Steuern: Abschreibungsmöglichkeiten im Überblick

Von: Josef Ellenrieder
Stand: 1. März 2010
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Josef Ellenrieder, Jahrgang 1943, Diplom Betriebswirt FH, lehrt an diversen Fachhochschulen, Industrie- und Handelskammern, Handwerkskammern die Themen: Betriebswirtschaft, Volkswirtschaft, Rechnungs ...

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Poolabschreibungen für Sammelposten

Seit 2008 sind Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten netto (ohne Umsatzsteuer) mehr als 150 Euro, aber nicht mehr als 1.000 Euro betragen,

  • beweglich, abnutzbar und

  • selbständig nutzbar sind,

jeweils jährlich zu einem Sammelposten zusammenzufassen.

Dieser Sammelposten ist im Jahr der Bildung und den folgenden vier Jahren mit jeweils 1/5 Gewinn mindernd aufzulösen. Diese Regelung ist zwingend anzuwenden, eine Wahlmöglichkeit besteht nicht. Für die Anschaffungen eines jeden Jahres ist jeweils ein eigener Sammelposten zu bilden.

Zwingende Einstellung in den Sammelposten

Es besteht keine Wahlmöglichkeit, so dass die angeschafften oder hergestellten Wirtschaftsgüter eines jeden Jahres jeweils in einen eigenen Sammelposten einzustellen sind.

Beispiel: Der Unternehmer hat in 2008 die folgenden Gegenstände angeschafft:

Bezeichnung

Datum

Bruttobetrag

Vorsteuer

Nettobetrag

Schreibtisch

15.5.2008

1.020 Euro

162,86 Euro

857,14 Euro

Schreibtischstuhl

16.6.2008

914 Euro

145,93 Euro

768,07 Euro

Stehlampe

18.9.2008

280 Euro

44,71 Euro

235,29 Euro

Aktenschrank

6.11.2008

1.120 Euro

178,82 Euro

941,18 Euro

Notebook

8.12.2008

999 Euro

159,50 Euro

839,50 Euro

Gesamtbetrag

4.333 Euro

691,82 Euro

3.641,18 Euro

Verwendung und Einrichtung der Konten

Der Unternehmer bucht alle Wirtschaftsgüter, die zum Sammelposten gehören, in jedem Jahr auf ein gesondertes Konto "Geringwertige Wirtschaftsgüter (Sammelposten)". Dabei ist es erforderlich, für jedes Jahr jeweils ein neues Konto einzurichten, das mit der entsprechenden Jahreszahl versehen werden sollte.

Es ist allerdings nur ein Konto erforderlich, über das der Unternehmer die Sammelposten mit jährlich 1/5 als Aufwand wieder auflöst. Es ist das Konto mit der Bezeichnung "Abschreibung auf den Sammelposten geringwertige Wirtschaftsgüter" zu verwenden.

Zuordnung erfolgt nach dem Nettobetrag

Für die Einstellung in den Sammelposten ist immer der Nettobetrag maßgebend und zwar auch dann, wenn der Unternehmer nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Die nicht als Vorsteuer abziehbare Umsatzsteuer gehört jedoch zu den Anschaffungs- oder Herstellungskosten. Unternehmer, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, müssen deshalb den Bruttobetrag in den Sammelposten einstellen, auch wenn dieser über 1.000 Euro liegt.

Beispiel: Die Auflösung des in 2008 gebildeten Sammelpostens sieht - abhängig von der Möglichkeit des Vorsteuerabzugs - wie folgt aus:

Berechtigung zum Vorsteuerabzug

Keine Berechtigung zum Vorsteuerabzug

Gesamtbetrag des Sammelpostens

3.641,18 Euro

4.333 Euro

1. Auflösung (AfA) 1/5 in 2008

728,24 Euro

866,60 Euro

2. Auflösung (AfA) 1/5 in 2009

728,24 Euro

866,60 Euro

3. Auflösung (AfA) 1/5 in 2010

728,24 Euro

866,60 Euro

4. Auflösung (AfA) 1/5 in 2011

728,23 Euro

866,60 Euro

5. Auflösung (AfA) 1/5 in 2012

728,23 Euro

866,60 Euro

Ausweis am 31.12.2012

0 Euro

0 Euro

Der Unternehmer muss also in jedem Jahr des 5-Jahreszeitraums den Betrag von 728,23 Euro bzw. 866,60 Euro buchen.

Änderungen im 5-Jahres-Zeitraum bleiben unberücksichtigt

Es ist zu beachten, dass Wirtschaftsgüter, die einmal in den Sammelposten eingestellt sind, auch dort verbleiben. Der Sammelposten bleibt also auch dann unverändert, wenn das Wirtschaftsgut vor Ablauf von fünf Jahren aus dem Betriebsvermögen ausscheidet; es ist daher unerheblich, ob und wann es unbrauchbar wird oder verkauft wird.

Die Nutzungsdauer der einzelnen Wirtschaftsgüter ist ebenfalls unerheblich. In den Sammelposten, der über 5 Jahre aufgelöst wird, werden Büromöbel mit einer Nutzungsdauer von 13 Jahren ebenso aufgenommen wie ein Notebook mit einer Nutzungsdauer von nur drei Jahren.

Vor- und Nachteile des Sammelpostens

Die Absenkung des Grenzwerts bei geringwertigen Wirtschaftsgütern stellt - gegenüber der bis 31.12.2007 geltenden Rechtslage - insgesamt eine deutliche Verschlechterung dar. Der neue Sammelposten bringt aber Vorteile bei den Wirtschaftsgütern, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten zwischen 410 Euro und 1.000 Euro liegen, wenn die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer mehr als 5 Jahre beträgt.

Der Sammelposten bringt Nachteile, wenn die Nutzungsdauer weniger als 5 Jahre beträgt oder das Wirtschaftsgut vor Ablauf von 5 Jahren aus dem Betriebsvermögen ausscheidet.

Betroffen sind ausschließlich abnutzbare bewegliche und selbständig nutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens

Im betrieblichen Bereich dürfen nur Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens in den Sammelposten eingestellt werden. Umlaufvermögen, das zum Weiterverkauf oder Verbrauch im eigenen Betrieb bestimmt sind, scheiden aus. Es dürfen nur bewegliche Wirtschaftsgüter erfasst werden, unbewegliche Wirtschaftsgüter wie Gebäudeteile, An- und Ausbauten, Platzbefestigungen, Ladeneinbauten werden nicht einbezogen.

Die Einstellung in den Sammelposten setzt voraus, dass es sich um selbständig nutzbare Wirtschaftsgüter handelt.

Höhe der Anschaffungs- oder Herstellkosten

Für die Beurteilung, ob ein Wirtschaftsgut in einen Sammelposten einzustellen ist, ist immer der Nettobetrag ausschlaggebend. Ob die Umsatzsteuer, die in Rechnung gestellt wird, in vollem Umfang, teilweise oder nicht als Vorsteuer abgezogen werden kann, ist unerheblich.

Beispiel: Ein Dozent, der ausschließlich umsatzsteuerfreie Leistungen erbringt, kann keine Vorsteuer geltend machen. Er kauft in 2008 einen

Schreibtisch für

1.000 Euro

+ 19% Umsatzsteuer

190 Euro

Anschaffungskosten

1.190 Euro

Ohne Umsatzsteuer wird der Grenzwert von 1.000 Euro nicht überschritten. Es handelt sich daher um ein Wirtschaftsgut, das der Dozent in den Sammelposten einstellen und über 5 Jahre abschreiben muss, obwohl die Anschaffungskosten wegen des fehlenden Vorsteuerabzugs 1.190 Euro betragen.

Ist für mehrere Gegenstände auf einer Rechnung nur ein Gesamtpreis angegeben, läuft man Gefahr, dass das Finanzamt die Einstellung in den Sammelposten ablehnt. Daher sollten Sie eine detaillierte Rechnung verlangen, in der jeder Gegenstand einzeln mit seinem Preis aufgeführt ist.

Skonti und Rabatte

Für die Beurteilung, ob ein Wirtschaftsgut vorliegt, das in den Sammelposten einzustellen ist, sind die Anschaffungs- oder Herstellungskosten ohne Umsatzsteuer maßgebend. Da Skonti und Rabatte die Anschaffungskosten mindern, ist der Betrag maßgebend, der sich nach deren Abzug ergibt.

Beispiel:

Ein Unternehmer kauft einen Schreibtisch für 1.010 Euro, bei seiner Zahlung zieht er 2% Skonto ab und rechnet dann wie folgt:

Kauf eines Schreibtischs für

1.010 Euro

- 2% Skonto

20,20 Euro

Anschaffungskosten netto

989,80 Euro

+ 19% Umsatzsteuer

188,06 Euro

Gezahlter Betrag

1.177,86 Euro

Ergebnis: Nach Abzug von Skonto ergibt sich ein Betrag, der 1.000 Euro nicht überschreitet. Es handelt sich daher um ein Wirtschaftsgut, das in den Sammelposten einzustellen ist.

Skonti beim Jahreswechsel

Liegt beim Jahreswechsel die Anschaffung vor dem 1.1. und der Abzug des Skontobetrags nach dem 31.12., kann er im abgelaufenen Jahr nicht mehr abgezogen werden. Schafft der Unternehmer das Wirtschaftsgut z. B. noch im Jahr 2008 für netto 1.010 Euro an und zahlt er erst unter Abzug von 2 % Skonto nach dem 31.12.2008, dann ist der Betrag von 1.010 Euro maßgebend, so dass das Wirtschaftsgut nicht in den Sammelposten eingestellt werden kann. Die Anschaffungskosten mindern sich erst im Zeitpunkt der Zahlung, d.h. im neuen Jahr, dieses ist jedoch nicht mehr das Jahr der Anschaffung.

Wenn die Einstellung in den Sammelposten gewollt ist, empfiehlt es sich, beim Einkauf kurz vor dem Jahreswechsel sofort, z. B. mit Scheck, EC- oder Kreditkarte zu zahlen, wenn damit der Skontoabzug erreicht wird, sodass sich der Nettobetrag auf 1.000 Euro oder weniger reduziert.

Einlage von geringwertigen Wirtschaftsgütern

Legt ein Unternehmer ein Wirtschaftsgut aus seinem Privatvermögen ins Betriebsvermögen ein und überschreitet der Einlagewert den Grenzwert von 150 Euro, nicht aber den Betrag von 1.000 Euro, werden die eingelegten Wirtschaftsgüter (z. B. Aktenregal, Tisch, Stühle) in den neuen Sammelposten eingestellt.

Der Wert der Einlage ist wie folgt anzusetzen:

  • mit den Anschaffungskosten ggf. abzüglich Abschreibung, wenn die Einlage innerhalb von drei Jahren nach der Anschaffung erfolgt;

  • mit dem Teilwert, wenn zwischen Anschaffung und Einlage mehr als drei Jahre liegen.

Bei Wirtschaftsgütern, die innerhalb von drei Jahren vor der Einlage angeschafft oder hergestellt wurden, werden die Anschaffungs- oder Herstellungskosten angesetzt. Die Abschreibung, die bereits im Zeitraum zwischen Anschaffung bzw. Herstellung und der Einlage beansprucht wurde bzw. auf diesen Zeitraum entfällt, ist davon abzuziehen.

Die Abschreibung muss auch dann abgezogen werden, wenn diese bisher steuerlich nicht geltend gemacht wurde. In diesen Fällen sollte immer nur die normale zeitanteilige Abschreibung für die Zeit zwischen Anschaffung und Einlage angesetzt werden.

Bei Gegenständen, für die vor der Einlage ins Betriebsvermögen bereits Abschreibungen als Werbungskosten geltend gemacht wurden, ist die Abschreibung eingeschränkt. Die Höchstgrenze ist wie folgt zu ermitteln:

Ursprüngliche Herstellungs- oder Anschaffungskosten
- als Werbungskosten geltend gemachte Abschreibung
= Abschreibungs-Höchstgrenze nach Einlage

Aufzeichnungspflichten beim Sammelposten

Bei Wirtschaftsgütern, die in einen Sammelposten eingestellt werden, kommt es nur auf die zutreffende Zuordnung im Jahr der Anschaffung oder Herstellung an. Der Unternehmer weist für alle Wirtschaftsgüter zwischen 150 Euro und 1.000 Euro, die er in 2008 anschafft oder herstellt, den "Sammelposten 2008" aus. Dieser wird im Jahr 2008 und den folgenden Jahren zu jeweils 1/5 aufgelöst, sodass der Sammelposten 2008 am 31.12.2012 einen Wert von 0 Euro ausweist.

Schneller abschreiben mit Hilfe des Sammelpostens

Diese Neuregelung führt daher im Ergebnis dazu, dass die Wirtschaftsgüter - unabhängig von der tatsächlichen Nutzungsdauer - über 5 Jahre abgeschrieben werden, was sich zum Vor- oder Nachteil auswirken kann. Gestaltungsspielraum ist dann vorhanden, wenn es sich um Wirtschaftsgüter handelt, die im Preissegment um 1.000 Euro liegen.

Tatsächliche Nutzungsdauer

Vorteilhaft, wenn Anschaffungskosten nicht mehr als 1.000 Euro liegen

Vorteilhaft, wenn Anschaffungskosten mehr als 1.000 Euro liegen

Mehr als 5 Jahre

Ja

Nein

Weniger als 5 Jahre

Nein

Ja

Genau 5 Jahre

Ja (gleiche Auswirkung nur bei Anschaffung im Januar)

Nein (gleiche Auswirkung nur bei Anschaffung im Januar)

Es ist also nachteilig, ein Notebook für 999 Euro zu kaufen, weil es dann über 5 Jahre verteilt abgeschrieben wird. Kostet das Notebook netto 1.001 Euro, wird es über 3 Jahre abgeschrieben. Wenn Wirtschaftsgüter mit einer längeren Nutzungsdauer, z. B. Büromöbel mit einer Nutzungsdauer von 13 Jahren in den Sammelposten eingestellt werden können, verkürzt sich die Abschreibung auf 5 Jahre.

Sobald die Anschaffung nicht im Januar, sondern in einem späteren Monat erfolgt, ist die Einstellung in einen Sammelposten auch dann günstiger, wenn die Nutzungsdauer des Wirtschaftsgutes genau 5 Jahre beträgt. Die Auflösung des Sammelpostens erfolgt auch im Anschaffungsjahr mit 1/5 ohne zeitanteilige Kürzung. Bei der normalen linearen Abschreibung kann diese nur zeitanteilig ab dem Monat der Anschaffung beansprucht werden.

Beispiel: Unternehmer X schafft im Dezember 2008 ein Wirtschaftsgut an, das eine Nutzungsdauer von 5 Jahren hat. Die Anschaffungskosten betragen 1.000 Euro bzw. 1.005 Euro. Die folgende Berechnung zeigt, dass die Einstellung in den Sammelposten günstiger ist:

Posten

Abschreibung als Sammelposten 1/5

Lineare zeitanteilige Abschreibung

Anschaffungskosten

1.000 Euro

1.005 Euro

Auflösung Sammelposten mit 1/5

200 Euro

Zeitanteilig: 201 Euro : 12 * 1

16,75 Euro

Wert am 31.12.2008

800 Euro

988,25 Euro

Ergebnis: Je später im Jahr ein Wirtschaftsgut mit einer fünfjährigen Nutzungsdauer angeschafft wird, desto vorteilhafter ist es, wenn die Anschaffungskosten die 1.000-Euro-Grenze nicht überschreiten.

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