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Arbeitsprozesse und Routineaufgaben optimieren

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Stand: 25. Januar 2012

Rationalisierungspotenzial erkennen

Wie das Beispiel oben deutlich macht, ist es nicht nur wichtig, die großen Geschäftsprozesse zu optimieren. Auch die vielen kleinen und unscheinbaren Dinge, schlagen am Ende auf den Konten "unnötiger Zeitverlust" und "vermeidbarer Stress" gehörig zu Buche:

Was glauben Sie, wie viel Zeit es Sie kostet, wenn Sie einmal täglich Ihren Schüssel, Ihre Brille oder wichtige Unterlagen nur fünf Minuten lang suchen? 5 Minuten mal 365 Tage pro Jahr ergibt eine Gesamtsumme von 1.825 Minuten oder 30,42 Stunden, die Sie zu 100% unproduktiv verbracht haben.

Neben diesen "Totalausfällen" gibt es bei Ihnen sicher auch Tätigkeiten, die ohne Qualitätsverlust gekürzt werden können.

Die folgende Tabelle zeigt, welche Einsparung sich summiert, wenn Sie bei täglichen, wöchentlichen, monatlichen und anderen regelmäßigen Tätigkeiten jeweils nur 5 Minuten einsparen:

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Wenn wir zunächst einmal vereinfachend davon ausgehen, Sie würden tägliche Vorgänge 365 mal ausführen, wöchentliche 52 mal usw. und Sie würden es schaffen, in jeder Rubrik jeweils nur 5 Minuten einzusparen, sparen Sie in der Summe 36,25 Stunden ein - also fast eine komplette Arbeitswoche.

Dehnen wir die Betrachtung auf "halbprivate" und private Aspekte wie den täglichen Weg zur Arbeit, die Zeitungslektüre oder die Freizeitgestaltung aus, erhöhen sich noch einmal die Möglichkeiten, Freiräume zu schaffen, für die Dinge, die vielleicht bisher zu kurz kommen (soziale Kontakte, die persönliche Weiterbildung, strategisch wichtige Überlegungen usw.).

Beispiele

Haben Sie sich im Verhalten von Herrn Spät wiedererkannt? Es gibt eine Reihe von Prozessen, die immer wieder oder sogar täglich ablaufen:

  • Das Morgenritual: Wie sieht der morgendliche Ablauf bei Ihnen aus? Sind Sie schon das erste Mal "schweißgebadet", wenn Sie Ihren Arbeitsplatz erreichen oder gestalten Sie den Start in den Arbeitstag auf eine angenehme Art und Weise, die es Ihnen auch ermöglicht, die morgendliche Stimmung, Vogelgezwitscher, Musik oder die Lektüre der Zeitung zu genießen?

  • Bedeutet der Weg zur und von der Arbeit für Sie verlorene Zeit oder nutzen Sie ihn für Lektüre, Entspannung oder Besorgungen?

  • Der Arbeitstag: Sind Sie, sobald Sie den Arbeitsplatz erreichen, in den Forderungen und Ansprüchen von Kollegen oder Kunden gefangen, arbeiten überwiegend auf Zuruf und wissen am Abend eigentlich gar nicht, was Sie alles geschafft haben? Oder sorgen Sie für ausreichend Freiraum, um eigene Ziele und Vorhaben aktiv voranzutreiben?

  • Werden wiederkehrende Abläufe effektiv gestaltet (Beantwortung von Anfragen, Bestellungen, Auslieferungen, Reklamationen, Zahlungen, Berichte, Datensicherung, Reisevorbereitungen, allgemeine Korrespondenz, usw.)? Werden komplexere Abläufe schriftlich dokumentiert und entsprechende Checklisten erstellt?

  • Regelmäßige (Team-) Besprechungen: Legen Sie zu Beginn der Sitzung eine Tagesordnung und Zeitlimits für die einzelnen Besprechungspunkte fest. Sorgen Sie für eine straffe Diskussionsleitung.

  • Ihr persönliches Selbstmanagement können Sie auch als Prozess oder als Ineinandergreifen von mehreren Prozessen verstehen. Auch hier lohnt es sich, eine Checkliste anzulegen, in der Sie Aspekte aufnehmen, die Sie in nächster Zeit verstärkt beachten wollen.

All diese Prozesse, die ständig routinemäßig ablaufen, sollten Sie in regelmäßigen Abständen immer wieder unter die Lupe nehmen, denn es kann sein, dass sich Abläufe einschleifen, die ineffektiv sind und die Sie unnötig Zeit und Energie kosten. Ideal ist es, wenn es Ihnen gelingt, möglichst viel von diesen Routinetätigkeiten zu automatisieren oder zumindest zu standardisieren und zu dokumentieren.

Es ist häufig gar nicht erforderlich, große Innovationen einzuführen und bewährte Abläufe umzukrempeln. Vielmehr stecken genügend Chancen in kleinen, scheinbar wenig bedeutenden Maßnahmen.

Im Folgenden wollen wir darauf eingehen, wo genau Sie persönlich "den Hebel ansetzen können" und welchen Effekt Sie dabei erzielen können.

Hilfsfragen

Wichtige Hilfsfragen können dabei sein:

  • Welche Aktivitäten und Termine stehen immer wieder an?

  • Welchen Weg geht ein bestimmter Vorgang (Anzahl der involvierten Personen, Dauer bis zum Abschluss)?

  • Wie oft nehme ich selbst bestimmte Vorgänge in die Hand?

  • Wie hoch ist der Einarbeitungsaufwand, wenn ein bestimmter Vorgang nach längerer Zeit wieder ansteht?

  • Wie hoch ist der Erklärungsaufwand, wenn ich die Erledigung bestimmter Vorgänge an andere delegiere?

  • Bei welchen Vorgängen gibt es mittlerweile neue, zeitsparende Techniken (insbesondere Werkzeuge, EDV-Techniken)?

    Und schließlich:

  • Ist der Aufwand angemessen? Was lässt sich ändern, um die Erledigung schlanker zu gestalten?

Auf dieser Basis werden Sie konkret erkennen, bei welchen Vorgängen Sie wie viel Zeit einsparen können. Sie können Ihre Ergebnisse dann in eine Excel-Tabelle eintragen (siehe unten). Hierbei bleibt es Ihnen überlassen, ob Sie nur berufliche Aspekte oder auch private Aktivitäten mit berücksichtigen wollen.

Für einen Coaching-Klienten, den wir hier Martin Mustermann nennen, ergab die Auflistung von möglichen Einsparungen folgendes Resultat:

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Ein Muster dieser Tabelle sowie eine Vorlage für Ihre eigene Analyse können Sie gratis herunterladen: Download Zeitspartabelle (Excel-Tabelle, 25 kB).

In dieses Muster haben wir auch noch drei Spalten eingefügt: Kosten, kalkulatorischer Stundensatz, Amortisationsdauer. Sie können damit also auch noch errechnen, wann sich eine Investition z.B. in eine komfortablere Technik amortisiert!

Nicht selten stellt sich bei einer eingehenden Analyse heraus, dass bestimmte Tätigkeiten nur noch aus Gewohnheit gemacht werden, ihren Sinn aber längst verloren haben oder dass bestimmte Tätigkeiten besser in ein Aufgabenfeld eines Kollegen bzw. einer Kollegin passen.

Wenn Sie Ihre persönliche Liste mit Einsparmöglichkeiten erstellt haben, sollten Sie sie noch einmal mit einem kritischen Blick durchgehen und überprüfen, ob die angedachten Maßnahmen zu unerwünschten Nebeneffekten führen können.

Denn, sollten Sie zum Beispiel auf der einen Seite einsparen, sich dafür aber auf der anderen Seite zusätzlichen Aufwand einhandeln, wird die schönste Berechnung schnell zur "Milchmädchenrechnung"!

Die folgende Tabelle enthält einige Aspekte, bei denen Sie besser Vorsicht walten lassen:

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Über den Autor:

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Josef Maiwald ist Diplom-Psychologe und Unternehmer. Er verfügt über umfassende Kenntnisse und Qualifikationen in den Bereichen Psychologie, Betriebswirtschaft und EDV.
Seit 1987 ist er in der Perso ...

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