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Zu Hause und doch im Büro: Arbeiten im Home Office

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Stand: 18. September 2007

Die Arbeit richtig organisieren

Selbstorganisation: Ein Muss für jeden Telearbeiter

Arbeit organisieren

Jeder Telearbeiter bestätigt es: Die größte Annehmlichkeit ist die deutlich freiere Einteilung der Arbeitszeit. Nicht mehr Zeit totschlagen im Büro, sondern gezielt dann arbeiten, wenn Sie am produktivsten sind. Soweit die Theorie. In der Praxis funktioniert das zwar deutlich besser als im Büro, so ganz ohne Einschränkungen sind Sie aber natürlich trotzdem nicht. Aspekte wie die Erreichbarkeit für Kollegen und Kunden, der dringende Termin übermorgen oder familiäre Rahmenbedingungen sorgen dafür, dass Ihre Arbeitszeit nicht ganz so flexibel ist.

Trotzdem haben Sie die Möglichkeit, bestimmte Dinge dann zu tun, wann es Ihrem Rhythmus entspricht. Nehmen Sie sich diese Freiheit unbedingt. Sie werden zum einen merken, dass Sie die Dinge dann schneller erledigen und zum anderen sorgt das für den notwendigen Motivationsschub.

Tagesplanung

Machen Sie sich einen Tagesplan. Dieser ist unabhängig von Ihrer To-Do-Liste. Natürlich nimmt Ihr Tagesplan die Punkte dieser Liste auf. Genauso wie anstehende berufliche und private Termine. Ein Grundprinzip ist die Schriftlichkeit. Nutzen Sie dazu ein Werkzeug, das Ihnen Spaß macht.

Eine Möglichkeit ist, Ihren Kalender dazu zu nutzen. Planen Sie darin, von wann bis wann Sie welche Tätigkeit aus der To-Do-Liste erledigen wollen. Nutzen Sie Microsoft Outlook, dann können Sie einfach eine Aufgabe mit der Maus per drag-and-drop auf den Kalender ziehen und die Zeit entsprechend einstellen. Achten Sie darauf, dass Sie nicht mehr als zwei Drittel der Zeit verplanen. So bleibt Puffer für Unvorhergesehenes und Sie geraten nicht in Stress, wenn eine Aufgabe länger als geplant dauert.

Persönlich nutze ich ein anderes Verfahren, dass noch pragmatischer ist. Es besteht aus einer DIN A6-Karteikarte pro Tag. Darauf schreibe ich mir am Morgen die drei, maximal vier Dinge, die ich an jenem Tag unbedingt erledigen will. Ist das To-Do erledigt, dann wird es durchgestrichen. Auf der Rückseite notiere ich mir die Dinge, die ich an diesem Tag sonst noch erledigt habe.

Die Maßnahme hat zwei Effekte. Zum einen zeigt Ihnen ein solcher Tagesplan, was Sie alles erledigt haben. Das erzeugt ein Gefühl der Bestätigung und der Befriedigung. Zum anderen erinnert er Sie an Dinge, die Sie noch vorhaben. Wichtig ist, dass Sie den Plan gut sichtbar platzieren. Sie können die Karteikarte natürlich auch durch einen einfachen Zettel ersetzen, der allerdings mehr Platz am Schreibtisch braucht.

E-Mail Chaos ade

Der Arbeitsalltag von Telearbeitern wird noch viel mehr als bei Angestellten von E-Mail dominiert. Wie Sie unkompliziert System und Ordnung in Ihre Mailbox bringen und mit einem leeren E-Mail-Posteingang in den Feierabend gehen können, dass zeigt Ihnen der Beitrag:

Machen Sie Feierabend

Denken Sie daran, Feierabend zu machen. Zu groß ist die Versuchung, auch noch nachts auf der Couch zu arbeiten. Die Erfahrung zeigt, dass Telearbeiter im Vergleich zu Büroarbeitern eher mehr statt weniger arbeiten. Das ist zum einen bedingt durch die zielorientierte Arbeitsweise und zum anderen durch die fehlende räumliche Trennung.

Procrastination und Ablenkung

Sie werden feststellen, dass Sie einen sehr mächtigen Gegner haben: Den inneren Schweinehund. Noch schnell das Geschirr spülen, der Boden müsste wieder gesaugt werden, wichtige Besorgungen stehen an und die Balkonblumen haben auch ganz schön unter dem Wetter gelitten. Widerstehen Sie der Versuchung. Allzu häufig dienen die täglichen Dinge als Ausrede um nicht mit der Arbeit beginnen zu müssen.

Produktivitätskiller und Störquellen sind auch Zeitungen und Zeitschriften in der täglichen Post oder die Sammlung von Newsfeeds, die dringend gelesen werden müssten. All diese Dinge begünstigen die "Aufschieberitis", im Fachjargon "Procrastination" genannt.

Dabei unterscheidet man zwei Typen:

  • Der Erregungsaufschieber (arousal procrastinator) ist fest davon überzeugt, erst im letzten Moment und unter Druck so richtig arbeiten zu können. Eine Art von Autosuggestion und Adrenalin, die tatsächlich wirkt. Wiedererkannt? Ich kann Ihnen sagen, es ist schon ein tolles Gefühl, einige Zeit vor dem gesetzten Termin fertig zu sein und ganz entspannt nochmals die Qualität kontrollieren zu können und ohne vorherigen Stress zu einem Termin zu fahren.

  • Der Vermeidungsaufschieber (avoidance procrastinator) versorgt sich schon mal mit Begründungen fürs Scheitern.

Beispiel: Ausreden

Man hätte ja gekonnt, wenn

  • die Zeit nicht so knapp gewesen wäre.

  • die Reaktion anders ausgefallen wäre.

  • man bessere Informationen gehabt hätte.

Nun ist es nicht damit getan, nur zu sagen: "Dann tu es doch einfach!" Vielmehr ist es notwendig, sich mit einigen kleinen Tricks selbst zu überlisten. Solche könnten etwa sein:

  • Fühlen Sie sich vom großen Berg einer Aufgabe abgeschreckt? Jede Reise beginnt mit dem ersten Schritt. Teilen Sie sich doch den großen Berg in kleine, überschaubare Etappen. Diese sind weniger abschreckend als das große Ganze.

  • Häufig dauert es länger als geplant. Eine Binsenweisheit. Bauen Sie Puffer ein.

  • Stellen Sie Störungen ab. Die häufigsten Störquellen sind neue E-Mails und die Benachrichtigungsfunktion, das Surfen im Netz, die abonnierten Newsfeeds oder der spontane Plausch am Telefon. Schotten Sie sich während wichtiger Arbeiten gezielt von der Außenwelt ab, auch durch die verbindlich geschlossene Bürotür. So werden Sie schneller fertig und haben nachher mehr Zeit und Muße für den Plausch.

  • Vereinbaren Sie mit sich selbst feste, verbindliche Anfangszeiten. Erzählen Sie sich selbst immer wieder, dass Sie nichts lieber tun werden als die anstehende Aufgabe zu erledigen. Halten Sie sich dann strikt daran. Unrealistisch? Die Erfahrung zeigt, dass solche Tricks in vielen Fällen funktionieren und wir uns damit selbst entsprechend konditionieren können.

  • Ein guter Raum, neue und schöne Tools und eine angenehme Atmosphäre schaffen Motivation. Schaffen Sie sich Spaßfaktoren, dann fällt das Anfangen leichter.

  • Sie müssen bei einer Aufgabe vielleicht gar nicht am Anfang beginnen. Gibt es andere Einstiege, die mehr Spaß machen? Auch dieser Kurs ist nicht linear entstanden.

Andererseits: Manchmal ist Aufschieberitis auch gar nicht so schlimm. Das Thema und die Gedanken reifen noch etwas, die Ergebnisse werden besser als beim verkrampften "hinterher hecheln" nach To-Do-Listen. Das klappt aber nur, wenn Sie ein paar Regeln strikt beachten:

  • Keine Schuldgefühle.

  • 100%-ig aufschieben, nicht nur ein bisschen.

  • Bewusste Entscheidung für das Aufschieben, nicht einfach rauszögern.

  • Nicht einfach so aufschieben, sondern mit einem guten Grund.

  • Von Anfang an genügend Puffer in die persönliche Projektplanung und Aufgabenterminierung einbauen.

  • Schieben Sie nicht die unangenehmen Jobs auf. Die werden nur immer unangenehmer und belasten das Denken.

Sind Sie ein Morgen- oder Nachtmensch?

Gehören Sie zu den Menschen, die schon um halb sieben fröhlich hinter dem Schreibtisch sitzen? Oder eher zu jenen, die erst im Laufe des Vormittags so richtig auf Touren kommen? Egal wie, wichtig ist, dass Sie Ihren persönlichen Rhythmus erkennen und entsprechend leben. Denn nur weil Sie im Angestelltenverhältnis bisher um 7 Uhr anwesend waren heißt das noch lange nicht, dass Sie wirklich ein Morgenmensch sind. Anders herum ist es natürlich genauso. Stellen Sie das gewohnte Verhalten zu Beginn der Telearbeit ruhig mal zur Disposition und probieren Sie die andere Verhaltensweise aus. Sie haben jetzt die Möglichkeit dazu.

Bild vergrößernMorgen- und Nachtmenschen haben einen unterschiedlichen Arbeitsrhythmus

Die Grafik stellt Erkenntnisse dar, welche Zeiten für Morgen- und Nachtmenschen gut für bestimmte Tätigkeitstypen geeignet sind. Sie soll einen Anhaltspunkt geben. Finden Sie Ihren persönlichen Rhythmus.

Packen Sie Routinetätigkeiten in Phasen der schlechten Konzentration. Halten Sie auch die Pausen- und Schlafzeiten ein. Nachtmenschen können häufig noch länger produktiv sein, dann jedoch zu Lasten des Schlafes. Das ist auf Dauer nicht zu empfehlen .

Einige Dinge fallen in der Gegenüberstellung von Morgen- und Nachtmensch auf den ersten Blick auf:

  • Die Zeit zwischen 10 Uhr und dem Mittagessen ist die beste für die gemeinsame Arbeit von Morgen- und Nachtmenschen.

  • Das gemeinsame Mittagessen ist nicht gefährdet. Von 13 bis 14:30 Uhr bleibt genug Zeit zum informellen Gedankenaustausch.

  • Am Nachmittag und Abend gibt es kaum noch ein gemeinsames Zeitfenster.

Natürlich werden die Arbeitszeiten noch von einigen anderen Faktoren determiniert. Sinnvoller Weise zum Beispiel von Kundenbedürfnissen, Produktionserfordernissen und ähnlichem.

Noch ein Wort zur Pausengestaltung: Machen Sie regelmäßig AKTIV Pause. Aktiv bedeutet NICHT "Internet surfen" oder "Newsfeeds lesen". Gehen Sie an die frische Luft, laufen Sie ein paar Schritte, trinken Sie - weg vom Schreibtisch - eine schöne Tasse Kaffee und lassen Sie die Gedanken schweifen. Machen Sie öfter eine kurze Pause (ca. 5 Minuten) und vergessen Sie auch eine längere Erholungspause zwischendurch nicht. Auch hier zeigt die Erfahrung, dass das gerade im Home-Office häufig zu kurz kommt.

Ansprechpartner organisieren

Als Telearbeiter nehmen Sie häufig viele verschiedene Rollen ein. Natürlich arbeiten Sie primär an Ihren Zielen. Sie sind aber auch IT-Problemlöser, Verantwortlich für den Nachschub an Büromaterial, Telefonzentrale, Reisebüro, Putzfrau und Hausmeister in Personalunion. Eine Menge lästiger Tätigkeiten, mit denen Sie im gut organisierten Unternehmen gar nicht konfrontiert werden. Sorgen Sie dafür, dass Sie für alle Bereiche, die Sie nicht selbst ausfüllen können oder wollen, kompetente Ansprechpartner haben, die Ihnen auch schnell zur Verfügung stehen.

  • Ziehen Sie den kleinen IT-Händler mit gutem Kundenservice dem vielleicht etwas billigeren Discounter vor.

  • Wählen Sie einen Telefonanbieter und -tarif, mit dem Sie sich flexibel organisieren können, z.B. über Weiterleitungen und Konferenzschaltungen.

  • Vielleicht sind auch (virtuelle) Bürodienstleister wie eBuero eine nützliche Option?

  • Suchen Sie sich einen günstigen und zuverlässigen Lieferanten für Büromaterial im Vorfeld und machen Sie sich schlau, wo Sie im Alltagsstress schnell neue Tintenpatronen oder Toner für den Drucker her bekommen. Vielleicht legen Sie sich auch ein kleines Lager dafür an.

  • Suchen Sie sich ein flexibles Reisebüro, bei dem Sie schnell komplette Reisen buchen können. Eventuell ist ein Reisebüro vor Ort die bessere Wahl, weil man dort schnell und einfach - und auch zu späterer Uhrzeit - flexibel auf Änderungen reagieren kann.

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Über den Autor:

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Alexander Greisle ist Trainer, Dozent und Berater. Seine Themenschwerpunkte sind die neue Arbeitswelt, Arbeits- und Lernmethoden und die Information Worker Performance. Zu seinen Kunden gehören namha ...

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