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Arbeitsprozesse und Routineaufgaben optimieren

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Stand: 25. Januar 2012

Was sind Arbeitsprozesse?

Das folgende Beispiel soll Ihnen einen Eindruck vermitteln, dass viele der einzelnen Tätigkeiten, die Sie im Alltag verrichten, eigentlich Teile eines Arbeitsprozesses sind. Diese haben sich irgendwie eingespielt und verlaufen mal mehr und mal weniger sinnvoll.

Herr Spät ist das, was man einen typischen Langschläfer und Morgenmuffel nennt. Jedes Mal, wenn er bereits am frühen Vormittag einen Termin hat, stellt er sich - um ja nicht zu verschlafen - drei Wecker, die im Abstand von fünf Minuten klingeln.

Den ersten Wecker hört er meistens gar nicht. Den zweiten stellt er sofort aus, um sich noch einmal umzudrehen und fünf Minuten weiterzuschlafen. Nach dem dritten Wecker nimmt er sich fest vor, wirklich sofort aufzustehen.

Nicht selten passiert es ihm, dass er trotzdem noch kurz einschläft, um eine Viertelstunde später wie von der Tarantel gestochen aus dem Bett zu springen: ins Bad, noch ein paar Bissen zum Frühstück und ab ins Auto, um zur Arbeit zu rasen - so schnell, wie der Berufsverkehr es eben zulässt.

Üblicherweise sind ausgerechnet dann, wenn er es eilig hat, alle Ampeln auf rot und lauter Trödler unterwegs. Herr Spät ärgert sich dann über die dummen Autofahrer, die blöden Ampeln und über sich selbst und nimmt sich fest vor, beim nächsten Mal wirklich früher aufzustehen. Ziemlich gestresst kommt er dann zu seinem Termin - meistens gerade noch pünktlich, oft jedoch auch ein paar Minuten zu spät.

Das Beispiel zeigt einen einfachen Ablauf oder Prozess, in dessen Verlauf sich Herr Spät durch mehrere Verhaltensweisen in eine sehr unangenehme Situation manövriert: Es ist fast schon quälend, wenn man immer wieder einschläft und kurz darauf wieder geweckt wird. Der Kreislauf ist noch nicht in Schwung und trotzdem muss Herr Spät durch die Wohnung laufen, sich schnell waschen, rasieren und anziehen. Hastiges Essen ist ungesund. Autofahren unter Zeitdruck ist nervenaufreibend, verleitet zu einer aggressiven Fahrweise und erhöht dadurch das Unfallrisiko.

Schließlich kommt Herr Spät schlecht vorbereitet und in einer ungünstigen mentalen Verfassung zu seinem Termin. Und das Ganze wegen einer halben Stunde mehr "Schlaf", die noch dazu weder angenehm noch erholsam ist.

Herr Spät hat einige alternative Möglichkeiten, den Start in den Arbeitstag angenehmer und auch zielgerichteter zu gestalten:

Er kann - wann immer das möglich ist - Termine auf einen späteren Zeitpunkt legen, wenn er ohnehin schon in der Arbeit ist. Wenn es einmal nicht anders geht, kann er abends etwas früher ins Bett gehen, um morgens früher ausgeschlafen zu haben. Er kann sich abends schon die Kleidung zurechtlegen, damit er morgens nicht hetzen muss und trotzdem in Rekordzeit fertig wird. Das Frühstück kann er notfalls auch einmal unterwegs oder später einnehmen. Für die Fahrt zur Arbeit kann er sich vergegenwärtigen, dass er auch durch sehr aggressive Fahrweise nur minimal Zeit einsparen kann. Sinnvoller ist es daher, ruhig und zügig zu fahren und sich mental auf das bevorstehende Gespräch einzustellen. Im Idealfall schafft es Herr Spät, so frühzeitig da zu sein, dass er sich auch noch anhand der Unterlagen vorbereiten kann.

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Über den Autor:

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Josef Maiwald ist Diplom-Psychologe und Unternehmer. Er verfügt über umfassende Kenntnisse und Qualifikationen in den Bereichen Psychologie, Betriebswirtschaft und EDV.
Seit 1987 ist er in der Perso ...

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