Rechnung ohne Grenzen: Was Dienstleister bei Rechnungen in EU-Länder beachten müssen
Von Robert Chromow
Hinweise | Besonderheiten bei Auslandsrechnungen
(16.02.2010) (aktualisiert) Dienstleister, die Rechnungen an Geschäftskunden in anderen EU-Ländern schicken, sollten sich warm anziehen: Die Umsetzung einer EU-Richtlinie macht die Sache jetzt noch komplizierte und aufwendiger. Mit einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und einer internationalen IBAN-Kontonummer ist es längst nicht mehr getan: Wir erläutern, welche Prüf- und Meldepflichten auf Sie zukommen und was Sie sonst noch alles beachten müssen.
Seit der Euro zum gemeinsamen Zahlungsmittel geworden und der europäische Binnenmarkt Realität geworden ist, müssen auch immer mehr Freelancer oder Kleinbetriebe Rechnungen ins Ausland schicken. Grundsätzlich ist dabei zunächst zu unterscheiden, ob es sich um Warenlieferungen oder grenzüberschreitende Dienstleistungen handelt.
Ein paar Hinweise vorweg
Bitte beachten Sie: Durch die folgenden Informationen werden Sie leider noch nicht zum Export-Experten. Unser Überblick dient vielmehr der Orientierung, welche Aspekte bei Dienstleistungen für Kunden im EU-Ausland zu beachten sind - und welche Fragen Sie im Einzelfall dem Berater Ihrer Kammer, Ihrem Steuerberater oder dem Sachbearbeiter Ihres Finanzamts stellen müssen.
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Zu den Rechnungsformalitäten kommen bei Warenexporten sowie ins Ausland erbrachten Dienstleistungen auch Fragen der Umsatzsteuer-Pflicht sowie der Zusammenfassenden Meldungen. Informationen speziell zu diesen Punkten finden Sie
in diesen Beiträgen:
Insbesondere bei Zweifelsfragen zur Umsatzsteuer sollten Sie sich lieber nicht auf Ihre eigene Intuition verlassen: Das könnte ansonsten bei der nächsten Umsatzsteuernachschau
oder Betriebsprüfung zu bösen Überraschungen führen! Fehler kommen zwar in den besten Familien und ordentlichsten Betrieben vor - der Fiskus sorgt aber dafür, dass sie grundsätzlich zulasten der Steuerschuldner gehen.
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Informationen für Exporteure finden Sie in Form ausführlicher Informationen über die Zoll- und Ausfuhrbestimmungen in Annette Leiendeckers Infopaket "Dokumente im internationalen Handel".
Weitere umfassende Informationen für Exporteure bieten darüber hinaus das Außenwirtschaftsportal des Bundeswirtschaftsministeriums
(iXPOS) sowie die weltweit vor Ort vertretenen Deutschen Außenhandelskammern (AHK).
Welche allgemeinen Formvorschriften für Rechnungen gelten bzw. wie Inlands-Rechnungen aussehen müssen, steht in unserem "Klassiker" "Pflichtangaben auf Rechnungen: Welche Rechnungsangaben gehören auf eine korrekte, vollständige Rechnung?"
Übersicht: Unterschiede zu Inlandsrechnungen
Zusätzlich zu den üblichen Rechnungsanforderungen müssen Dienstleister für Geschäftskunden im EU-Ausland vor allem folgende Besonderheiten beachten:
Um umsatzsteuerfreie Rechnungen stellen zu können, benötigen Sie eine eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UStIdNr.).
Sie müssen die UStIdNr. Ihrer Kunden und die dazugehörigen Namens- und Adressangaben sorgfältig überprüfen.
Wenn Sie umsatzsteuerfreie Rechnungen stellen, sind Sie verpflichtet, die dazugehörige Rechtsgrundlage anzugeben und ausdrücklich auf eventuelle Steuerpflichten des Empfängers hinzuweisen. Formal genügt es, wenn Sie diese Information in deutscher Sprache liefern. Nach Möglichkeit sollten Sie jedoch die englischen oder landessprachlichen Formulierungen verwenden.
Achtung: Umsatzsteuer-Befreiung genau prüfen (lassen)!
Die meisten grenzüberschreitenden Dienstleistungen sind bei B2B-Geschäften innerhalb der EU umsatzsteuerfrei. In der Regel muss jedoch der Empfänger die Umsatzsteuer bei seinem Finanzamt anmelden - darf sie allerdings im Gegenzug gleich wieder als Vorsteuer abziehen. Unterm Strich handelt es sich also in aller Regel um ein Nullsummenspiel.
Was es mit der Steuerschuld-Umkehr im Einzelnen auf sich hat und welche Änderungen das "VAT Package" zum 1. Januar 2010 gebracht hat, erläutert Steuerberater Martin Winkler in seinem lesenswerten Grundlagenkurs
"Umsatzsteuer auf im Ausland erbrachte Dienstleistungen". Dort finden Sie auch eine Übersichtstabelle zur Leistungsbestimmung, mit deren Hilfe Sie feststellen können, ob Ihre Dienstleistungen womöglich unter eine der vielen Ausnahmeregelungen fallen.
Damit internationale Kunden Ihre Rechnungen problemlos bewältigen können, benötigen Sie einen "International Bank Account".
Ihre Auslandsumsätze teilen Sie Ihrem Finanzamt getrennt von Ihren Inlandsumsätzen bei der Umsatzsteuervoranmeldung mit.
Außerdem sind regelmäßige "Zusammenfassende Meldungen" (ZM) an das Bundeszentralamt für Steuern vorgeschrieben, in denen Sie die Höhe Ihrer EU-Auslandsumsätze sowie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern der dazugehörigen Kunden offenlegen.
Bitte beachten Sie: Die ZM hat nichts zu tun mit den Intrastat-Meldungen beim Statistischen Bundesamt. Der Meldepflicht zur "Intrahandelsstatistik" unterliegen nur Im- und Exporteure im innergemeinschaftlichen Warenverkehr, deren Warenwerte pro Jahr 400.000 Euro überschreiten.
Auf den nächsten Seiten erläutern wir kurz, wie Sie die genannten Auflagen erfüllen.
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