzuordnen, lässt sich das Modul auch als einfaches CRM verwenden.

In den Registern Zeiten, Projektleistungen und Rechnungen finden sich alle zeit- und abrechnungsrelevanten Informationen. Eine Rechnung erstellen Sie mit wenigen Mausklicks im Register Rechnungen:

Dabei können Sie die Rechnung auf verschiedene Arten erstellen, etwa indem Sie einen Abrechnungszeitraum zugrunde legen. Ein Video auf der Herstellerseite gibt Ihnen einen kurzen Einblick in die Möglichkeiten.

Zeiten unterwegs erfassen

Vom Xpert-Timer gibt es eine Variante für USB-Sticks (U3), sodass eine Zeiterfassung von jedem Rechner aus möglich ist. Das ist besonders interessant, wenn Sie häufiger an fremden Rechnern arbeiten. Der Datenbestand des Sticks wird synchronisiert. Derzeit noch nicht verfügbar ist eine Smartphone-/PDA-Version des Xpert-Timers, dafür können in der Mehrbenutzerversion die auf Notebooks erfassten Zeiten mit der Firmendatenbank synchronisiert werden.

Seit der Version 2 unterscheidet der Xpert-Timer eine Basic und eine Pro-Version.

• Die Basic-Version ist für alle, die eine schlanke, schnelle Zeiterfassung suchen. Sie enthält alle Funktionalitäten, die für die Zeiterfassung wichtig sind, insbesondere das Erfassen der Zeiten und die Auswertungen.

• In der Pro-Version sind die erweiterten Möglichkeiten wie die Rechnungsstellung und die für kleine Unternehmen oft ausreichenden Kundenverwaltung enthalten.

• Für Arbeitsgruppen und Unternehmen gibt es spezielle Multi-User-Editionen. Einen detaillierten Funktionsvergleich gibt es auf den Seiten des Herstellers.

Die Preise für den Xpert-Timer beginnen bei 49 Euro netto für die Basic-Version. Die Pro-Version beginnt bei 99 Euro netto. Mehr hierzu in der Preisübersicht.

Funktionen für diese Seite: Druckversion, empfehlen, Feedback etc.