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Die 30 besten Excel-Tipps

Die 10 besten Excel-Tipps zu Texten

Text-Tipp 1: Texte trennen

Haben Sie beispielsweise nach einem Import Vor- und Nachnamen oder Adressen in einer einzigen Spalte, kann Excel diese anhand eines Trennzeichens automatisch zerlegen und auf mehrere Spalten verteilen.

Bild vergrößerndie Ausgangsdaten

Eine Ursprungsspalte wie die oben gezeigte können Sie markieren und mit dem Menü Daten/Text in Spalten verteilen lassen. Im ersten Schritt des Assistenten wählen Sie die Option Getrennt und klicken im zweiten Schritt das Leerzeichen als Trennzeichen an.

Bild vergrößerndie Einstellungen im Assistenten

Bestätigen Sie den Dialog mit Fertigstellen, werden alle Texte an ihrem jeweiligen Leerzeichen getrennt und in die rechts daneben liegende Spalte geschrieben:

Bild vergrößerndie anschließend getrennten Daten

reichlich Platz freihalten

Diese Funktion berücksichtigt immer alle Trennzeichen! Gibt es also einen Namen wie Bernhard Victor Christoph-Carl von Bülow, werden daraus fünf Spalten. Excel schreibt die gefundenen Inhalte einfach weiter nach rechts und zwar ohne Vorwarnung, wenn dort bereits etwas anderes stand.

Text-Tipp 2: Die Info-Funktion

Informationen finden

Um in einer Tabelle verschiedene Informationen anzuzeigen, gibt es zwei wesentliche Funktionen, die mit Parametern gesteuert werden.

Wollen Sie das aktuelle Verzeichnis anzeigen, rufen Sie die =INFO(...)-Funktion mit dem Parameter "Verzeichnis" auf:

=INFO("Verzeichnis")

Sie erhalten als Ergebnis einen Pfad mit abschließendem Backslash (linksgeneigter Schrägstrich).

Verzeichnis? Welches Verzeichnis?

Das angezeigte Verzeichnis ist übrigens keineswegs das, in welchem die Datei gespeichert ist! Es ist der Pfad, der mit dem Datei-Öffnen-Dialog ausgewählt wurde. Direkt nach dem Öffnen der Datei ist das noch identisch, aber mit dem Öffnen der nächsten Datei verändert sich dieser möglicherweise. Das gilt auch für die jeweils schon geöffnete Datei.

Um den tatsächlichen Speicherpfad der Excel-Datei in einer Zelle anzuzeigen, brauchen Sie eine benutzerdefinierte Funktion (eine Anleitung dazu finden Sie im Artikel "VBA: Excel-Funktion selbst schreiben") wie die folgende:

Function MeinPfad()
MeinPfad = ActiveWorkbook.Path
End Function

Haben Sie diese in ein Standard-Modul kopiert, können Sie in der gleichen Datei mit =MeinPfad() in jeder Zelle darauf zurückgreifen.

Etwas brauchbarer als Parameter der =INFO(...)-Funktion ist sicherlich "Version", welche die aktuelle Excel-Version ermittelt:

=INFO("Version")

Dabei wird die interne Nummerierung angezeigt, also beispielsweise für Excel 2002 der Wert 10.0. Mit der folgenden Variante lässt sich zusätzlich herausfinden, wie die Berechnungsmethode ist:

=INFO("Rechenmodus")

Das Ergebnis wechselt jeweils zwischen Automatisch oder Manuell. Diese Anzeigen sind praktisch, wenn Sie Screenshots einer Datei zugesandt bekommen und so die Einstellungen des jeweiligen Benutzers erkennen können.

Text-Tipp 3: Die Zelle-Funktion

Die =ZELLE(...)-Funktion liefert zwar das oben vermisste Verzeichnis in einer fertigen Funktion, aber leider immer zusammen mit dem Datei- und Blattnamen, obwohl Sie den Parameter "Dateiname" benutzen:

=ZELLE("Dateiname")

Als Ergebnis steht dort beispielsweise C:\Daten\[Textfunktionen.xls]Tabelle2, sodass die jeweils gewünschten Teile noch herausgerechnet werden müssen.

Mit verschiedenen Funktionen zur Aufteilung von Zeichenketten lassen sich auch so dynamisch ermittelte Texte wie mit der =ZELLE(...)-Funktion zerlegen.

Text-Tipp 4: Zeichen in Texten suchen oder finden

Den eigentlichen Dateinamen finden Sie, indem Sie die Position der eckigen Klammer davor ermitteln. Dafür gibt es gleich zwei Excel-Funktionen mit etwas irreführenden Namen: =SUCHEN(...) und =FINDEN(...).

Dabei ist es keineswegs so, dass die eine sucht und die andere findet. Vielmehr beachtet =FINDEN(...) die Groß-/Kleinschreibung, während =SUCHEN(...) diese ignoriert und daher meistens geeigneter ist.

Parameter-Reihenfolge beachten

Die =SUCHEN(...)- und =FINDEN(...)-Funktionen entsprechen in Form und Inhalt der InStr(...)-Funktion von Excel-VBA (siehe dazu den Beitrag "Die 12 wichtigsten VBA-Text-Funktionen"). Allerdings stehen die Parameter in jeweils unterschiedlicher Reihenfolge: In VBA geben Sie zuerst den gesamten Text und als zweites den darin zu suchenden Teil an, in diesen Excel-Funktionen ist es umgekehrt.

Beide liefern die Position zurück, an der sich das/die gesuchte/n Zeichen befinden oder den Wert 0, wenn keine Übereinstimmung vorlag. Es kann immer nur das erste Auftreten ermittelt werden.

Steht der oben ermittelte Wert C:\Daten\[Textfunktionen.xls]Tabelle2 in Zelle A1, können Sie die Position der öffnenden eckigen Klammer so finden:

=SUCHEN("[";A1)

Als Ergebnis erhalten Sie 10 und wissen also, dass der Dateiname ab Position 11 beginnt. Diese Formel steht in dem Beispiel in Zelle A2 und kann in den folgenden Formeln benutzt werden.

In Zelle A3 suchen Sie entsprechend die schließende eckige Klammer:

=SUCHEN("]";A1)

Als Position dafür erhalten Sie den Wert 29. Zwischen den Buchstaben 10 und 29 liegt also der gesuchte Dateiname.

Bild vergrößerndie Position der eckigen Klammern ermitteln

Text-Tipp 5: Teile einer Zeichenkette herausrechnen

Die Fähigkeit, beliebige Teile einer Zeichenkette als Ergebnis zu liefern, hat die =TEIL(...)-Funktion. Sie erhält als Parameter den gesamten Text (oder dessen Zelladresse), die Startposition und die Länge des ab dort gewünschten Textes:

=TEIL(A1;A2+1;A3-A2-1)

Da der Dateiname erst nach der eckigen Klammer beginnt, müssen Sie zu der in A2 errechneten Position noch 1 hinzuaddieren. Entsprechend verkürzt sich die im dritten Parameter anzugebende Länge wegen der darin noch enthaltenen Klammern. Jetzt zeigt diese Formel korrekt Textfunktionen.xls als Ergebnis an:

Bild vergrößernSo lässt sich der Dateiname einzeln anzeigen.

Text-Tipp 6: Ende einer Zeichenkette anzeigen

Wenn die =TEIL(...)-Formel in A4 stand, können Sie daraus beispielsweise wiederum die Datei-Endung extrahieren. Dazu eignet sich die =RECHTS(...)-Funktion:

=RECHTS(A4;3)

Mit dieser Formel werden aus dem Ergebnis von A4 (nämlich dem Text Textfunktionen.xls) die letzten drei Zeichen "herausgerechnet", also xls:

Bild vergrößernDie letzten drei Zeichen bilden hier die Datei-Endung.

Textanalyse

Weitere Anwendungsmöglichkeiten insbesondere der =RECHTS(...)-, =TEIL(...) und =LINKS(...)-Funktionen finden Sie auch im Artikel "Die 12 wichtigsten VBA-Text-Funktionen", wo die entsprechenden VBA-Funktionen erklärt werden.

Text-Tipp 7: Texte ersetzen (1)

Anstatt den Text erst mühsam zu zerlegen, können Sie auch in der ganzen Zeichenkette Teile einfach austauschen lassen. Mit der =WECHSELN(...)-Funktion ersetzen Sie eine Buchstabenfolge durch eine andere, ohne deren genaue Position kennen zu müssen.

Steht in A1 die Zeichenfolge Das ist ein interessanter Text, so lassen sich mit der folgenden Formel alle e durch ein i ersetzen:

=WECHSELN(A1;"e";"i")

Dann steht dort als Ergebnis Das ist iin intirissantir Tixt.

Bild vergrößernSo wechseln Sie einzelne Zeichen aus.

Text-Tipp 8: Texte ersetzen (2)

Mit der ähnlichen =ERSETZEN(...)-Funktion können Sie sogar Textteile einfach ersetzen, egal, was dort vorher stand. Mit

=ERSETZEN(A1;29;1;"s")

tauschen Sie an der 29. Position ein Zeichen gegen ein s aus. Das Ergebnis ist dann Das ist ein interessanter Test mit dem geänderten, vorletzten Buchstaben. Eine Jahreszahl 2009 in einer Zelle A2 wird mit

=ERSETZEN(A2;3;2;"10")

zu 2010, wobei in A1 auch eine beliebige andere Zahl von 2001 bis 2099 stehen dürfte:

Bild vergrößernSie können auch Teile einer Zahl austauschen.

Datum nicht als Text behandeln

Nutzen Sie diese Funktionen bitte nicht zur "Analyse" von Datumswerten. Da ist es sicherer, die im Abschnitt "Die 10 besten Excel-Tipps zu Datum und Uhrzeit" genannten Datumsfunktionen zu nutzen.

Text-Tipp 9: Leerzeichen aufräumen

Gerade beim Import aus Textdateien bleiben oftmals Leerzeichen vor oder hinter Texten übrig. Diese lassen sich mit der =GLÄTTEN(...)-Funktion entfernen. Aus =GLÄTTEN(" Lorenz Hölscher ") wird Lorenz Hölscher ohne Leerzeichen.

Bild vergrößernEntfernen Sie überflüssige Leerzeichen!

Sogar die mehrfachen Leerzeichen zwischen Vor- und Nachnamen werden auf eines reduziert. Statt einer Zeichenkette als Argument, wie hier, können Sie selbstverständlich auch eine Zelladresse angeben.

Text-Tipp 10: Länge eines Textes messen

Die =LÄNGE(...)-Funktion misst die Länge eines Textes, jedoch nicht in Zentimetern oder Pixeln, sondern immer in der Anzahl der Zeichen. Die folgende Formel

=LÄNGE("akademie")

gibt daher als Ergebnis 8 zurück, weil das Wort acht Buchstaben hat.

Bild vergrößernSo ermitteln Sie die Anzahl der Buchstaben.

Es ist eigentlich nicht möglich, die tatsächliche Breite eines Textes zu ermitteln. Sie könnten sich damit behelfen, dass Sie einen Text in A1 schreiben und die Spaltenbreite per Doppelklick optimieren. Die Formel

=ZELLE("Breite";A1)

würde dann die Breite der Spalte A angeben. Der Wert ist allerdings gerundet, nicht in Pixeln und zudem unabhängig von einer Änderung der Spaltenbreite. Sie müssten also bei jeder Änderung die Formel neu berechnen lassen.

Bild vergrößernSo ermitteln Sie die Spaltenbreite.

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