• 1. Fahrt- und Übernachtungskosten
• 2. Verpflegungskosten, Reisekosten-Rechner

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Von Robert Chromow

Einkaufsfahrt | Dienstreisen mit Privatanteil | Kostenarten | Fahrkosten | Übernachtungskosten | Hotel-Mehrwertsteuersenkung

(19.03.2010) (aktualisiert) Weil die Abrechnung von Reisekosten als mühselig gilt, verschenken Selbstständige oft beträchtliche Steuerabzüge. Wir zeigen, welche Kosten und Vorsteuern Sie bei "Auswärtstätigkeiten" geltend machen können, erläutern die Folgen der Mehrwertsteuersenkung im Hotelgewerbe und empfehlen unseren kostenlosen Online-"Reisekostenrechner".

"Wenn einer eine Reise tut, dann soll er was notieren ..." ... und zwar seine Ausgaben. Schließlich wollen (und müssen) Sie Ihre betrieblich veranlassten Reisekosten ja nicht aus der eigenen Tasche bezahlen. Für bestimmte Kostenarten (z. B. Verpflegung) gibt es zwar Pauschalen - bei den meisten Aufwendungen kommen Sie jedoch nicht darum herum, jeden einzelnen Beleg zu sammeln.

Die früher übliche Unterscheidung zwischen "Geschäftsreise" und "Geschäftsgang" gibt es nicht mehr, eine Mindestdauer oder -entfernung ist also nicht vorgegeben: Jede vorübergehende betrieblich veranlasste Entfernung von der "regelmäßigen Betriebsstätte" stellt eine, wie es neuerdings heißt, Auswärtstätigkeit dar - Hin- und Rückfahrt inbegriffen. Sofern Sie ein "Home Office" betreiben, ist das Ihre Betriebsstätte.

Um eine Auswärtstätigkeit handelt es sich zum Beispiel, wenn Sie ...

• ... sich mit Geschäftspartnern treffen (Kunden- und Lieferantenbesuche, Planungstreffen mit Kooperationspartnern),

• ... Waren ausliefern und abholen oder

• ... an Messen, Ausstellungen, Konferenzen oder Weiterbildungen teilnehmen.

Einkaufs-'Reisen'

Auch die Fahrt vom Büro zum Schreibwarenladen zwecks Einkauf von Kopierpapier ist eine Auswärtstätigkeit. Sofern Sie nicht ohnehin Ihren Geschäftswagen nutzen, dürfen Sie in diesem Fall Fahrtkosten als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen - Nebenkosten (z. B. Parkgebühren) inbegriffen.

Wichtig: Ist eine Geschäftsreise sowohl geschäftlich als auch privat veranlasst, müssen Sie die Kosten in einen geschäftlichen und einen persönlichen Anteil aufsplitten. Damit bei späteren Betriebsprüfungen keine Missverständnisse aufkommen, sollten Sie der Abrechnung gleich Unterlagen über den betrieblichen Anlass Ihrer Reisen beifügen (z. B. Messe-Prospekte, Korrespondenz, Protokolle).

Kostenaufteilung bei Dienst- und Vergnügungsreisen

Bei der Aufteilung von Reisekosten in einen betrieblich veranlassten und einen privaten Teil gibt es regelmäßig Ärger mit dem Fiskus. Insbesondere die Fahrt- und Flugkosten von Kombireisen wurden oft aberkannt. Der Bundesgerichtshofs hat das generelle Aufteilungs- und Abzugsverbot für gemischte privat-geschäftlich Reisekosten jedoch kürzlich aufgehoben (Aktenzeichen: GrS 1/06).

Voraussetzung für die Zulässigkeit der Kostenaufteilung ist künftig nur noch, dass "die beruflich veranlassten Zeitanteile feststehen und nicht von untergeordneter Bedeutung sind". Als Aufteilungsmaßstab gelten grundsätzlich die Zeitanteile der geschäftlichen (beruflichen) bzw. privaten Reiseanlässe. Überwiegt die Dauer des privaten Reiseanlasses, spricht das nicht gegen eine anteilige Anerkennung des geringeren geschäftlichen bzw. beruflichen Anteils! Aufzuteilen sind dabei sowohl die Betriebsausgaben/Werbungskosten als auch die Umsatzsteueranteile. Ausführliche Informationen finden Sie im Beitrag "Ende des Aufteilungsverbots bei gemischten Reisekosten".

Die wichtigsten Kostenarten einer Reise im Überblick

Am besten legen Sie für jede Reise ein Abrechnungsblatt an, aus dem die folgenden Angaben ersichtlich sind:

• Beginn und Ende der Reise (jeweils mit Datum und Uhrzeit),

• Reiseziel,

• Anlass und Zweck der Reise (ggf. Name des Geschäftspartners),

• Fahrtkosten,

• Übernachtungskosten,

• Verpflegungsmehraufwand,

• sonstiges (Parkgebühren, Telefonkosten, Eintrittskarten, Gepäckbeförderung, Trinkgelder etc.).

Die - oft kleinformatigen - Belege kleben Sie einfach auf die Rückseite des Abrechnungsbogens oder legen sie als separate Blätter an.

Bitte beachten Sie: Auf allen Rechnungen und Quittungen sollte als Leistungsempfänger nach Möglichkeit Ihr Unternehmen und nicht (nur) Sie persönlich angegeben sein.

Fahrtkosten

Sofern Sie mit Ihrem Geschäftswagen unterwegs sind, sammeln Sie wie üblich sämtliche Belege über Betriebskosten (wie Benzin oder Öl). Diese Unterlagen gehen in die laufende Finanzbuchhaltung ein und müssen nicht separat in der Reisekosten-Abrechnung auftauchen. Anders verhält es sich bei einem betrieblich genutzten Privat-Pkw: Hier setzen Sie 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer an.

Bei Reisen per Flugzeug, Bahn, Bus und/oder Taxi geben Sie den Ticket- bzw. Fahrpreis an - einschließlich eventueller Zuschläge oder Reservierungen. Bei Mietwagen dokumentieren und belegen Sie neben Miet- und Versicherungsgebühren sämtliche Betriebskosten, v. a. Tankquittungen.

Sofern Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind, sollten Sie bei der Aufstellung unterscheiden zwischen Fahrten im öffentlichen Personen-Nahverkehr bis 50 Kilometer (= 7 Prozent Mehrwertsteuer) und Beförderungen über mehr als 50 Kilometer (= 19 Prozent Mehrwertsteuer). Die praktische Möglichkeit, den Vorsteueranteil von Reisekosten pauschal zu ermitteln, gibt es leider nicht mehr.

Übernachtungskosten

Ihre Hotel-, Pensions- oder ähnliche Beherbergungskosten dürfen Sie nur dann in voller Höhe geltend machen, wenn sie ausschließlich auf die Übernachtung bezogen sind. Ist auf der Übernachtungs-Rechnung ein Frühstück ausgewiesen, müssen Sie den Gesamtbetrag um den tatsächlichen Bewirtungsanteil oder eine Pauschale von 4,80 Euro kürzen (= 20 Prozent der Verpflegungsmehraufwendungen von 24 Euro bei 24-stündiger Abwesenheit).

Mehrwertsteuer-Senkung und die Folgen

Für reine Beherbergungsleistungen gilt seit Januar 2010 der ermäßigte Umsatzsteuersatz von sieben Prozent. Sofern Sie geschäftlich unterwegs und zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, ist die Änderung für Sie grundsätzlich kostenneutral. Als Kleinunternehmer sollten Sie jedoch darauf achten, dass der Steuervorteil auch an Sie weitergereicht wird.

Den Gefallen einer Preissenkung haben jedoch die wenigsten Hoteliers ihren Kunden getan - im Gegenteil: Für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen brachte das großzügige Steuergeschenk anfangs sogar Kostennachteile. Denn anders als die steuerlich begünstigten Beherbergungsleistungen unterliegen die übrigen Leistungen von Hotels und Pensionen weiterhin dem vollen Umsatzsteuersatz. Auf finanzamtskonformen Rechnungen musste daher insbesondere der Frühstücksanteil separat in Euro und Cent ausgewiesen werden. Ist der genaue Wert eines Frühstücks jedoch bekannt, muss die Gesamtrechnung auch um genau diesen Betrag gemindert werden. Liegt der Frühstücksanteil höher als die 4,80-Euro-Pauschale, führt die geringere Mehrwertsteuerbelastung unterm Strich also zu einem höheren privaten Reisekostenanteil!

Mit Schreiben vom 5. März 2010 (PDF, 70 KB) hat das Bundesfinanzministerium nun zu solchen und ähnlichen Zweifelsfällen Stellung genommen. Für das Frühstücksproblem wurde dabei eine eigenwillige Hilfskonstruktion gefunden: Laut Randziffer 15 des BMF-Schreibens ist es künftig zulässig, wenn Hotels und Pensionen die dem vollen Umsatzsteuersatz unterliegenden Leistungen zu sogenannten Servicepauschalen oder Business-Packages zusammenfassen.

Darin dürfen dann zum Beispiel die folgenden Kostenarten enthalten sein:

• Frühstückskosten,

• Telefon- und Internetgebühren,

• Reinigungskosten,

• Parkgebühren oder

• Gepäcktransport und Personentransfer vom / zum Bahnhof oder Flughafen.

Hoteliers können diese Kostenanteile der Einfachheit halber auch in Höhe von 20 % des Pauschalpreises ansetzen. Ausdrücklich nicht als geschäftliche Reisekosten anerkannt werden nach dem Willen der Finanzbehörden übrigens Nebenleistungen wie "etwa Pay-TV, private Telefonate, Massagen".

Der Trick bei der amtlichen Notlösung: Enthält eine Hotelrechnung Kosten für ein solches Servicepaket, dürfen Sie wieder die - meist günstigere - 4,80-Euro-Pauschale als privaten Nutzungsanteil anzusetzen. Der Rest wird zusammen mit den eigentlichen Beherbergungskosten als Betriebsausgabe und Vorsteuer anerkannt. Sollte auf Ihrer nächsten Hotelrechnung also noch eine Position "Frühstück" auftauchen, die teurer ist als 4,80 Euro, verlangen Sie am besten eine geänderte Rechnung mit einer unverfänglichen Sammelposten-Bezeichnung (wie "Servicepauschale" oder "Business-Package"). Mit anderen Worten: Alter Wein in neue Schläuche - und schon ist der Fiskus zufrieden.

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