Dieser Text stammt von Brigitte Lüdecke
. Sie unterstützt als Freiberuflerin Projekt-Teams und kleine Unternehmen bei ihrem Informations-Management. Dabei entwickelt sie anhand von Beratungen, Analysen und Trainings für jeden Kunden eine individuelle Strategie und findet Tools, die zu seinem Arbeitsfluss passen. Weitere Texte und Hinweise zum Informations-Management finden sich unter www.brigitte-luedecke.de.
Informationen systematisch Ordnen mit IDEA!
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Von Brigitte Lüdecke
Das Programm | Datensätze | Verknüpfungen | Notizen | Nützliches Feature: Vormerkung | Kategorien | Fazit
(28.09.2004) Eine aufgeräumte, wohlgeordnete Arbeitsumgebung ist bei der Arbeit am Computer so wichtig wie die ordentliche Ablage für das Büro. Idea! ist eine auch als Freeware erhältliche Software für die systematische Verwaltung von Office-Dokumenten, Hyperlinks, E-Mails, Aufgaben, Terminen und Notizen unter einer einheitlichen Oberfläche. Brigitte Lüdecke zeigt, wie Sie damit das Dokumenten-Chaos auf der Festplatte zu Ihre persönlichen, systematischen Arbeitsumgebung vernetzen.
Das Programm
Wollen Sie Office-Dokumente, Hyperlinks, E-Mails, Aufgaben, Termine und Notizen mit einer Oberfläche verwalten? Mit IDEA bekommen Sie dafür ein gutes Werkzeug. Die Software verknüpft Dokumente und Aufgaben so, wie sie inhaltlich oder für Ihre Arbeit zusammengehören, sie speichert Sie in Kategorien und archiviert Ihre Notizen. Das Programm ist vor allem dann nützlich, wenn Sie bestimmte Dateien und Aktionen mehreren unterschiedlichen Themen Ihrer Arbeit zuordnen wollen oder wenn Dateien, die aus Ihrer Sicht zusammen gehören, aus betrieblichen Gründen an sehr unterschiedlichen Orten abgelegt werden.
Die Software kann beim Hersteller Sycon in vier verschiedenen Versionen heruntergeladen werden, als
"Free Private Edition" (kostenlos, mit eingeschränkter Funktionalität),
"Private Edition" (zum privater Gebrauch),
"Business Edition" (zum kommerziellen Gebrauch), und als
"Team Edition" (mit erweiterten Funktionen für die gemeinsame Verwaltung von Dokumenten).
Die Benutzeroberfläche steht in Deutsch und Englisch zu Verfügung. IDEA! läuft auf allen Windows-Versionen von Windows 95 bis Windows XP. Die "Professional Edition" kostet 119,95 Euro plus Umsatzsteuer. Die kostenlose "Free Private Edition" ist sehr gut geeignet, um die Funktionsweise kennen zu lernen. Immerhin verknüpft diese Version bereits sämtliche Office-Dokumente, unabhängig von deren Standort auf der Festplatte.
Zunächst einmal ordnen Sie mit IDEA! grundsätzlich "Datensätze" also Vorgänge, Themen, Aktionen und Termine, nach Kategorien. Ein Datensatz kann beliebig viele Verknüpfungen zu Ihren Dokumenten und ggf. auch Notizen bekommen.
Damit Sie das alles übersichtlich vor sich haben, ist der IDEA!-Bildschirm in vier Fenster unterteilt.(Bild vergrößern)
Datensätze
Unten rechts tragen Sie Vorgänge und Aktionen bzw. Datensätze ein. Die Funktionalität ist schnell erfasst: "+" erzeugt einen neuen Datensatz, mit "-" werden Datensätze gelöscht. Ein Datensatz beinhaltet
einen Titel,
das Erstellungsdatum,
den Ersteller, und
das Änderungsdatum.
Die Angaben können um Status, Termin und Notiz ergänzt werden. Nach diesen Angaben kann man später sortieren und filtern. Sonst kann man zwischen einzelnen Einträgen einfach scrollen.
Verknüpfungen
Ein Datensatz, der im unteren rechten Fenster markiert ist, bekommt oben rechts beliebig viele Verknüpfungen zu digitalen Informationen, seien es eigene Dateien, E-Mails oder Hyperlinks auf Dokumente und Dateien im Internet. Ein Klick auf "Anhängen" öffnet den Zugriff auf die Festplatte, dort müssen Sie das Dokument ansteuern und mit OK bestätigen. Wenn Sie mehrere Dateien gleichzeitig anhängen möchten, erhalten Sie über den Button ,Ordner öffnen' den Windows Explorer in einem Teilfenster, von dort können Dateien aus dem Verzeichnisbaum der Festplatte direkt in das IDEA!-Fenster gezogen werden.
Die Verknüpfungen beinhalten den Dateinamen und den Standort. Außerdem sind zusätzliche Notizen möglich. Bei E-Mails steht im Notiz-Feld der Betreff. Hyperlinks in das Internet werden am einfachsten über die Zwischenablage eingefügt. Dazu müssen Sie die URL im Browser kopieren und dann im IDEA-Fenster über das Kontextmenü (Rechtsklick) einfügen.
Alle Verknüpfungen lassen sich in IDEA! über Doppelklick mit der entsprechenden Anwendung öffnen.(Bild vergrößern)
Die Verknüpfung von E-Mails erfolgt durch Klick auf den Button "Mail Import". Daraufhin öffnet sich ein zusätzliches Fenster, in dem wahlweise der Posteingang, Postausgang oder der Ordner "Entwürfe" von Outlook oder Lotus Notes angezeigt werden. Unten stehen die einzelnen Betreffzeilen der Nachrichten, oben der Inhalt und die Attachments. Der Anweder kann wahlweise die Nachricht und/oder die Dateianhänge in IDEA! verknüpfen. Bei Dateianhängen wird gefragt, wo auf der Festplatte die Dateien gespeichert werden sollen.
Notizen
In dem Fenster oben links können Sie Notizen zu dem jeweiligen Datensatz festhalten. Bei Doppelklick in dieses Notizenfeld sind auch Textformate möglich.
Ein Beispielszenario
Unten rechts trägt ein Anwender einen neuen Datensatz ein - einen Messebesuch mit Datum und ggf. einer Notiz dazu. Oben rechts fügt er als Verknüpfung die Internetadresse der Messe-Website ein und das Ausstellerverzeichnis, das er sich bereits als PDF gespeichert hatte. Zusätzlich verknüpft er den Schriftverkehr (Dokumente), den er mit verschiedenen Ausstellern der Messe im Vorfeld geführt hat. Zu dem Vorgang will er sich zusätzliche Notizen machen: Dazu dient das Fenster oben links, ein einfaches Textfenster.
Nun wird er bei seiner Messevorbereitung unterbrochen, weil ein Kollege ihn wegen eines ganz anderen Vorgangs anspricht: Ein Klick unten rechts auf diesen Vorgang zeigt oben rechts sämtliche verknüpften Dokumente und oben links die Notizen, die zu ihm gehören. Dabei zeigt ein Ampelfeld, ob die verknüpfte Datei an dem ursprünglichen Ort noch verfügbar ist.
Nützliches Feature: Vormerkung
Mir hat sehr gut gefallen, dass sich bei Klick auf den Button "Vorgemerkt" ein zusätzliches Fenster öffnet, das eine (ggf. sehr langen) Liste der zuletzt geöffneten und noch nicht verknüpften Dokumente zeigt. Die Funktion ist nützlich, um sich selbst zu kontrollieren: Welche Dokumente und Arbeitsvorgänge hat man noch nicht in IDEA! integriert? Diese Liste kann sehr einfach editiert werden - man will ja vielleicht gar nicht alles einem IDEA-Vorgang zuordnen.
Umgekehrt hat man in der täglichen Arbeit vielleicht Dokumente, die man in nächster Zeit auf jeden Fall in IDEA! verknüpfen möchte. Auch wenn IDEA! gar nicht geöffnet ist, lassen sich im MS Internet Explorer beliebige Dateien mit dem Kontextmenü entsprechend markieren. Diese Dateien sind später im IDEA!-Fenster als "Vorgemerkt" hervorgehoben.
Kategorien
Es bleibt ein viertes Fenster auf dem Bildschirm: Unten links. Es ist im Grunde das Herz der Organisation, denn hier können Sie sich ein Verzeichnis von Kategorien anlegen. Normalerweise gehören viele Dateien, Notizen und Aktionen zu mehreren Themen der eigenen Arbeit. Ein Datensatz (mit allen Verknüpfungen und Notizen) kann deshalb auch beliebig vielen Kategorien zugeordnet werden. Das funktioniert über einfaches Drag&Drop.
Die Kategorien können sortiert werden, Unterkategorien sind ebenfalls möglich. Später kann ein Datensatz mit allen zugehörigen Verknüpfungen und Notizen mit einfachem Klick aus dem Kategorienbaum heraus aufgerufen werden. Umgekehrt kann man zu einem Datensatz über die Funktion "Datensatz im Baum suchen" feststellen, welchen Kategorien er bisher zugeordnet wurde.
Wenn unser Anwender sich auf den Weg zur Messe macht, stehen ihm über Datei => Drucken fünf verschiedene Berichte zur Verfügung. Je nach Vorauswahl werden einzelne oder mehrere Datensätze, Verknüpfungen und Notizen in übersichtlicher Gliederung und jeweils unterschiedlicher Detaillierung - zum Ausdruck zusammengestellt.
Tipp: Broadgun Museum
Eine Software-Alternative für das strukurierte Ablegen von Dokumenten haben wir im Artikel Broadgun Museum: Datei-Archiv mit Fundbüro
besprochen.
Fazit
IDEA! ermöglicht schnellen Zugriff auf alle Dateien, ganz unabhängig von deren Standort. Bei konsequenter Anwendung kann man die systematische Organisation mit dem Windows Explorer vollkommen vernachlässigen. Der Einsatz von IDEA! ist ganz besonders dann zweckmäßig,
wenn Sie häufig einzelne Dokumente haben, die zu mehreren unterschiedlichen Vorgängen oder Themen gehören oder
wenn Sie mit Dokumenten arbeiten, die wegen der Zusammenarbeit mit Kollegen an sehr unterschiedlichen Orten der betrieblichen EDV-Organisation abgelegt sind.
Über den IDEA!-Bildschirm stellen Sie sich die Dateien über Verknüpfungen so zusammen, dass beieinander steht, was zusammen gehört.
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Leser haben folgende Kommentare abgegeben:
Am 01.10.2004 14:50:17 schrieb rmerkens:
Sehr gut im täglichen gebrauch. Spart viel Zeit bei der suche nach Informationen. Ist eine Art Superbrauser in dem sich verschiedene Informationen aus unterschiedlichen Informationsquellen zu sinnvollem Wissen bündeln lassen. Einzige Bedingung ist der konsequente Einsatz, man nicht nur halb mit diesem Werkzeug arbeiten.
