Erfolgreiche Geschäftsbriefe schreiben: Moderne und wirkungsvolle Geschäftskorrespondenz

Geschäftsbriefe und Kundenbriefe sagen viel über ein Unternehmen, den Verfasser und das Geschäftsimage aus. Versteht nämlich der Empfänger Intention und Ziel des jeweiligen Schreibens nicht, ist das der (schnelle) Tod einer jeden Geschäftskorrespondenz. Obwohl das dem Firmenimage wenig zuträglich ist, gibt es immer noch unfassbar viele Unternehmen, die Kunden lediglich mit abgedroschenen und schwer verständlichen Standardfloskeln bedienen - und unter Umständen vergraulen. Denn der Geschäftsbrief "von gestern" hält viele Sargnägel bereit: unklare Aussagen, missverständliche Floskeln, umständliche Satzkonstruktionen, passive Formulierungen und doppelt gemoppelte Phrasen. Doch all das muss nicht sein!

Beachten Sie beim Schreiben Ihrer Geschäftskorrespondenz einige kleine und einfache Regeln, wirkt sich das ganz erheblich auf den Tenor Ihrer Geschäftsbriefe aus: Sie sind nicht nur modern im Stil, sondern vor allem effektiv in der Wirkung.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie mit wenig Aufwand in Ihrer Geschäftskorrepondenz

• ein positives Leseklima schaffen,

• kurz, präzise und zielgerecht formulieren,

• (unmiss-)verständlich schreiben,

• Phrasen & Co. vermeiden,

• den Kunden wirklich ansprechen,

• professionell und überzeugend verfassen,

• formal richtige Geschäftsbriefe (nach DIN 5008) erstellen.

Darüber hinaus verraten wir Ihnen für Ihre Geschäftsbriefe Textmuster zu schwierigen Anlässen (z.B. Mahnungen, Reklamationen).

Inhaltsverzeichnis "Erfolgreiche Geschäftsbriefe"

1. Ist-Zustand

2. Soll-Zustand des kundenorientierten Geschäftsbriefes

3. Erfordernisse moderner Geschäftsbriefe

• Der Weg zum kundenorientierten Brief

4. Guter Briefstil - verständliche Geschäftsbriefe schreiben

• Vermeiden Sie negative Aussagen, insbesondere am Briefanfang

• Verwenden Sie positiv klingende Formulierungen

• Die 180-Grad-Drehung

• Bieten Sie Alternativen an, falls sich Negatives nicht vermeiden lässt

• Zeigen Sie sich hilfsbereit und verständnisvoll

5. Kundenorientierte Sprache

• Kurze, verständliche Sätze

• Sie-Stil statt Wir-Stil oder Passivform

• Positiv und partnerschaftlich

• Verb statt Substantiv

• Einfach statt doppelt (Pleonasmen/Tautologien)

6. Analysen und Übungen

7. Die Briefvorbereitung - Grundregeln

8. Briefanlässe

• Der Werbebrief

• Das vom Kunden gewünschte Angebot

• Preiserhöhung

• Das Angebot ohne vorherige Anfrage

• Der Nachfassbrief

• Zusagen und Absagen

• Termin nicht einhalten können

• Das Begleitschreiben

• Die Auftragsbestätigung

• Der Informationsbrief

• Die Mahnung

• Die Reklamationsbearbeitung

9. Kritische Praxisbeispiele

10. Organisatorische Tipps

11. Optik - Der Brief als Visitenkarte

12. Auszug aus der DIN 5008

13. Lösungsangebote/Muster

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