Microsoft Access eignet sich vortrefflich für das Verwalten von Adressen. Früher oder später sollen diese Adressen in einem Bericht angezeigt werden - entweder in Form einer Anschrift oder auch in einem Bericht zum Erstellen von Adress-Etiketten. Mit einigen Tricks stellt der Bericht die Anschriften ganz nach Wunsch dar.

Access-Berichte eigenen sich perfekt zum Erstellen von Briefen oder Adressetiketten - einzige Voraussetzung ist eine Tabelle mit den gewünschten Adressdaten. Damit lassen sich leicht Briefe an eine Reihe von Adressaten versenden oder Etikettenbögen bedrucken. Die zugrunde liegende Tabelle sieht etwa wie folgt aus:

Diese Tabelle dient als Datenherkunft für den Ausdruck von Adressen per Bericht.

Hat man einen neuen Bericht erstellt und diesem die passende Adresstabelle oder eine darauf basierende Abfrage als Datenherkunft zugewiesen, kann es schon losgehen:

Ziehen Sie die gewünschten Felder aus der Feldliste in den Entwurf und passen Sie diese wie gewünscht an. Für zusammengesetzte Felder wie etwa Anrede/Titel/Vorname/Nachname oder PLZ/Ort verwenden Sie neue, leere Textfelder, für die Sie die in der Abbildung zu erkennenden Ausdrücke als Steuerelementinhalt festlegen:

Dieser Entwurf eines Berichts könnte etwa für den Ausdruck von Adressetiketten herhalten.

Das Ergebnis ist schon nicht schlecht, offenbart aber gewisse Schwächen: Sobald eines der Felder nicht gefüllt ist, entstehen entweder eine leere Zeile (wie bei der Firma oder dem Namen der Person) oder unregelmäßige Zwischenräume - etwa wenn eine Person keinen Titel trägt.

Bei allzu unflexibler Berichtsgestaltung wirken sich fehlende Informationen in den zugrunde liegenden Daten unangenehm aus.

Um die durch fehlende Daten entstehenden Zwischenräume zu schließen, wenden Sie folgenden Trick an: Entfernen Sie einfach die einzelnen Felder und ersetzen Sie diese durch ein großes Feld mit zusammengesetztem Steuerelementinhalt. Um die gleiche Darstellung wie mit obigem Bericht zu erreichen, verwenden Sie dabei folgenden Ausdruck und stellen die Eigenschaft Vergrößerbar des Textfeldes auf den Wert Ja ein: