Projektfortschritt | Projektkosten | Projekttermine

Zu den zentralen Aufgaben des Projektleiters in der Projektsteuerung gehören die Kontrolle und Überwachung der Messgrößen Sachfortschritt (Ziele), Kosten und Termine. Die Führung des Projektteams und die Koordination der Projektpartner bilden ein eigenständiges Thema für einen gesonderten Workshop. Deshalb konzentrieren wir uns hier auf die methodischen Aspekte der Kontrolle und Steuerung der Ziele, Termine und Kosten Ihres Projekts.

Das Ziel der Projektsteuerung besteht vor allem darin, die Transparenz des Projektgeschehens sicher zu stellen. Denn als Projektleiter sollten Sie jederzeit darüber Auskunft geben können, welche Fortschritte das Projekt macht, und ob der Termin und das Budget eingehalten werden können - oder nicht.

1. Kontrolle des Projektfortschritts

Sie können nur das kontrollieren, was Sie vorab geplant bzw. als "Soll" festgelegt haben. Die Kontrolle des sachlichen Projektfortschritts ist komplizierter als die Kontrolle von Terminen und Kosten. Bei Terminen und Kosten haben Sie eine einfache Messgrundlage für die Durchführung Ihrer Kontrolle. Diese fehlt jedoch bei der Feststellung des Projektfortschritts. Grundsätzlich können zwei Möglichkeiten der Feststellung des Fertigstellungsgrads unterschieden werden:

a) Der relative Fertigstellungsgrad (rFSG)

Bei der Ermittlung des relativen Fertigstellungsgrads fragen Sie einfach die Arbeitspaket-Verantwortlichen, zu wieviel Prozent ihr Arbeitspaket fertig ist. Bei dieser Vorgehensweise erhalten Sie allerdings subjektive Einschätzungen, die oft kaum brauchbar sind.

Aufgrund sich rasch einstellender Anfangserfolge überschätzen Arbeitspaket-Verantwortliche meist ihre bereits erbrachte Leistung. Gleichzeitig neigen Sie dazu, den Aufwand für die noch zu leistende Arbeit zu unterschätzen. Außerdem werden oft in der Zukunft lauernde Schwierigkeiten in Detailfragen noch nicht erkannt oder gar verharmlost. In der Folge kommt es zu einer psychologisch bedingten Fehleinschätzung des technischen Fertigstellungsgrads, die auch als "90%-Syndrom" oder "Fast-fertig-Falle" bezeichnet wird.

Im obigen Beispiel ist das Gesamtprojekt zu 45% fertig gestellt. Solche Zahlenangaben haben immer eine große Plausibilitätswirkung und Überzeugungskraft. Vergessen Sie aber bitte nicht, dass sie auf der Grundlage höchst subjektiver Einschätzungen zustande gekommen und dem Problem der psychologisch bedingten Fehleinschätzung unterworfen sind.

b) absoluter Fertigstellungsgrad (aFSG)

Bei der Feststellung des absoluten Fertigstellungsgrads geht es nicht um die Frage, zu wieviel Prozent ein Arbeitspaket fertig ist, sondern ob ein Arbeitspaket fertig gestellt worden ist. Der absolute Fertigstellungsgrad ergibt sich demnach als Summe des Zeitaufwands der bereits abgeschlossenen Arbeitspakete bezogen auf den Zeitaufwand aller Arbeitspakete, d.h. des Gesamtprojekts.

Die Anwendung dieser Methode ist natürlich nur dann sinnvoll, wenn das Projekt in zahlreiche Arbeitspakte zerlegt ist und die Arbeitspakete hinsichtlich ihres Zeitaufwandes ähnlich dimensioniert sind.

2. Kontrolle der Projektkosten

Wenn Sie mit Ihrem Projekt dem Kunden einen Festpreis zugesagt haben, kommt der Kostenkontrolle eine unternehmerisch lebenswichtige Bedeutung zu. Aber auch bei unternehmensinternen Projekten bedeutet eine Kostenüberschreitung, dass die verbrauchten Mittel für andere wichtige Vorhaben nicht mehr zur Verfügung stehen.

In jedem Fall wäre es fatal, wenn Sie eine Kostenüberschreitung erst in der Nachkalkulation feststellen würden. Je früher und genauer Sie als Projektleiter sich abzeichnende Kostenüberschreitungen lokalisieren können, desto schneller können Sie reagieren und das Problem eindämmen.

Sowohl bei der Kontrolle der Projektkosten als auch bei der Kontrolle der Projekttermine gilt das Prinzip des "Soll-Ist-Vergleichs". Der Soll-Ist-Vergleich erfolgt in drei Schritten:

a) 1. Schritt: Feststellung der Abweichungen

Im ersten Schritt werden die absoluten und prozentualen Abweichungen ermittelt. Im nachfolgenden Beispiel zeigt sich bei der Analyse der Sachkosten, dass das erste Arbeitspaket um beinahe 10% teurer geworden ist als geplant.

b) 2. Schritt: Analyse der Ursachen

Der zweite Schritt besteht darin, die Ursachen der Abweichung zu ermitteln. Generell können die festgestellten Abweichungen auf folgende Ursachen zurück geführt werden:

1. Unrealistische Planung: z.B. aufgrund mangelnder Planungserfahrung, fehlender Erfahrungswerte aus ähnlichen Projekten, Unterschätzung der Projektkomplexität.

2. Unerwartete Änderungen der Rahmenbedingungen: Marktereignisse, Verschiebung von Prioritäten, nachträgliche Änderungswünsche des Auftraggebers (vgl. nachfolgenden Abschnitt 1.4.2)

3. Fehlerhafte Ausführung: mangelnde Qualität der Arbeitspaket-Ergebnisse, Nachbesserungsbedarf

Im genannten Beispiel fiel der einzige und langjährige Lieferant wegen eines Lieferengpasses kurzfristig aus. Daher musste der Arbeitspaket-Verantwortliche sehr kurzfristig einen anderen Lieferanten finden. Aufgrund des Zeitdrucks gelang es dem neuen Lieferanten, einen höheren Lieferpreis durchzusetzen.

c) 3. Schritt: Gegenmaßnahmen einleiten

In diesem Beispiel sind eine Reihe von Maßnahmen denkbar: Kurzfristig könnten Sie versuchen, Sonderkonditionen gegenüber anderen Lieferanten zu verhandeln, um die Budgetüberschreitung in der Summe wieder auszugleichen (wie in Arbeitspaket AP03 offensichtlich geschehen). Mittelfristig sollten Sie auch die anderen Arbeitspakete auf mögliche Lieferantenabhängigkeiten überprüfen. Langfristig sollten Sie bei der Planung Ihrer Projekte bereits frühzeitig mögliche Ersatzlieferanten berücksichtigen.

3. Kontrolle der Projekttermine

Alles, was bisher über die Kontrolle der Projektkosten gesagt wurde, gilt prinzipiell auch analog für die Kontrolle der Projekttermine. Grundlage für die Terminkontrolle ist die Terminplanung des Projektablaufplans (PAP). Diese sollten Sie im Projektverlauf ständig aktualisieren.

Zwei einfache Instrumente zur Überwachung der Projekttermine sind die einfache Terminliste und der Balkenplan (vgl. Abbildung).

Wenn Sie Ihre Terminplanung mittels eines Projektmanagement-Tools auf der Grundlage eines Netzplans erstellt haben, haben Sie den Vorteil, dass Sie diesen "mit einem Klick" einfach auf den aktuellen Stand bringen können.

Allen Ansätzen der Terminsteuerung ist gemeinsam, dass ihnen (genauso wie bei der Kontrolle der Projektkosten) die Logik des Soll-Ist-Vergleichs zugrunde liegt. In der Praxis werden abzeichnende Planabweichungen jedoch oft nicht rechtzeitig bekannt gegeben oder sogar bewusst verschleiert. Leider wollen Arbeitspaket-Verantwortliche oft "nicht zu früh die Pferde scheu machen". Sie haben die Hoffnung, die ursprüngliche Planvorgabe doch noch zu erreichen, was in der Mehrzahl der Fälle allerdings nicht gelingt.

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