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Arbeitsprozesse und Routineaufgaben optimieren

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Stand: 25. Januar 2012

4 Praxis-Tipps zur Optimierung des Arbeitsprozesses

Aus dem Arbeitsprozess-Modell lassen sich einige Einzelaspekte ableiten - Kriterien für die Gestaltung wie nach außen sichtbare Zeichen eines funktionierenden Arbeitsprozesses.

1. Praxis-Tipp: So sorgen Sie dafür, dass der Output größer ist als der Input

Die Forderung "Output ist größer als Input" wird heute sehr häufig nicht erfüllt. Immer mehr Aufträge, immer mehr Unterlagen, immer mehr Chaos, ein zunehmend schlechtes Gewissen und schließlich ein stockender, ineffektiver Arbeitsprozess. Das können Sie tun:

  • Nehmen Sie sich vor: "Am Abend, wenn ich meinen Arbeitsplatz verlasse, ist der Eingangskorb leer, ebenso das E-Mail-Postfach; wichtige und schnell zu erledigende Vorgänge sind erledigt und weitergegeben, die restlichen Vorgänge sind terminiert und ordentlich abgelegt."

  • Kontrollieren Sie von Zeit zu Zeit, ob sich das geplante Arbeitsvolumen noch auf einem sinnvollen, handhabbaren Niveau bewegt. Es ist normal, dass es aufgrund natürlicher Schwankungen phasenweise ansteigt, es muss dann aber auch ruhigere Phasen geben, in denen Sie die Rückstände aufarbeiten können.

  • Steuern Sie rechtzeitig gegen, wenn Sie merken, dass Ihnen die Arbeit über den Kopf wächst. Die beiden Hebel, an denen Sie ansetzen können, sind Optimierung der Abläufe und Steuerung des Inputs - in Menge und Qualität.

2. Praxis-Tipp: So sorgen Sie für eine effektive Auftragsklärung

Klare Aufträge und eindeutige Zielvorgaben erleichtern eine effektive Aufgabenerledigung. Deshalb:

  • Gehen Sie bei der Auftragsklärung sorgfältig vor. Stellen Sie fest: Wie soll das gewünschte Ergebnis aussehen? Wann soll die Arbeit fertig sein? Sind Sie bzw. Ihre Mitarbeiter in Anbetracht der anderen Aufgaben in der Lage, Termin und Qualitätsmaßstab einzuhalten? Steht der Nutzen in einem angemessenen Verhältnis zum Ertrag?

  • Häufig können Sie Ihren Aufwand deutlich reduzieren, wenn Sie Ihrem Auftraggeber helfen, die Vorarbeit (Zieldefinition, Ausgangsmaterial usw.) gut aufzubereiten.

3. Praxis-Tipp: So optimieren Sie Zusammenarbeit und Kommunikation

In diesem Bereich gibt es grundsätzlich sehr viele Möglichkeiten zur Optimierung. Welche Aspekte in Ihrem Arbeitsbereich konkrete Ansatzpunkte zur Optimierung bieten, können Sie selbst am besten einschätzen. Beachten Sie dabei:

  • Gerade wenn Sie vor einiger Zeit neue technische Hilfsmittel (Computer inklusive Software, Telefonanlage, Maschinen usw.) eingeführt haben, sollten Sie analysieren, ob sich durch die neuen technischen Gegebenheiten nicht neue, wesentlich effektivere Möglichkeiten bieten, den Arbeitsprozess zu verschlanken.

  • Generell lohnt es sich, "Augen und Ohren offen zu halten" und zu prüfen, welche neuen Möglichkeiten es gibt bzw. welche längst vorhandenen Möglichkeiten nur unzureichend ausgeschöpft werden.

  • Überdenken Sie wegen des Multiplikationseffekts in erster Linie Arbeiten, die Sie besonders häufig durchführen. Seien Sie dabei selbstkritisch. Sehr viele Anwender arbeiten ständig mit Office-Software und kennen sich nur rudimentär mit wichtigen Funktionen wie sinnvollen Voreinstellungen, Standard-Vorlagen, Automatisierungsmöglichkeiten usw. aus.

  • Nutzen bzw. erstellen Sie für komplexere Vorgänge Checklisten oder eine Dokumentation der Verfahrensweise. So sorgen Sie nicht nur dafür, dass Sie nichts vergessen - Sie erleichtern sich auch die Delegation an andere Mitarbeiter.

4. Praxis-Tipp: So etablieren Sie neue Arbeitsabläufe

  • Tun Sie sich schwer damit, Einsparpotenziale einzuschätzen oder sich gar konkrete Maßnahmen zu überlegen? Dann kann es sehr hilfreich sein, für einige Zeit ein genaues Zeitprotokoll zu führen.

  • Wenn Sie eine neue, bessere Verfahrensweise gefunden haben, sollten Sie sie mit allen besprechen, die davon betroffen sind. Eine theoretisch noch so gute Lösung wird in der Praxis nur dann funktionieren, wenn sie von den Betroffenen mitgetragen wird.

  • Nehmen Sie einige Zeit nach einer Änderung den Arbeitsprozess erneut unter die Lupe. Prüfen Sie, ob er wirklich schon optimal läuft oder ob sich unerwünschte Nebeneffekte eingeschlichen haben. Steuern Sie gegebenenfalls noch einmal nach.

  • Wenn einmal etwas schief geht, werden oft Änderungen eingeführt, die diese Fehler vermeiden sollen. Wägen Sie ab, was aufwändiger ist: der laufende Aufwand für die Fehlervermeidung oder mit einem gewissen Fehlerrisiko zu leben.

  • Stellen Sie Arbeitsabläufe nicht zu häufig um. Die Routine in der Ausführung von Vorgängen bringt eine sehr hohe Effektivität. Wenn Sie zu häufig Änderungen vornehmen, spielt sich der Prozess nicht ein.


Weitere Informationen

Die Tabelle zur Analyse Ihrer Zeitsparpotenziale mit Muster sowie einer Vorlage für Ihre eigene Analyse können Sie gratis herunterladen: Download Zeitspartabelle.

Für Rückfragen schicken Sie eine E-Mail direkt an den Autor: josef.maiwald@zeit-gewinn.de

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Über den Autor:

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Josef Maiwald ist Diplom-Psychologe und Unternehmer. Er verfügt über umfassende Kenntnisse und Qualifikationen in den Bereichen Psychologie, Betriebswirtschaft und EDV.
Seit 1987 ist er in der Perso ...

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