Von Robert Chromow

(10.02.2009) (Erstveröffentlichung 02/2004) Echtheit und Unversehrtheit von elektronisch übermittelten Rechnungen müssen mit der "qualifizierten, elektronischen Signatur" des Ausstellers beweisbar sein. Wenn diese Signatur fehlt, ist bei Geschäftskunden der Vorsteuerabzug gefährdet. Wer seine Unterlagen und Abrechnungen wasserdicht machen will, sollte Vorsorge treffen.

Bekommen oder versenden Sie Rechnungen in elektronischer Form, zum Beispiel als Dateianhänge in E-Mails? Geschäftsleute dürfen die darin enthaltene Vorsteuer nur dann geltend machen, wenn die Rechnung mit einer "qualifizierten elektronischen Signatur" versehen ist.

Ganz gleich, ob Einkäufe in Onlineshops, Nutzung von Telefon- und Internet-Diensten oder Erwerb von Softwarelizenzen: Die Zahl elektronisch übermittelter Rechnungen ist in den letzten Jahren rapide gestiegen. Aus Sicht der Aussteller ist das nur zu verständlich: Denn im Vergleich zum klassischen Papier-Ausdruck samt "Eintüten", Frankieren und Post-Versand ist die Zustellung per E-Mail erheblich leichter zu automatisieren, damit schneller und vor allem billiger. Vor allem Anbieter im Massen-Kundengeschäft haben in der Vergangenheit daher große Anstrengungen unternommen, für Akzeptanz ihrer Online-Rechnungen zu sorgen.

Gelegentlich finden Sie die Rechnung im Mail-Fließtext, üblicher ist jedoch das Rechnungsdokument im Dateianhang. Als Quasi-Standard hat sich dabei das PDF-Format durchgesetzt. Mittlerweile sind manche Versender dazu übergegangen, die PDF-Dokumente mit einem Schreibschutz zu versehen. Ganz gleich, ob mit oder ohne Schreibschutz: Die Inhalte elektronisch übermittelter Rechnungsdokumente sind mit minimalem Aufwand manipulierbar.

Zwar ergibt es normalerweise wenig Sinn, den Rechnungsbetrag zu ändern: Schließlich lässt der sich normalerweise auf dem Bankkonto nachvollziehen. Durch eine Anpassung der ausgewiesenen Lieferungen oder Leistungen könnten Steuerpflichtige aber zum Beispiel im Handumdrehen aus einem privaten Einkauf einen geschäftlichen Beschaffungsvorgang machen.

Die Rechtslage

Um dem vorzubeugen, hat der Gesetzgeber eine außerordentlich hohe, aber nach wie vor weithin unbeachtete Hürde für die steuerliche Anerkennung "elektronisch übermittelter Rechnungen" errichtet. Zum Nachweis von Echtheit und Unversehrtheit des Rechnungsinhalts verlangt Paragraf 14 Abs. 3 Umsatzsteuergesetz:

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