• 1. Riskante Rechnungsmängel
• 2. Checkliste und Musterbrief

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Von Robert Chromow

(07.05.2008)

(aktualisiert) Die Zahl der Vorschriften über Form und Inhalt von Rechnungen wächst ständig. Entsprechend viele fehlerhafte Rechnungen sind im Umlauf. Sowohl Aussteller als auch Empfänger von Rechnungen sind verunsichert. Besonders ärgerlich: Wenn Rechnungen mit fehlenden Pflichtangaben erst nach Jahren bei einer Betriebsprüfung bemerkt werden, ist es für eine Korrektur oft zu spät: Hohe Steuernachzahlungen drohen. Unsere Checkliste hilft Ihnen, die Vollständigkeit von Rechnungsangaben schnell zu überprüfen. Außerdem stellen wir einen Musterbrief zum Download bereit, mit dessen Hilfe Sie notfalls korrigierte Rechnungen anfordern.

Risiko: Eingangsrechnungen mit fehlenden oder fehlerhaften Rechnungsangaben

Im Zuge ihrer Gründungsvorbereitungen nehmen es die meisten Unternehmer und Freiberufler mit den steuerlichen und handelsrechtlichen Vorschriften für Rechnungsdokumente noch vergleichsweise genau: Sie wenden sich an ihren Steuerberater, verlassen sich auf kommerzielle Auftrags-Software oder informieren sich bei Kammern, Berufsverbänden oder in der Literatur über die formalen und inhaltlichen Anforderungen ihrer Geschäftsdokumente, um alle vorgeschriebenen Rechnungsangaben zu kennen und bei eigenen Rechnungen auch zu verwenden.

Sind die eigenen Rechnungsvordrucke oder Dokumentvorlagen jedoch erst einmal erstellt, geraten die Pflichtangaben jedoch schnell in Vergessenheit. Das kann gefährliche und kostspielige Folgen haben: Denn die Bestimmungen gelten ja nicht nur für Ihre eigenen Ausgangsrechnungen, sondern auch und gerade für die Rechnungen, die Sie von Ihren Lieferanten und Dienstleistern bekommen.

Die wichtigsten Vorschriften über die "Ausstellung von Rechnungen" finden sich in Paragraf 14 Umsatzsteuergesetz. Pingelig ist das Finanzamt in Rechnungsangelegenheiten demnach vor allem dann, wenn Unternehmer bezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen. Nur dann gelten diese steuerlichen Vorschriften in vollem Umfang. (Wenn Sie ausschließlich Geschäfte mit Privatpersonen machen, müssen Sie sich über die äußere Form Ihrer eigenen Rechnungen aus Steuersicht also keine grauen Haare wachsen lassen.)

Im Einkommensteuergesetz gibt es keine speziellen Rechnungsvorschriften. Das Finanzamt greift bei der Belegprüfung im Rahmen der Gewinnermittlung (= Einnahmen-Überschuss-Rechnung) hilfsweise auf die Rechnungsvorschriften aus dem Umsatzsteuergesetz zurück. Soweit die Plausibilität der Ausgabe ansonsten erkennbar ist, drückt der Prüfer bei fehlenden oder fehlerhaften Rechnungsangaben eher schon einmal ein Auge zu. Bei der Umsatzsteuer ist das jedoch anders.

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