Von Robert Chromow

Rechnen mit Word | Individuelle Anpassungen | Zellbezüge herstellen | Fazit

(07.05.2008) (aktualisiert) Sage niemand, mit Word könne man nicht rechnen: Einfache Kalkulationen sind mithilfe der Microsoft-Textverarbeitung durchaus möglich. Wir zeigen, wie eine finanzamtssichere Ausgangsrechnung aussieht und liefern den dazu gehörigen halb automatischen Word-Vordruck gleich mit.

Gemäß Paragraf 14 Umsatzsteuergesetz gehört auf jede Rechnung

1. der vollständige Name und die vollständige Anschrift des Ausstellers und des Empfängers,

2. die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers,

3. das Ausstellungsdatum,

4. eine Rechnungsnummer (genauer: eine "fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird")

5. Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der erbrachten Leistung,

6. der Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung

7. der anzuwendende Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag sowie

8. im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis auf den Grund der Steuerbefreiung.

Rechnen mit Word

Wir stellen Ihnen die in obigem Screenshot dargestellte Muster-Rechnung zum Download bereit. Auf wiederholten Wunsch unserer Mitglieder haben wir diese Word-Vorlage mit einer Rechen-Automatik versehen: Die Kalkulationskünste sind in der Textverarbeitung begrenzt, aber: Einfache Berechnungen lassen sich problemlos durchführen - vorausgesetzt, man durchschaut die im Vergleich zu Tabellenkalkulationsprogrammen beschränkte Verweistechnik bei Zellbezügen. Der Reihe nach:

In unserem Muster-Dokument werden die folgenden vier Zell-Inhalte berechnet:

• "Gesamtpreis" (=Anzahl in der Spalte "Einheit" multipliziert mit dem "Einzelpreis"). Vorteil von Word: Rechenvorgänge klappen selbst dann, wenn in einer Zelle neben Zahlen noch Text auftaucht! Enthält eine Zelle mehrere Zahlen, addiert das Programm sie automatisch vor der Weiterverarbeitung.

• "Rechnungsbetrag (netto)" (= Summe der Gesamtpreise einzelner Positionen)

• "19 Prozent MWSt." (= Netto-Betrag x 0,19)

• "Rechnungsbetrag (brutto)" (=Netto-Betrag + Mehrwertsteuer)

Individuelle Anpassungen

Falls Sie sich für den Formel-Inhalt der berechneten Zellen interessieren oder ihn an Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen (zum Beispiel einen anderen Mehrwertsteuersatz vorgeben) wollen, können Sie die Anzeige der Feldfunktionen über den Kontextmenü-Befehl "Feldfunktionen ein/aus" (rechter Mausklick auf die gewünschte Zelle) aktivieren und den Formelinhalt bearbeiten.

Editierbar ist die Formel auch direkt über den Befehl "Feld bearbeiten" und die anschließende Schaltfläche "Formeln":

Über diesen Tabellenformel-"Editor" stellen Sie bei Bedarf auch eigene Berechnungen in leeren Zellen an: Zu diesem Zweck stellen Sie den Cursor in die gewünschte Ergebnis-Zelle und rufen den Editor über den Menüpunkt "Tabelle" - "Formel" auf. Und so sehen die Inhalte der berechneten Felder in unserer Word-Musterrechnung aus:

Zellbezüge herstellen

Wichtigster Unterschied zu einer "richtigen" Tabellenkalkulation (wie Excel): In Word lassen sich nur absolute Zellbezüge herstellen. Die Folge: Einfaches Kopieren einer Formel auf darunter oder daneben liegende Zellen mit automatisch angepassten Zellbezügen ist nicht möglich. Die absoluten Verweise müssen einzeln manuell angepasst werden.

Die Zellbezüge der Formeln stellen Sie durch die Buchstaben und Ziffern der (imaginären) Spalten- und Zellköpfe her. Damit der Mehrwertsteuer-Betrag und der Brutto-Gesamtbetrag auch dann ausgerechnet werden können, wenn einzelne Zeilen gelöscht oder zusätzliche hinzugefügt werden, sind die Nettobetrags- und die Umsatzsteuer-Zelle mit einer Textmarke versehen: Auf diese Weise stimmt der Zellbezug unabhängig von der absoluten Zelladresse.

Fazit

Bei einer überschaubaren Anzahl von Rechnungen können die vorgestellten einfachen Hilfsmittel ein spezielles Fakturierungs-Programm entbehrlich machen. Sofern Sie eigenhändig differenziertere Rechnungs-Vordrucke erstellen wollen (z. B. unterschiedliche Mehrwertsteuersätze), sollten Sie allerdings besser auf Excel oder die alternative Tabellenkalkulation "Calc" aus dem kostenlosen Büropaket OpenOffice ausweichen.

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