Von Robert Chromow

Organisatorische und technische Lösungen | ReNo: Einfacher Nummerngenerator für MS-Office | Einstellungen | Fazit

(28.10.2008) (aktualisiert) Auf jede Rechnung muss eine einmalige, fortlaufende Nummer aufgedruckt sein. Wer nicht eigens ein Fakturierungsprogramm einführen will, ist mit dem kostenlosen Office-Add-In "ReNo" gut bedient.

Zu einer finanzamtstauglichen, korrekten Rechnung gehört gemäß Paragraph 14 Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG)eine eimalige, fortlaufende Nummer "mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)."

Organisatorische und technische Lösungen

Für viele Unternehmer und Selbstständige sind Rechnungsnummern längst eine Selbstverständlichkeit. Wer jedoch bislang darauf verzichtet hat, sollte sich möglichst bald über eine technische oder organisatorische Lösung Gedanken machen:

• Wenn Sie sehr viele Rechungen schreiben, empfiehlt sich die Beschaffung eines Fakturierungs-Programms. Schließlich wird mit dessen Hilfe dann auch die Überwachung offener Posten einschließlich Mahnwesen viel leichter. Solche Rechnungs-Module finden sich im Lieferumfang oder als separate Zusätze der meisten kommerziellen Buchhaltungsprogramme.

• Bei einer geringen Anzahl von Ausgangsrechungen genügt die manuelle Vergabe: Die kann zum Beispiel auf Grundlage einer Überwachungsliste mit den nächsten 50 bis 100 Nummern sein, auf der jeweils die zuletzt vergebene durchgestrichen wird.

• Wenn Sie Ihre Rechnungen per Textverarbeitung oder Tabellenkalkulationsprogramm erstellen, ist zur Vermeidung von Doppelvergaben alternativ die Aufnahme der Rechnungsnummer in den Dateinamen des Dokuments denkbar. Sofern Sie die Nummer als führenden Bestandteil des Dateinamens speichern, können Sie Ihre Rechnungen im Handumdrehen nach diesem Kriterium sortieren.

ReNo: Einfacher Nummerngenerator für MS-Office

Besonders einfach, schnell und mit weniger Fehlerquellen können Sie die Nummernvergabe mit dem Word- und Excel-Add-In "ReNo" realisieren. Das Windows-Tool (Microsoft Windows 2000, XP und Vista) steht kostenlos zum Download bereit. Es arbeitet mit den Word- und Excel-Versionen 2000, 2002(XP), 2003 und 2007 zusammen.

Nach der Installation finden Sie eine kleine zusätzliche Symbolleiste in den beiden Office-Anwendungen. Die Handhabung ist denkbar einfach:

• Ein Mausklick auf das Doppelkreuz-Symbol fügt an der aktuellen Cursor-Position die jeweils nächste Rechnungsnummer ein.

• Über das Symbol Zahnrad nehmen Sie Einfluss auf das alphanumerische Format und die Start-Nummer: Auf diese Weise knüpfen Sie bei Bedarf nahtlos an Ihre bisher manuell vergebenen Rechnungsnummern an und müssen nicht neu "bei Null" anfangen.

Einstellungen

Vor der "eigentlichen" Rechnungsnummer setzen Sie bei Bedarf zu Kennzeichnungs- und Ordnungszwecken eine Buchstaben-/Ziffernkombination ("Präfix"). Sie setzt sich aus vier Bestandteilen zusammen:

• "Text vor" bezieht sich auf die optionale Jahres- und Monats-Automatik, die

• unter "Datum" in der zweiten Zeile aktiviert werden kann.

• Das "Trennzeichen" hat nur Auswirkungen, wenn unter "Präfix" neben Jahres- auch Monats-Angaben verlangt werden.

• "Text danach" wiederum schließt das gesamte Präfix (vor dem eigentlichen Zähler) ab. Wenn Sie die "Vorsilbe" von der Ziffernfolge abtrennen wollen, dann geben Sie hier am besten ein Leerzeichen oder andere Trenn-Markierungen ein.

Sämtliche Präfix-Elemente können aber auch weggelassen werden.

Die Rechnungsnummer selbst ("nächster Zähler") kann maximal achtstellig sein. Über die Anzahl der "Stellen" legen sie darüber hinaus fest, wie viele führende Nullen ausgegeben werden sollen. Beim Einsatz in Excel müssen Sie allerdings darauf achten, dass führende Nullen unter Umständen automatisch unterdrückt werden.

Das Add-In lässt sich sogar anwendungsübergreifend einsetzen: Das eindeutige Hochzählen funktioniert auch bei abwechselndem Gebrauch in Word und Excel. Das mag bei bestimmungsgemäßer Verwendung des Programms (als Rechnungsnummern-Generator) zwar nur selten Sinn ergeben. Bei anderer Nutzung könnte die kontextunabhängige Vergabe einer eindeutigen Nummer aber hilfreich sein.

Fazit

Mit ReNo erstellen Sie problemlos fortlaufende Text- und Nummernkombinationen. Die Einsatzzwecke der meisten Kleinunternehmer und Freiberufler dürften sich mit dem Tool abdecken lassen.

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