Jetzt wird's ernst: Gesetzliche Formvorschriften für geschäftliche E-Mails
Von Robert Chromow
Pflicht für Kaufleute | Rechtssichere Signatur
(08.08.2007) (aktualisiert, Erstveröffentlichung 01/06) Inzwischen gelten für geschäftliche E-Mails die gleichen Formvorschriften wie für Geschäftsbriefe: Elektronische Schreiben von Kaufleuten an ihre Geschäftspartner müssen demnach zumindest die Firmenbezeichnung, den Rechtsformzusatz, die Anschrift und die Handelsregisternummer enthalten. Und auch Kleinunternehmer und Freiberufler sind gut beraten, in geschäftlichen E-Mails eine "ladefähigen Anschrift" zu nennen. Wir zeigen, für wen diese Auflage gilt, wie eine rechtssichere E-Mailsignatur aussieht und wie Sie die in Ihrem E-Mailprogramm einrichten.
Geschäftsangaben-Pflicht für E-Mails: Kapitalgesellschaften, eingetragene Personengesellschaften und eingetragene Kaufleute
Da sich die verschärften Korrespondenz-Vorschriften im Handelsgesetzbuch (HGB) sowie im GmbH- und Aktiengesetz finden, gelten sie in vollem Umfang nur für "richtige" Kaufleute. Betroffen sind demnach:
Kapitalgesellschaften (GmbHs und AGs),
ins Handelsregister eingetragene Personengesellschaften (OHGs und KGs) sowie
eingetragene Einzelunternehmer (e. K.)
Anschriften-Angabe: Ratsam auch für Kleinunternehmer und Freiberufler
Und was ist mit den kleinen (Geschäfts-)Leuten? Die Geschäftsbrief-Pflichtangaben von Freiberuflern, Einzelunternehmern und "GbRs" waren früher einmal in § 15b der Gewerbeordnung geregelt- der ist aber entfallen.
Von ausdrücklichen Pflichtangaben in allgemeinen Geschäftsbriefen oder gar in E-Mails kann für diese Zielgruppe also nicht die Rede. sein. Nichtsdestoweniger sind Kleinunternehmer und Selbstständige gut beraten, Namen und Anschrift unter ausgehende Geschäfts-Mails zu setzen.
Was es mit den verschiedenen Rechts- und Gesellschaftsformen auf sich hat und welche sonstigen Vorschriften für sie gelten, erfahren Sie in unserem Grundlagen-Artikel "OHGmbH&Co.KGbR e.K.: Rechtsformen im Überblick".
Rechtssichere Signatur
Zurück zu den "richtigen" Kaufleuten: Von der Öffentlichkeit weithin unbemerkt, ist seit Jahresbeginn 2007 in den Paragrafen
nicht mehr nur von "Geschäftsbriefen" die Rede, sondern von "Geschäftsbriefen gleichviel welcher Form". Damit macht der Gesetzgeber unmissverständlich klar, dass heutzutage E-Mails und konventionelle postalische Schreiben in der geschäftlichen Korrespondenz grundsätzlich als gleichwertig zu betrachten sind.
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