• 1. Pflichten festlegen
• 2. Was steht drin?
• 3. Wer liefert was?

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Von Lorenz Hölscher

Angebot schreiben | Beiderseitige Pflichten festlegen

(25.03.2009) Software-Dienstleister wie Programmierer und Webdesigner sollten einem Auftragsangebot eine detaillierte Beschreibung ("Pflichtenheft") folgen lassen. In diesem Pflichtenheft wird schriftlich festgehalten, was die jeweilige Leistung beinhaltet und wer für was wann konkret zuständig ist. Der große Vorteil einer solchen Detailbeschreibung: Sie vermeiden zähe Streitigkeiten mit dem Auftraggeber.

Am schönsten wäre es, wenn Sie vom Kunden einen Auftrag erhielten, direkt losprogrammierten und am Ende dem glücklichen Auftraggeber pünktlich ein fehlerfreies Stück Software übergäben. Viele mussten aus diesem schönen Traum schon frustriert aufwachen, um festzustellen, dass sie sich seit Wochen mit dem Kunden immer wieder um banale Kleinigkeiten streiten.

Dabei stellt sich oft heraus, dass der Kunde offenbar nicht wusste, worauf er sich eingelassen hat oder nicht detailliert informiert wurde, was die jeweilige Leistung beinhaltet oder eben nicht. Sie können von Glück reden, wenn Sie es denn im Angebot genau beschrieben haben.

Vor dem Pflichtenheft steht das Angebot

Wenn Sie bsp. für eine einfache Datenbank schon zehn Seiten detailliertes Angebot abgeben, haben Sie nicht nur unverhältnismäßigen Arbeitsaufwand, sondern meistens auch den potentiellen Leser schon abgeschreckt. Ihr Kunde möchte zu diesem Zeitpunkt eine Version, bei dem die versprochene Leistung im Überblick, aber nicht akribisch notiert wird. Vor allem beschäftigen sich mit dem Text wahrscheinlich auch die finanziell Verantwortlichen, die von technischen Details ohnehin nichts verstehen und wissen wollen.

Letzten Endes möchte auch ein Kunde im Grunde nichts von Details oder gar Problemen wissen, sondern ein Sorglos-Paket, mit dem er sich nicht beschäftigen muss. So weit sind Sie sich mit ihm einig.

Ihr Interesse besteht im Angebot aber darin, auf jetzt schon absehbare Schwierigkeiten oder notwendige Entscheidung rechtzeitig hinzuweisen, ohne das Gefühl zu vermitteln, dass es unlösbar wäre.

Je nach Größe des Auftrags (und dem damit verbundenen finanziellen Risiko eines Scheiterns) sollte also auf die allgemeine Beschreibung im Angebot eine detaillierte Beschreibung folgen. Sie können das als Leistungskatalog oder Lastenheft oder Pflichtenheft bezeichnen, es hat jedenfalls eine andere Zielsetzung als das Angebot.

Beiderseitige Pflichten festlegen

Natürlich kostet es Zeit (und damit Geld), ein solches Pflichtenheft zu erstellen. Während der Aufwand eines Angebots zu Ihren allgemeinen Akquise-Aufwänden gehört und damit dem Kunden selbstverständlich nicht explizit in Rechnung gestellt wird, ist das für ein Pflichtenheft anders.

Vermutlich wird Ihr Kunde jetzt diese zusätzlichen Kosten vermieden wollen, Sie mögen die Extra-Arbeit auch nicht und beide wollen möglichst schnell anfangen. Das ist etwa so schlau wie der Spediteur, der erst mal ungefähr in die richtige Himmelsrichtung fährt und sich später bei Passanten durchfragt, wo das Ziel genau ist, weil er keine Lust hatte, vorher einen Stadtplan zu besorgen.

Um sich diese Diskussion zu ersparen, legen Sie am besten direkt als Auftragsbestandteil ein Pflichtenheft fest und kalkulieren diesen Aufwand mit ein (natürlich nur für größere Projekte ab 5 oder 10 Tagen Dauer).

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