Ein paar Möglichkeiten in Berichten sind unabhängig von deren Gruppierung oder sonstigen inhaltlichen Vorgaben in Berichten. Diese sollen hier daher vorgestellt werden.

Durchnummerieren

Anders als in Abfragen und Formularen können Sie in Berichten die Datensätze zeilenweise durchnummerieren, indem Sie die passende Option zu einem Feld einstellen.

Im Bericht ist es (anders als bei Abfragen oder Formularen) möglich, Zeilen automatisch zu nummerieren. Fügen Sie dazu in einen Detaildatensatz ein neues leeres Textfeld ein und geben ihm die Formel =1. Dann stellen Sie dessen Laufende Summe-Eigenschaft auf Über Gruppe ein.

Die Datensätze werden nun für die innerste Gruppe immer wieder bei 1 beginnend mit Nummern versehen:

Für das Konto 1234567 ist die Nummerierung zu sehen

Wenn Sie die Datensätze des gesamten Berichts durchnummerieren wollen, ändern Sie die Laufende Summe-Eigenschaft auf Über Alles.

Mehrspaltige Berichte

Access kann Berichte auch mehrspaltig ausgeben, wenn Sie ein paar grundlegende Einstellungen richtig vornehmen.

Ebenfalls ein Unterschied zu Formularen ist die Fähigkeit von Berichten, mehrspaltige Ergebnisse zu erzeugen. Das ist leider nicht besonders intuitiv, sondern im Dialog Datei/Seite einrichten einzugeben.

In der Registerkarte Spalten stellen Sie mehrspaltige Berichte ein

Wenn in diesem Fall für ein zweispaltiges Layout noch eine Breite von 13,2 cm übrig bleibt, müssen Sie im Detailbereich anhand des sichtbaren Lineals dafür sorgen, dass kein Element diesen Wert überschreitet.

Im Entwurf zweispaltiger Berichte müssen Sie auf das Lineal achten

Die Kopf- und Fußbereiche hingegen nutzen noch die komplette Breite der DIN A4-Seite.

So sieht der zweispaltige Bericht des vorigen Entwurfs aus

Allerdings gibt es auch hier Fallstricke, die lästig (und keineswegs auf mehrspaltige Drucke begrenzt) sind. Die zur Verfügung stehende, bedruckbare Breite ist die Papierbreite minus dem linken und rechten Rand. Dieser jedoch ist standardmäßig auf erstaunliche 2,54 cm (nämlich 1 Zoll) eingestellt. Daher sind normalerweise nur (21-2*2,54=) 15,5 cm nutzbar, bevor Access beschließt, den Rest weiter rechts auf einem weiteren Blatt zu drucken.

Sie können diese großzügigen Ränder genau für diesen Bericht in Datei/Seite einrichten-Dialog ändern (womit klar wird, dass trotz des Menütitels eben doch keine Datei-weite Änderung stattfindet):

Im Datei/SeiteEinrichten-Dialog ändern Sie auch die Seitenränder

Um alle zukünftigen Berichte mit geeigneten Rändern auszustatten, ändern Sie die Werte im Extras/Optionen-Dialog.

Bei den Optionen lassen sich die Ränder für zukünftige Berichte angeben