Text-Tipp 1: Texte trennen

Haben Sie beispielsweise nach einem Import Vor- und Nachnamen oder Adressen in einer einzigen Spalte, kann Excel diese anhand eines Trennzeichens automatisch zerlegen und auf mehrere Spalten verteilen.

die Ausgangsdaten

Eine Ursprungsspalte wie die oben gezeigte können Sie markieren und mit dem Menü Daten/Text in Spalten verteilen lassen. Im ersten Schritt des Assistenten wählen Sie die Option Getrennt und klicken im zweiten Schritt das Leerzeichen als Trennzeichen an.

die Einstellungen im Assistenten

Bestätigen Sie den Dialog mit Fertigstellen, werden alle Texte an ihrem jeweiligen Leerzeichen getrennt und in die rechts daneben liegende Spalte geschrieben:

die anschließend getrennten Daten

Text-Tipp 2: Die Info-Funktion

Informationen finden

Um in einer Tabelle verschiedene Informationen anzuzeigen, gibt es zwei wesentliche Funktionen, die mit Parametern gesteuert werden.

Wollen Sie das aktuelle Verzeichnis anzeigen, rufen Sie die =INFO(...)-Funktion mit dem Parameter "Verzeichnis" auf:

=INFO("Verzeichnis")

Sie erhalten als Ergebnis einen Pfad mit abschließendem Backslash (linksgeneigter Schrägstrich).

Etwas brauchbarer als Parameter der =INFO(...)-Funktion ist sicherlich "Version", welche die aktuelle Excel-Version ermittelt:

=INFO("Version")

Dabei wird die interne Nummerierung angezeigt, also beispielsweise für Excel 2002 der Wert 10.0. Mit der folgenden Variante lässt sich zusätzlich herausfinden, wie die Berechnungsmethode ist:

=INFO("Rechenmodus")

Das Ergebnis wechselt jeweils zwischen Automatisch oder Manuell. Diese Anzeigen sind praktisch, wenn Sie Screenshots einer Datei zugesandt bekommen und so die Einstellungen des jeweiligen Benutzers erkennen können.

Text-Tipp 3: Die Zelle-Funktion

Die =ZELLE(...)-Funktion liefert zwar das oben vermisste Verzeichnis in einer fertigen Funktion, aber leider immer zusammen mit dem Datei- und Blattnamen, obwohl Sie den Parameter "Dateiname" benutzen:

=ZELLE("Dateiname")

Als Ergebnis steht dort beispielsweise C:\Daten\[Textfunktionen.xls]Tabelle2, sodass die jeweils gewünschten Teile noch herausgerechnet werden müssen.

Mit verschiedenen Funktionen zur Aufteilung von Zeichenketten lassen sich auch so dynamisch ermittelte Texte wie mit der =ZELLE(...)-Funktion zerlegen.

Text-Tipp 4: Zeichen in Texten suchen oder finden

Den eigentlichen Dateinamen finden Sie, indem Sie die Position der eckigen Klammer davor ermitteln. Dafür gibt es gleich zwei Excel-Funktionen mit etwas irreführenden Namen: =SUCHEN(...) und =FINDEN(...).

Dabei ist es keineswegs so, dass die eine sucht und die andere findet. Vielmehr beachtet =FINDEN(...) die Groß-/Kleinschreibung, während =SUCHEN(...) diese ignoriert und daher meistens geeigneter ist.

Beide liefern die Position zurück, an der sich das/die gesuchte/n Zeichen befinden oder den Wert 0, wenn keine Übereinstimmung vorlag. Es kann immer nur das erste Auftreten ermittelt werden.

Steht der oben ermittelte Wert C:\Daten\[Textfunktionen.xls]Tabelle2 in Zelle A1, können Sie die Position der öffnenden eckigen Klammer so finden:

=SUCHEN("[";A1)

Als Ergebnis erhalten Sie 10 und wissen also, dass der Dateiname ab Position 11 beginnt. Diese Formel steht in dem Beispiel in Zelle A2 und kann in den folgenden Formeln benutzt werden.

In Zelle A3 suchen Sie entsprechend die schließende eckige Klammer:

=SUCHEN("]";A1)

Als Position dafür erhalten Sie den Wert 29. Zwischen den Buchstaben 10 und 29 liegt also der gesuchte Dateiname.

die Position der eckigen Klammern ermitteln

Text-Tipp 5: Teile einer Zeichenkette herausrechnen

Die Fähigkeit, beliebige Teile einer Zeichenkette als Ergebnis zu liefern, hat die =TEIL(...)-Funktion. Sie erhält als Parameter den gesamten Text (oder dessen Zelladresse), die Startposition und die Länge des ab dort gewünschten Textes:

=TEIL(A1;A2+1;A3-A2-1)

Da der Dateiname erst nach der eckigen Klammer beginnt, müssen Sie zu der in A2 errechneten Position noch 1 hinzuaddieren. Entsprechend verkürzt sich die im dritten Parameter anzugebende Länge wegen der darin noch enthaltenen Klammern. Jetzt zeigt diese Formel korrekt Textfunktionen.xls als Ergebnis an:

So lässt sich der Dateiname einzeln anzeigen.

Text-Tipp 6: Ende einer Zeichenkette anzeigen

Wenn die =TEIL(...)-Formel in A4 stand, können Sie daraus beispielsweise wiederum die Datei-Endung extrahieren. Dazu eignet sich die =RECHTS(...)-Funktion:

=RECHTS(A4;3)

Mit dieser Formel werden aus dem Ergebnis von A4 (nämlich dem Text Textfunktionen.xls) die letzten drei Zeichen "herausgerechnet", also xls:

Die letzten drei Zeichen bilden hier die Datei-Endung.

Text-Tipp 7: Texte ersetzen (1)

Anstatt den Text erst mühsam zu zerlegen, können Sie auch in der ganzen Zeichenkette Teile einfach austauschen lassen. Mit der =WECHSELN(...)-Funktion ersetzen Sie eine Buchstabenfolge durch eine andere, ohne deren genaue Position kennen zu müssen.

Steht in A1 die Zeichenfolge Das ist ein interessanter Text, so lassen sich mit der folgenden Formel alle e durch ein i ersetzen:

=WECHSELN(A1;"e";"i")

Dann steht dort als Ergebnis Das ist iin intirissantir Tixt.

So wechseln Sie einzelne Zeichen aus.

Text-Tipp 8: Texte ersetzen (2)

Mit der ähnlichen =ERSETZEN(...)-Funktion können Sie sogar Textteile einfach ersetzen, egal, was dort vorher stand. Mit

=ERSETZEN(A1;29;1;"s")

tauschen Sie an der 29. Position ein Zeichen gegen ein s aus. Das Ergebnis ist dann Das ist ein interessanter Test mit dem geänderten, vorletzten Buchstaben. Eine Jahreszahl 2009 in einer Zelle A2 wird mit

=ERSETZEN(A2;3;2;"10")

zu 2010, wobei in A1 auch eine beliebige andere Zahl von 2001 bis 2099 stehen dürfte:

Sie können auch Teile einer Zahl austauschen.

Text-Tipp 9: Leerzeichen aufräumen

Gerade beim Import aus Textdateien bleiben oftmals Leerzeichen vor oder hinter Texten übrig. Diese lassen sich mit der =GLÄTTEN(...)-Funktion entfernen. Aus =GLÄTTEN(" Lorenz Hölscher ") wird Lorenz Hölscher ohne Leerzeichen.

Entfernen Sie überflüssige Leerzeichen!

Sogar die mehrfachen Leerzeichen zwischen Vor- und Nachnamen werden auf eines reduziert. Statt einer Zeichenkette als Argument, wie hier, können Sie selbstverständlich auch eine Zelladresse angeben.

Text-Tipp 10: Länge eines Textes messen

Die =LÄNGE(...)-Funktion misst die Länge eines Textes, jedoch nicht in Zentimetern oder Pixeln, sondern immer in der Anzahl der Zeichen. Die folgende Formel

=LÄNGE("akademie")

gibt daher als Ergebnis 8 zurück, weil das Wort acht Buchstaben hat.

So ermitteln Sie die Anzahl der Buchstaben.

Es ist eigentlich nicht möglich, die tatsächliche Breite eines Textes zu ermitteln. Sie könnten sich damit behelfen, dass Sie einen Text in A1 schreiben und die Spaltenbreite per Doppelklick optimieren. Die Formel

=ZELLE("Breite";A1)

würde dann die Breite der Spalte A angeben. Der Wert ist allerdings gerundet, nicht in Pixeln und zudem unabhängig von einer Änderung der Spaltenbreite. Sie müssten also bei jeder Änderung die Formel neu berechnen lassen.

So ermitteln Sie die Spaltenbreite.