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Eine Erläuterung der verschiedenen Aufbewahrungsfristen und Vorschriften unabhängig vom aktuellen Datum bietet der Beitrag "Zwischen Rundablage und Büro-Archiv: Aufbewahrungspflichten und -fristen für Geschäftsdokumente".
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Von akademie.de Redaktion
(01.01.2010) (aktualisiert) Im Büro türmen sich kisten- und ordnerweise alte Rechnungen, Bestellungen, Angebote und Auftragsbestätigungen? Dann schaffen Sie Ordnung - werfen Sie im Januar 2010 alles weg, was Sie laut Gesetz nicht unbedingt aufbewahren müssen.
Geschäftsunterlagen müssen über einen bestimmten Zeitraum
aufbewahrt werden. Man unterscheidet dabei Fristen von a) sechs Jahren und b) zehn Jahren. Wir geben Ihnen eine Auflistung der Aufbewahrungsfristen.
Eine Erläuterung der verschiedenen Aufbewahrungsfristen und Vorschriften unabhängig vom aktuellen Datum bietet der Beitrag "Zwischen Rundablage und Büro-Archiv: Aufbewahrungspflichten und -fristen für Geschäftsdokumente".
Art der Unterlage | Entsorgen können |
A | |
Abhängigkeitserklärungen | 1999 |
Abkürzungsverzeichnis (erklärend) | 1999 |
Abrechnungsunterlagen | 1999 |
Abschlagszahlungen | 1999 |
Abschlussbuchungsbelege | 1999 |
Abschlusskonten | 1999 |
Abschlussrechnungen | 1999 |
Abschreibungsunterlagen | 1999 |
Abtretungserklärungen | 2003 |
Abwertungsbelege | 1999 |
Akkordunterlagen | 1999 |
Akkreditive | 2003 |
Aktenvermerke | 2003 |
An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse | 2003 |
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung | 1999 |
Angebote (erhaltene und Kopien versandter) | 2003 |
Angestelltenversicherung (Belege) | 1999 |
Anhang (zum Jahresabschluss) | 1999 |
Anlageninventare | 1999 |
Anlagenkartei | 1999 |
Anlagenunterhaltungskosten | 1999 |
Anlagenverzeichnis | 1999 |
Anlagevermögensbücher und -karteien | 1999 |
Anleihebücher | 1999 |
Anleihen | 2003 |
Anträge auf Arbeitnehmersparzulagen | 2003 |
Anwesenheitslisten (wenn für die Lohnbuchhaltung erforderlich) | 2003 |
Anzahlungsunterlagen | 2003 |
Arbeitgeberzuschusskarten | 2003 |
Arbeitnehmersparzulage (Verträge) | 2003 |
Arbeitsanweisungen | 1999 |
Auftragsbestätigungen | 2003 |
Auftragsbestätigungen (erhaltene und Kopien versandter) | 2003 |
Auftragsbücher | 2003 |
Auftragskostenbelege | 1999 |
Auftragszettel | 1999 |
Aufzeichnungen | 1999 |
Ausfuhrunterlagen | 2003 |
Ausgangsrechnungen | 1999 |
Ausschusslisten als Buchungsbelege | 1999 |
Außendienstabrechnungen | 1999 |
Außendienstabrechnungen (soweit keine Buchungsbelege) | 2003 |
Außenhandelsunterlagen | 2003 |
Auszahlungsbelege | 1999 |
B | |
Bahnabrechnungen | 1999 |
Bahnfrachtbriefe | 2003 |
Bankbelege | 1999 |
Bankbürgschaften | 2003 |
Bareinkaufs- und -verkaufsrechnungen | 1999 |
Bauakten | 2003 |
Bauantragskostennachweise | 2003 |
Baubeschreibungen | 2003 |
Baubücher | 1999 |
Baugenehmigungen | 2003 |
Beförderungspapiere | 2003 |
Beherrschungsverträge | 1999 |
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger | 1999 |
Belege | 1999 |
Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) | 1999 |
Bestandsberichtigungen | 1999 |
Bestandsermittlungen | 1999 |
Bestandsverzeichnisse | 1999 |
Bestellungen (erhaltene und Kopien versandter) | 2003 |
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen | 1999 |
Betriebskostenabrechnung (soweit keine Buchungsbelege) | 2003 |
Betriebskostenrechnungen | 1999 |
Betriebskrankenkasse (Buchungsbelege) | 1999 |
Betriebsprüfungsberichte | 2003 |
Betriebsunfallunterlagen | 2003 |
Bewertungsunterlagen | 1999 |
Bewirtungsunterlagen | 1999 |
Bilanzbücher | 1999 |
Bilanzen (Jahresbilanzen) | 1999 |
Bilanzkonten | 1999 |
Bilanzprotokolle für die EDV | 1999 |
Bilanzunterlagen | 1999 |
Bons | 1999 |
Börsenaufträge | 2003 |
Bruttoerlösnachweise | 2003 |
Bruttolohnlisten | 2003 |
Bruttolohnsammelkarten | 2003 |
Bruttolohnstreifen | 2003 |
Buchführungsprogramme | 1999 |
Buchführungsunterlagen | 1999 |
Buchungsanweisungen | 1999 |
Buchungsbelege | 1999 |
Buchungsprotokolle für die EDV | 1999 |
Buchungsunterlagen | 1999 |
Bürgschaftsunterlagen | 2003 |
C | |
Carnetunterlagen | 2003 |
Clearingauszüge | 2003 |
Clearing-Belege | 1999 |
Code-Pläne für Verständnis der Buchführung | 1999 |
Computerausdrucke mit Buchungsdaten | 1999 |
COM-Verfahrensbeschreibungen | 1999 |
D | |
Darlehenskonto | 1999 |
Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf) | 2003 |
Datensicherungen | 1999 |
Dauerauftragsunterlagen | 2003 |
Dauerauftragsunterlagen (nach Vertragsablauf) | 1999 |
Dauervorschüsse | 1999 |
Debitorenkonen | 1999 |
Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlagen) | 1999 |
Deklarationen (Versandunterlagen) | 2003 |
Depotauszüge (soweit nicht Inventare) | 1999 |
Depotbestätigungen | 1999 |
Depotbücher | 1999 |
Deputatunterlagen | 2003 |
Devisenunterlagen | 2003 |
Dokumentation für Programme und Systemebei EDV | 1999 |
Dubiosenbücher | 1999 |
E | |
Edelmetallbestände | 1999 |
Edelmetallumsätze | 1999 |
EDV-Journal | 1999 |
Effektenbuch | 1999 |
Effektenkassenquittungen | 1999 |
Eichaufnahmen | 2003 |
Einfuhrunterlagen | 2003 |
Eingangsrechnungen | 1999 |
Eingangsüberweisungsträger | 2003 |
Eingliederungsverträge | 1999 |
Einheitswertunterlagen | 2003 |
Einkaufsbücher | 1999 |
Einnahmenüberschussrechnung | 1999 |
Einzahlungsbelege | 1999 |
Energieverbrauchsunterlagen | 2003 |
Erlösjournale | 1999 |
Eröffnungsbilanzen | 1999 |
Ersatzkassenunterlagen | 2003 |
Essensmarkenabrechnungen (soweit keine Buchungsbelege) | 2003 |
Exportunterlagen | 2003 |
Expressauslieferungsbücher | 1999 |
F | |
Fahrtenbücher | 1999 |
Fahrtkostenerstattungen | 1999 |
Fahrtkostenerstattungsunterlagen Arbeitnehmer/Unternehmer | 2003 |
Fakturierjournale | 1999 |
Fehlerjournale als Buchungsbelege | 1999 |
Fehlerprotokoll bei EDV-Buchführung | 1999 |
Fernschreiben (Handelsbriefe) | 2003 |
Feuerversicherungsunterlagen | 2003 |
Finanzberichte | 2003 |
Frachtbriefe | 2003 |
Frachtunterlagen | 2003 |
Freistemplerabrechnungen | 1999 |
Fremdenbücher (Hotel- und Pensionsgewerbe) | 1999 |
Fürsorgeunterlagen | 2003 |
G | |
Gebrauchsmusterunterlagen | 2003 |
Gehaltsabrechnungen und -bücher (soweit Bilanzunterlage oder Buchungsbeleg) | 1999 |
Gehaltskonten | 2003 |
Gehaltslisten | 1999 |
Gehaltsquittungen | 1999 |
Gehaltsvorschusskonten | 1999 |
Geschäftsberichte | 1999 |
Geschäftsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen u. Gutschriften) | 2003 |
Geschenknachweise | 2003 |
Gesellschaftsverträge | 1999 |
Gewährleistungsverpflichtungen | 2003 |
Gewerbesteuerunterlagen | 2003 |
Gewinn- und Verlustrechnung | 1999 |
Gewinnabführungsverträge | 1999 |
Gewinnfeststellungen | 2003 |
Grundbuchauszüge | 1999 |
Grundlohnlisten | 1999 |
Grundstücksunterlagen | 2003 |
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) | 1999 |
Gutschriftanzeigen | 1999 |
H | |
Haftungsverhältnisunterlagen als Bilanzunterlagen | 1999 |
Handelsbilanz | 1999 |
Handelsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen/Gutschriften) | 2003 |
Handelsbücher | 1999 |
Handelsregisterauszüge | 2003 |
Hauptabschlussübersicht | 1999 |
Hauptbücher und -karteien | 1999 |
Hauptbuchkonten | 1999 |
Hinterlegungsscheine | 2003 |
Hypothekenpfandbriefe | 2003 |
I | |
Importrechnungen | 1999 |
Importunterlagen | 2003 |
Inkassobücher | 1999 |
Inventare | 1999 |
Inventare als Bilanzunterlagen | 1999 |
Inventurunterlagen | 1999 |
Investitionsabrechnungen | 2003 |
Investitionszulagenunterlagen | 2003 |
J | |
Jahresabschlüsse | 1999 |
Jahresabschlusserläuterungen | 1999 |
Jahresabschlusslisten | 1999 |
Jahreskontoblätter | 1999 |
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent | 1999 |
Jubilarfeierunterlagen | 1999 |
Jubiläumsunterlagen | 1999 |
K | |
Kalkulationsunterlagen | 2003 |
Kantinenunterlagen | 1999 |
Kapitalerhöhungsunterlagen | 2003 |
Kapitalverkehrsteuerunterlagen | 2003 |
Kassenberichte | 1999 |
Kassenbücher u. -blätter | 1999 |
Kassenstreifen | 2003 |
Kassenzettel (Buchungsunterlage) | 1999 |
Kassenzettel (soweit keine Buchungsbelege) | 2003 |
Kaufverträge | 2003 |
Kilometergeldabrechnungen | 1999 |
Kommissionslisten | 2003 |
Konnossemente | 2003 |
Konsignationsunterlagen | 2003 |
Kontenpläne/Kontenplanänderungen | 1999 |
Kontenregister | 1999 |
Kontoauszüge | 1999 |
Kontokorrentbücher | 1999 |
Kostenartenpläne | 1999 |
Kostenstellenpläne | 2003 |
Kostenträgerrechnung | 2003 |
Kostenträgerrechnung (Bewertungsunterlage) | 1999 |
Kostenvoranschläge | 2003 |
Kreditorenkonten | 1999 |
Kreditunterlagen (nach Vertragsablauf) | 2003 |
Kurssicherungsunterlagen | 1999 |
Kurzarbeitergeldanträge | 2003 |
Kurzarbeitergeldlisten | 2003 |
L | |
Ladescheine | 1999 |
Lageberichte | 1999 |
Lagerbuchführungen | 1999 |
Lagerprotokolle | 2003 |
Leasingunterlagen | 2003 |
Leergutabrechnungen | 2003 |
Lieferscheine | 1999 |
Liquidation einer GmbH (Bücher und Schriften) | 1999 |
Lizenzunterlagen | 1999 |
Lohnbelege | 1999 |
Lohnkonto (siehe Anmerkungen) | 2003 |
Lohnlisten | 1999 |
Lohnssteuerunterlagen | 1999 |
Lohnunterlagen | 2003 |
Lohnvorschusskonten | 1999 |
Luftfrachtbriefe | 2003 |
M | |
Magnetbänder (mit Buchfunktion) | 1999 |
Mahnbescheide | 2003 |
Mahnungen | 2003 |
Maklerschlussnoten | 2003 |
Materialabrechnungen | 1999 |
Materialbeanstandungen | 2003 |
Materialentnahmescheine | 2003 |
Mietunterlagen (nach Vertragsablauf) | 2003 |
Mikrofilme zur Datensicherung der Buchführung | 1999 |
Mikrofilme zur Datensicherung von Geschäftsbriefen | 2003 |
Mikrofilmverfahrensbeschreibungen | 1999 |
Montageversicherungsakten | 1999 |
Mutterschaftsgeldunterlagen | 1999 |
N | |
Nachkalkulationen | 1999 |
Nachnahmebelege | 1999 |
Nachnahmebelege (soweit keine Buchungsbelege) | 2003 |
Nebenbücher | 1999 |
Nettolohnlisten | 1999 |
Nutzflächenermittlung | 1999 |
O | |
Obligationen | 2003 |
Offene-Posten-Listen | 1999 |
Orderpapiere | 2003 |
Organisationsunterlagen der Buchführung | 1999 |
Organschaftsabrechnungen | 1999 |
Organschaftsverträge | 1999 |
P | |
Pachtunterlagen (nach Vertragsablauf) | 2003 |
Patentunterlagen | 2003 |
Pensionsrückstellungsunterlagen | 1999 |
Pensionszahlungen | 1999 |
Pfandleihbücher | 1999 |
Pfändungsunterlagen | 1999 |
Portokassenbücher | 1999 |
Postaufträge | 2003 |
Postbankauszüge | 1999 |
Postbankbelege | 1999 |
Postscheckbelege | 1999 |
Preislisten | 2003 |
Preisvereinbarungen | 2003 |
Privatentnahmebelege | 1999 |
Programmbeschreibung für EDV | 1999 |
Proteste (Scheck, Wechsel) | 2003 |
Protokolle (Buchungsbelege) | 1999 |
Protokolle (soweit keine Buchungsbelege) | 2003 |
Provisionsabrechnungen | 1999 |
Prozessakten | 1999 |
Prüfungsberichte (des Abschlussprüfers) | 1999 |
Q | |
Qualitätsberichte | 2003 |
Quittungen | 1999 |
R | |
Rechnungen | 1999 |
Rechnungsabgrenzungsermittlung | 1999 |
Registrierkassenstreifen (soweit keine Buchungsbelege) | 2003 |
Reisekostenabrechnungen für Arbeitnehmer / für Unternehmer | 1999 |
Rentenversicherungsnachweise | 2003 |
Repräsentationsaufwendungen | 1999 |
Repräsentationskosten | 1999 |
Rückstellungsunterlagen | 1999 |
Rückwareneingangsjournale | 2003 |
S | |
Sachanlagevermögenskarteien | 1999 |
Sachkonten | 1999 |
Saldenbestätigungen | 1999 |
Saldenbilanzen | 1999 |
Schadensmeldungen und -unterlagen | 2003 |
Scheck- und Wechselunterlagen | 2003 |
Scheckbestandsaufnahmen | 1999 |
Schecks | 2003 |
Schreiben im Rahmen eines Unternehmens (soweit Handelsgeschäfte) | 2003 |
Schriftwechsel | 2003 |
Schuldtitel | 1999 |
Sicherungsübereignungen | 2003 |
Skontounterlagen | 1999 |
Sondergutschriften | 1999 |
Sozialpläne | 2003 |
Sozialversicherungsbeitragskonten | 2003 |
Sparprämienanträge | 2003 |
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung | 1999 |
Spendenbescheinigungen | 1999 |
Spendenbescheinigungen | 1999 |
Steuerbescheide und -erklärungen | 1999 |
Steuerrückstellungsberechnungen | 1999 |
Steuerunterlagen | 2003 |
Stornobelege | 1999 |
Stundenlohnzettel als Buchungsbelege | 1999 |
T | |
Teilzahlungsbelege | 2003 |
Telefonkostennachweise | 1999 |
Telefonkostennachweise (soweit keine Buchungsbelege) | 2003 |
Testate als Bilanzteil | 1999 |
Transportschadenunterlagen | 2003 |
Transportversicherungsanmeldungen | 2003 |
Trennungsgeldermittlungen | 1999 |
Ü | |
Überstundenlisten | 2003 |
Überweisungsbelege | 1999 |
Umbuchungsbelege | 1999 |
Umsatzsteuervergütungen | 1999 |
Umsatzsteuervoranmeldungen | 1999 |
Umwandlungsbilanzen | 1999 |
Umwandlungsunterlagen | 2003 |
Unfallversicherungsunterlagen | 2003 |
Unternehmerlohnverrechnungen | 2003 |
Urlaubslisten für Rückstellungen | 1999 |
V | |
Valuta-Belege | 1999 |
Verbindlichkeiten | 1999 |
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) | 1999 |
Verfrachtungsaufträge | 2003 |
Verkaufsbücher, -journale | 1999 |
Vermögensteuerunterlagen | 2003 |
Vermögensverzeichnis | 1999 |
Vermögenswirksame Leistungen (siehe Anmerkungen) | 2003 |
Verpfändungsunterlagen | 1999 |
Verrechnungskonten | 1999 |
Verrechnungspreisunterlagen | 1999 |
Versand- und Frachtunterlagen | 2003 |
Verschiffungsunterlagen als Buchungsbelege | 1999 |
Versicherungspolicen | 2003 |
Versteigerungsunterlagen | 2003 |
Verträge | 2003 |
Vertreterunterlagen | 2003 |
Verwahrungsbücher für Wertpapiere | 1999 |
Viehregister | 1999 |
Vollmachten (Urkunden) | 2003 |
Vollständigkeitserklärungen | 1999 |
Vorauszahlungsbelege | 1999 |
Vorschusskonten | 1999 |
Vorschusslisten als Buchungsbelege | 1999 |
W | |
Währungsforderungen | 1999 |
Warenabgabescheine | 2003 |
Warenbestandsaufnahmen | 1999 |
Wareneingangs- und -ausgangsbücher | 1999 |
Wareneingangs-/ausgangsbücher | 1999 |
Warenverkehrsbescheinigungen | 2003 |
Wechsel | 2003 |
Wechsel als Buchungsbeleg | 1999 |
Wechselbuch | 1999 |
Wechselobligation | 1999 |
Weihnachtsgratifikation | 1999 |
Werbegeschenknachweise | 1999 |
Werbekosten, Belege über | 1999 |
Werksrentenanträge | 2003 |
Werkstattabrechnungen | 1999 |
Werkzeugkosten, Belege über | 1999 |
Werkzeugregister als Inventar | 1999 |
Wertberichtigungen | 1999 |
Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen | 1999 |
Wertpapierkurse als Buchungsbelege | 1999 |
Wildhandelsbücher | 1999 |
Wohnungsbauunterlagen | 2003 |
Z | |
Zahlungsanweisungen/-belege | 1999 |
Zahlungsträger | 1999 |
Zeichnungsvollmachten | 2003 |
Zessionen | 2003 |
Zinsabrechnungen | 1999 |
Zinsberechnungen als Buchungsbeleg | 1999 |
Zinsberechnungsunterlagen | 2003 |
Zinsstaffeln | 2003 |
Zollbelege | 2003 |
Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer | 1999 |
Zugangsbelege | 1999 |
Zuschüsse des Arbeitgebers | 1999 |
Zustellungsquittungen | 2003 |
Zwischenbilanz | 1999 |
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