Der wesentliche Unterschied zwischen Formularen und Berichten ist deren Möglichkeit, mehrere Zwischenebenen zu gruppieren.

Datumswerte wie in der tblBuchungen lassen sich damit einfach täglich, monatlich und jährlich in einem einzigen Bericht gruppieren. Dazu starten Sie mit Einfügen/Bericht am besten den Assistenten:

Wählen Sie im Assistenten die richtige Datenquelle tblBuchungen aus

Sie können im ersten Schritt des Assistenten dann mit der >>-Schaltfläche alle Felder übernehmen:

Alle Felder der Datenquelle werden übernommen

Im folgenden Schritt hat Access bereits das Referenz-Feld bucktoNrRef auf eine Nachschlage-Tabelle, nämlich auf tblKonten, entdeckt und schlägt deshalb vor, nach diesem zu gruppieren:

Automatisch erkannte erste Gruppierungsebene

Zusätzlich soll noch das Datum als Gruppierung eingesetzt werden, deswegen können Sie bucDatum markieren und mit der >-Schaltfläche hinzufügen:

Zwei Gruppierungsebenen im Berichtsassistenten

Im nächsten Schritt des Assistenten können Sie noch unter den nicht gruppierten Feldern auswählen, dass beispielsweise bucDatum noch sortiert werden soll:

Nach den Gruppierungs-Einstellungen sind hier noch für die anderen Felder Sortier-Angaben möglich

Anschließend fragt der Assistent außer den inhaltlichen Angaben noch die Gestaltungsmöglichkeiten ab. Um möglichst viel Platz auf dem Bericht zu haben, wird seine Orientierung hier auf Querformat und das Layout auf Links ausrichten 2 gestellt.

Layout-Einstellungen für den Bericht

Der vorletzte Schritt im Berichts-Assistenten ermöglicht die Auswahl aus verschiedenen AutoFormaten. Diese können Sie übrigens vom Berichts-Entwurf aus auch mit Format/AutoFormat verändern und speichern.

Auswahl eines AutoFormats für den Bericht

Schließlich geben Sie im letzten Schritt den Titel für den Bericht an:

Titel für den Bericht

Leider wird dabei ungefragt auch der Titel als gespeicherter Name für den Bericht benutzt, aber immerhin ist der Bericht nun fertig:

Die Vorschau auf den fertigen Bericht

Na gut, fertig, aber noch nicht besonders schön. Daher kommt nun ein wenig Detailarbeit. Wechseln Sie bitte zuerst einmal in die Entwurfsansicht:

Die Entwurfsansicht zu dem bisherigen Bericht

Zuallererst können Sie die wenig schönen Beschriftungen austauschen, ein paar überflüssige Linien entfernen und die Schriften einheitlicher gestalten. Das ändert an der Funktionalität wenig, macht aber den Bericht viel übersichtlicher:

Der optisch verbesserte Entwurf des Berichts

Jetzt sieht der Bericht im Ergebnis viel kompakter und übersichtlicher aus:

Die neue Ansicht des Berichts

Allerdings sollte der Bericht ja täglich, monatlich und jährlich gruppiert werden. Bevor wir hier die entsprechenden Einstellungen vornehmen, müssen zuerst einmal passende Daten vorbereitet werden, denn bisher gibt es keine mehrfachen Buchungen am gleichen Tag. Ergänzen Sie bitte in der Tabelle tblBuchungen die folgenden Daten ab bucID 19:

Zusätzliche Daten in der Tabelle tblBuchungen

Mit den neuen Daten verändert sich der Bericht wie folgt:

Die zusätzlichen Daten für das Konto 1234567 sind sichtbar

Jetzt erst wäre die geplante tägliche und jährliche Gruppierung zu sehen. Für die bereits vorhandene monatliche Gruppierung sollen aber auch noch die Zwischensummen angezeigt werden.

Dazu müssen Sie im Berichtsentwurf mit Ansicht/Sortieren und gruppieren das entsprechende Fenster anzeigen lassen. Markieren Sie dort die bucDatum-Zeile und stellen deren Gruppenfuß-Eigenschaft auf Ja. Sollten in diesem Fenster noch mehrere bucDatum-Zeilen zu sehen sein, können Sie die übrigen löschen.

Außerdem fügen Sie in dem nun neu erschienenen bucDatum-Fußbereich ein ungebundenes Textfeld mit der Formel =Summe([bucDatum]) und der Beschriftung Monatssumme ein:

Der Bericht ist um einen monatlichen Gruppenfuß erweitert

Jetzt zeigt der fertige Bericht wie gewünscht den monatlichen Saldobetrag:

Der Bericht zeigt den monatlichen Saldo an

Nun soll der Entwurf um eine neue Gruppierungsebene erweitert werden. Dazu müssen Sie im SortierenUndGruppieren-Fenster lediglich in einer neuen Zeile ein Feld angeben, in diesem Fall wieder bucDatum mit Gruppenkopf und Gruppenfuß-Eigenschaft auf Ja wie im folgenden Bild:

Eine neue Gruppierungsebene für die Tagessummen

Kopieren Sie nun aus dem bisherigen bucDatum-Kopfbereich und bucDatum-Fußbereich die dort enthaltenen Textfelder für Buchungsmonat und Monatssumme in die neu entstandenen (und hier gelb hinterlegten) Bereiche. Die Beschriftungen passen Sie sinnvoll an und ändern die Formel im Kopfbereich ohne Format()-Funktion einfach auf bucDatum.

Bericht mit (gelb hinterlegten) Tagessummen

Damit ist ein Teil der Aufgabe erledigt, die tägliche und die monatliche Summe sind errechnet. Die jährliche Gruppierung funktioniert genauso, allerdings muss im SortierenUndGruppieren-Fenster mit der Einfg-Taste eine Zeile dazwischengefügt werden:

Der Bericht ist nun um eine weitere Gruppierungsebene für das Jahr erweitert

Auch in diese (hier grün hinterlegten) neu entstandenen Gruppierungsebenen kopieren Sie wieder die Textfelder aus den bisherigen Bereichen und passen sie an, wie in der obigen Abbildung zu sehen. Damit ist der Bericht fertig, auch wenn das Ergebnis hier erst über zwei Seiten hinweg zu beurteilen ist:

Für das Konto 1234567 ist zu sehen, dass zwei Jahre gruppiert wurden

Wie Sie sehen, lassen sich auch Berichte mit mehreren Gruppierungsebenen recht leicht erstellen.

In solchen Gruppierungsbereichen sind berechnete Felder wie schon in der Fußzeile des (Endlos-)Formulars möglich, welche vor allem auf die Aggregat-Funktionen wie Summe, Minimum, Maximum, Anzahl, etc. zurückgreifen.

Anhand der Gruppierung, in welche sie eingefügt sind, "wissen" sie, welcher Teil der Datensätze berücksichtigt werden soll. Daher können die Formeln in allen drei Fußzeilen identisch sein.