Anforderungen an "richtige" Rechnungen | Zweifelsfragen | So werden Sie "berechnend"

Kunden gefunden, Vertrag geschlossen, Leistung erbracht: Wer auf eigene Rechnung arbeitet, muss füher oder später auch die erste Rechnung schreiben. Über deren richtige Form und Inhalt machen sich viele Selbstständige zu Beginn ihrer Tätigkeit unnötig viele Sorgen: Wir sagen Ihnen, worauf Sie achten müssen und wann erhöhte Aufmerksamkeit geboten ist.

Eine Rechnung ist ein Geschäftsdokument, auf dem ein Lieferant oder Dienstleister seine "Lieferungen und Leistungen" mit einem Empfänger abrechnet. Eine bestimmte äußere Form hat der Gesetzgeber nicht vorgeschrieben. Sofern Sie nur mit privaten Endverbrauchern Geschäfte machen, müssen Sie grundsätzlich gar keine Rechnung ausstellen.

Bei Transaktionen zwischen Geschäftsleuten kommt es genau genommen darauf an, ob Aussteller oder Empfänger umsatzsteuerpflichtig sind oder nicht. Solange keine Umsatzsteuer im Spiel ist, der Beleg also "nur" dem Nachweis einer betrieblichen Einnahme oder Ausgabe dient (z. B. im Rahmen der Gewinnermittlung für die Einkommensteuer), dann genügt bereits die Angabe von

• Name und Anschrift der Beteiligten,

• Datum der Lieferung oder Leistung,

• Bezeichnung der Ware oder der Dienstleistung sowie

• des Rechnungsbetrags.

Viele nebenberuflich Selbstständige gelten als umsatzsteuerliche Kleinunternehmer: Als solche brauchen sie ihren Kunden keine Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen, dürfen umgekehrt dafür aber auch keine "Vorsteuer" abziehen. In dem Fall genügen die genannten Angaben vollauf. Das gilt sowohl für Eingangsrechnungen als auch für Ausgangsrechnungen.

Ganz wichtig: Normalerweise dürfen Unternehmer bei der Gewinnermittlung nur den Nettobetrag aus Lieferantenrechnungen als "Aufwand" von ihren Einnahmen abziehen. Wenn Sie jedoch weder Umsatzsteuer in Rechnung stellen noch Vorsteuer abziehen dürfen, dann stellt für Sie der volle Bruttobetrag betrieblichen Aufwand dar: Sie müssen den Umsatzsteueranteil also nicht etwa aus Ihrer privaten Tasche bezahlen!

Anforderungen an "richtige" Rechnungen

Um bei ihren Kunden einen besseren Eindruck zu machen, legen manche nebenberuflich Selbstständige ungeachtet ihres umsatzsteuerlichen Status Wert darauf, freiwillig alle Anforderungen an komplette kaufmännische Rechnungen zu erfüllen. Die Aufzählung der Rechnungs-Pflichtangaben findet sich im Paragraf 14 des Umsatzsteuergesetzes. Damit der Fiskus ein Geschäftsdokument als Rechnung anerkennt, sind folgende Bestandteile erforderlich:

1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmens,

2. Name und Anschrift des Leistungsempfängers,

3. Termin der Lieferung oder Leistung,

4. Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte bzw. Art und Umfang der Dienstleistung,

5. die ggf. nach Steuersätzen aufgeschlüsselten Netto-Beträge und

6. die jeweils darauf entfallenden Steuer-Beträge,

7. das Ausstellungsdatum (= Rechnungsdatum),

8. eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer sowie

9. die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers.

Eine finanzamtstaugliche Rechnung sieht demnach zum Beispiel so aus:

Bei nebenberuflich Selbstständigen ist die "Steuernummer" auf Ausgangsrechnungen übrigens in aller Regel identisch mit der persönliche Steuernummer. Freiberufler und Einzelunternehmer mit nur einem Gewerbe erhalten normalerweise keine spezielle betriebliche Steuernummer.

Zweifelsfragen

Beim Ausstellen von Ausgangsrechnungen und beim Kontrollieren von Eingangsrechnungen tauchen erfahrungsgemäß zahlreiche Einzelfragen auf. Hier die wichtigsten Antworten auf einen Blick:

• Muss auf einer Rechnung auch "Rechnung" draufstehen? Eine ausdrückliche Kennzeichnung als "Rechnung" ist nicht unbedingt erforderlich: Im Umsatzsteuergesetz heißt es: "Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird."

• Müssen Rechnungen unterschrieben werden? Ebenfalls entbehrlich ist die Unterschrift des Ausstellers auf der Rechnung. Warum das sogar nach hinten losgehen kann, haben wir vor einiger Zeit unter der Überschrift "Ausgangs-Rechnungen unterschreiben?" erläutert.

• Muss man beispielsweise auch bei Dienstleistungen ohne klaren Termin ein Lieferdatum angeben? Ja, die Angabe des Liefer- oder Leistungstermins ist unverzichtbar. Das gilt selbst dann, wenn er mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. Die Angabe des Monats als Leistungsdatum genügt dabei. Alternativ zur Terminnennung in der Rechnung ist der Verweis auf einen eindeutig bezeichneten Lieferschein möglich. Sofern der wiederum nur ein Lieferscheindatum trägt (und nicht ein separat ausgewiesenes Leistungsdatum), genügt auf der Rechnung der Hinweis, dass Lieferscheindatum und Leistungsdatum identisch sind.

• Sind Rechnungen per E-Mail zulässig? Die Papierform ist nicht zwingend. Mit Einverständnis des Empfängers darf eine Rechnung auch elektronisch verschickt werden (z. B. als PDF-Dokument im E-Mailanhang). Der Vorsteuerabzug aus solchen Rechnungen wird jedoch nur dann anerkannt, wenn die "Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts" durch eine qualifizierte digitale Signatur gewährleistet ist. Antworten auf die damit verbundenen Fragen finden Sie im Beitrag "Online-Rechnungen: Vorsteuerabzug nur mit elektronischer Signatur". Wie Sie als Rechnungsempfänger mit unkooperativen Ausstellern umgehen, erfahren Sie im Praxistipp "Fehlende Signatur: So kommen Sie zu finanzamtstauglichen Rechnungen".

• Muss man wirklich die eigene Steuernummer auf die Rechnung schreiben? Genügt auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer? Die Umsatzsteuer-Identnummer ersetzt die (persönliche) Steuernummer vollwertig. Eine "UStId." kann jeder umsatzsteuerpflichtige Selbstständige und Unternehmer beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen. Einzelheiten entnehmen Sie unserem Beitrag "Ausgangsrechnungen: Es geht doch ohne Steuernummer".

• Wie lange muss man Rechnungen aufheben? Es reicht nicht, dass eine Rechnung zum Zeitpunkt der Ausstellung vollständig ist. Als Buchungsbeleg muss sie darüber hinaus laut Paragraf 147 Abgabenordnungen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

So werden Sie "berechnend"

Falls Sie Ihre Rechnungen mit MS Word schreiben, haben wir ein Musterdokument (.doc-Datei, ca. 40 KB) für Sie vorbereitet. Das erspart Ihnen die manuelle Berechnung ...

• der Preise einzelner Rechnungspositionen,

• von Brutto- und Netto-Rechnungsbetrag sowie

• der Umsatzsteuer.

Im Beitrag "Word: Rechnungsvordruck mit Rechenautomatik" können Sie nachlesen, wie die Berechnung der Felder und die Aktualisierung der Feldinhalte funktioniert.

Funktionen für diese Seite: Druckversion, empfehlen, Feedback etc.