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Aufbewahrungsfristen im Überblick: Was kann entsorgt werden, was müssen Sie aufbewahren?

Auf einen Blick: Welche geschäftlichen und privaten Unterlagen Sie 2017 in den Papierkorb werfen können

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Stand: 18. Januar 2017 (aktualisiert)

Im Büro türmen sich kisten- und ordnerweise alte Rechnungen, Bestellungen, Angebote und Auftragsbestätigungen? Dann schaffen Sie Ordnung – werfen Sie im Jahr 2017 alles weg, was Sie laut Gesetz nicht unbedingt aufbewahren müssen.

Aufbewahrungsfristen: Was Sie aufbewahren müssen und welche Dokumente Sie wegwerfen könnenSie müssen nicht alles für immer aufbewahren - manche Dokumente können Sie getrost wegwerfen.

Geschäftsunterlagen müssen über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Man unterscheidet dabei Fristen von a) sechs Jahren und b) zehn Jahren. Wir geben Ihnen eine Auflistung der wichtigsten Aufbewahrungsfristen.

Bitte beachten Sie: Die Aufbewahrungsfristen beginnen nicht in jedem Fall am Tag nach dem Ende des Geschäftsjahres, auf das sich Unterlagen und Dokumente beziehen. Vielmehr startet der Fristlauf erst nach Ende des Kalenderjahres, in dem im betreffenden Dokument die letzte Eintragung gemacht worden ist. Bevor Sie Unterlagen in den Reißwolf geben, klären Sie daher zunächst den Zeitpunkt der letzten Eintragung. Addieren Sie dann die Aufbewahrungsfrist – beginnend mit dem folgenden Kalenderjahr.

Beispiel: Jahresabschluss

Da Sie den Jahresabschluss für das Jahr 2006 frühestens im Jahr 2007 fertiggestellt haben, läuft die Aufbewahrungsfrist auch erst seit dem 1. Januar 2008. Entsorgen dürfen Sie die Abschlussunterlagen des Geschäftsjahres 2006 daher nicht bereits im Jahr 2017, sondern normalerweise erst Anfang 2018! Falls Sie das Jahr 2006 erst im Jahr 2008 oder noch später abgeschlossen haben, verlängern sich die Aufbewahrungsfristen noch weiter.

Eine ausführlichere Erläuterung der verschiedenen Aufbewahrungsfristen und Vorschriften finden Sie im Beitrag "Zwischen Rundablage und Büro-Archiv: Aufbewahrungspflichten und -fristen für Geschäftsdokumente".

Bitte beachten Sie: Die Kalenderjahre abschlussrelevanter Unterlagen sind in der folgenden Tabelle in Klammern gesetzt. Um bei einer späteren Betriebsprüfung böse Überraschungen zu vermeiden, besprechen Sie größere Aktenvernichtungen am besten mit Ihrem Steuerberater – oder fragen Sie direkt beim Finanzamt nach.

Eine Liste der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Geschäftsdokumente

Art der Unterlagen

In 2017 frühestens zu
entsorgende Unterlagen ...

Abhängigkeitserklärungen

2006

Abkürzungsverzeichnis (erklärend)

2006

Abrechnungsunterlagen

2006

Abschlagszahlungen

2006

Abschlussbuchungsbelege

(2006)

Abschlusskonten

(2006)

Abschlussrechnungen

2006

Abschreibungsunterlagen

2006

Abtretungserklärungen

2010

Abwertungsbelege

2006

Akkordunterlagen

2006

Akkreditive

2010

Aktenvermerke

2010

An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse

2010

Änderungsnachweise der EDV-Buchführung

2006

Angebote (erhaltene und Kopien versandter)

2010

Angestelltenversicherung (Belege)

2006

Anhang (zum Jahresabschluss)

(2006)

Anlageninventare

(2006)

Anlagenkartei

2006

Anlagenunterhaltungskosten

2006

Anlagenverzeichnis

(2006)

Anlagevermögensbücher und -karteien

2006

Anleihebücher

2006

Anleihen

2010

Anträge auf Arbeitnehmersparzulagen

2010

Anwesenheitslisten (wenn für die Lohnbuchhaltung erforderlich)

2010

Anzahlungsunterlagen

2010

Arbeitgeberzuschusskarten

2010

Arbeitnehmersparzulage (Verträge)

2010

Arbeitsanweisungen

2006

Auftragsbestätigungen

2010

Auftragsbestätigungen (erhaltene und Kopien versandter)

2010

Auftragsbücher

2010

Auftragskostenbelege

2006

Auftragszettel

2006

Aufzeichnungen

2006

Ausfuhrunterlagen

2010

Ausgangsrechnungen

2006

Ausschusslisten als Buchungsbelege

2006

Außendienstabrechnungen

2006

Außendienstabrechnungen (soweit keine Buchungsbelege)

2010

Außenhandelsunterlagen

2010

Auszahlungsbelege

2006

B

Bahnabrechnungen

2006

Bahnfrachtbriefe

2010

Bankbelege

2006

Bankbürgschaften

2010

Bareinkaufs- und -verkaufsrechnungen

2006

Bauakten

(u.U. Lebensdauer des Bauwerks)

Bauantragskostennachweise

(u.U. Lebensdauer des Bauwerks)

Baubeschreibungen

(u.U. Lebensdauer des Bauwerks)

Baubücher

(u.U. Lebensdauer des Bauwerks)

Baugenehmigungen

(u.U. Lebensdauer des Bauwerks)

Beförderungspapiere

2010

Beherrschungsverträge

2006

Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger

(2006)

Belege

2006

Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung)

2006

Bestandsberichtigungen

2006

Bestandsermittlungen

2006

Bestandsverzeichnisse

2006

Bestellungen (erhaltene und Kopien versandter)

2010

Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen

2006

Betriebskostenabrechnung (soweit keine Buchungsbelege)

2010

Betriebskostenrechnungen

2006

Betriebskrankenkasse (Buchungsbelege)

2006

Betriebsprüfungsberichte

2010

Betriebsunfallunterlagen

2010

Bewertungsunterlagen

(2006)

Bewirtungsunterlagen

2006

Bilanzbücher

(2006)

Bilanzen (Jahresbilanzen)

(2006)

Bilanzkonten

(2006)

Bilanzprotokolle für die EDV

(2006)

Bilanzunterlagen

(2006)

Bons

2006

Börsenaufträge

2010

Bruttoerlösnachweise

2010

Bruttolohnlisten

2010

Bruttolohnsammelkarten

2010

Bruttolohnstreifen

2010

Buchführungsprogramme

2006

Buchführungsunterlagen

2006

Buchungsanweisungen

2006

Buchungsbelege

2006

Buchungsprotokolle für die EDV

2006

Buchungsunterlagen

2006

Bürgschaftsunterlagen

2010

C

Carnet-Zolldokumente

2010

Clearingauszüge

2010

Clearing-Belege

2006

Code-Pläne für Verständnis der Buchführung

2006

Computerausdrucke mit Buchungsdaten

(2006)

COM-Verfahrensbeschreibungen

2006

D

Darlehenskonto

2006

Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf)

2010

Datensicherungen

(2006)

Dauerauftragsunterlagen

2010

Dauerauftragsunterlagen (nach Vertragsablauf)

2006

Dauervorschüsse

2006

Debitorenkonten

(2006)

Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlagen)

(2006)

Deklarationen (Versandunterlagen)

2010

Depotauszüge (soweit nicht Inventare)

2006

Depotbestätigungen

2006

Depotbücher

2006

Deputatunterlagen

2010

Devisenunterlagen

2010

Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV

2006

Dubiosenbücher

(2006)

E

Edelmetallbestände

2006

Edelmetallumsätze

2006

EDV-Journal

(2006)

Effektenbuch

2006

Effektenkassenquittungen

2006

Eichaufnahmen

2010

Einfuhrunterlagen

2010

Eingangsrechnungen

2006

Eingangsüberweisungsträger

2010

Eingliederungsverträge

2006

Einheitswertunterlagen

2010

Einkaufsbücher

2006

Einnahmenüberschussrechnung

(2006)

Einzahlungsbelege

2006

Energieverbrauchsunterlagen

2010

Erlösjournale

2006

Eröffnungsbilanzen

2006

Ersatzkassenunterlagen

2010

Essensmarkenabrechnungen (soweit keine Buchungsbelege)

2010

Exportunterlagen

2010

Expressauslieferungsbücher

2006

F

Fahrtenbücher

2006

Fahrtkostenerstattungen

2006

Fahrtkostenerstattungsunterlagen Arbeitnehmer/Unternehmer
(soweit keine Buchungsbelege)

2010

Fakturierjournale

2006

Fehlerjournale als Buchungsbelege

2006

Fehlerprotokoll bei EDV-Buchführung

(2006)

Fernschreiben (Handelsbriefe)

2010

Feuerversicherungsunterlagen

2010

Finanzberichte

(2010)

Frachtbriefe

2010

Frachtunterlagen

2010

Freistemplerabrechnungen

2006

Fremdenbücher (Hotel- und Pensionsgewerbe)

2006

Fürsorgeunterlagen

2010

G

Gebrauchsmusterunterlagen

2010

Gehaltsabrechnungen und -bücher (soweit Bilanzunterlage oder Buchungsbeleg)

2006

Gehaltskonten

2010

Gehaltslisten

2006

Gehaltsquittungen

2006

Gehaltsvorschusskonten

2006

Geschäftsberichte

(2006)

Geschäftsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen u. Gutschriften)

2010

Geschenknachweise

2010

Gesellschaftsverträge

2006

Gewährleistungsverpflichtungen

2010

Gewerbesteuerunterlagen

2010

Gewinn- und Verlustrechnung

(2006)

Gewinnabführungsverträge

2006

Gewinnfeststellungen

2010

Grundbuchauszüge

2006

Grundlohnlisten

2006

Grundstücksunterlagen

2010

Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)

2006

Gutschriftanzeigen

2006

H

Haftungsverhältnisunterlagen als Bilanzunterlagen

(2006)

Handelsbilanz

(2006)

Handelsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen/Gutschriften)

2010

Handelsbücher

(2006)

Handelsregisterauszüge

2010

Hauptabschlussübersicht

(2006)

Hauptbücher und -karteien

(2006)

Hauptbuchkonten

(2006)

Hinterlegungsscheine

2010

Hypothekenpfandbriefe

2010

I

Importrechnungen

2006

Importunterlagen

2010

Inkassobücher

2006

Inventare

(2006)

Inventare als Bilanzunterlagen

(2006)

Inventurunterlagen

(2006)

Investitionsabrechnungen

2010

Investitionszulagenunterlagen

2010

J

Jahresabschlüsse

(2006)

Jahresabschlusserläuterungen

(2006)

Jahresabschlusslisten

(2006)

Jahreskontoblätter

(2006)

Journale für Hauptbuch und Kontokorrent

(2006)

Jubilarfeierunterlagen

2006

Jubiläumsunterlagen

2006

K

Kalkulationsunterlagen

2010

Kantinenunterlagen

2006

Kapitalerhöhungsunterlagen

2010

Kapitalverkehrsteuerunterlagen

2010

Kassenberichte

2006

Kassenbücher u. -blätter

2006

Kassenstreifen

2010

Kassenzettel (Buchungsunterlage)

2006

Kassenzettel (soweit keine Buchungsbelege)

2010

Kaufverträge

2010

Kilometergeldabrechnungen

2006

Kommissionslisten

2010

Konnossemente

2010

Konsignationsunterlagen

2010

Kontenpläne/Kontenplanänderungen

2006

Kontenregister

2006

Kontoauszüge

2006

Kontokorrentbücher

2006

Kostenartenpläne

2006

Kostenstellenpläne

2010

Kostenträgerrechnung

2010

Kostenträgerrechnung (Bewertungsunterlage)

2006

Kostenvoranschläge

2010

Kreditorenkonten

2006

Kreditunterlagen (nach Vertragsablauf)

2010

Kurssicherungsunterlagen

2006

Kurzarbeitergeldanträge

2010

Kurzarbeitergeldlisten

2010

L

Ladescheine

2006

Lageberichte

(2006)

Lagerbuchführungen

2006

Lagerprotokolle

2010

Leasingunterlagen

2010

Leergutabrechnungen

2010

Lieferscheine

2006

Liquidation einer GmbH (Bücher und Schriften)

2006

Lizenzunterlagen

2006

Lohnbelege

2006

Lohnkonto (siehe Anmerkungen)

2010

Lohnlisten

2006

Lohnsteuerunterlagen

2006

Lohnunterlagen

2010

Lohnvorschusskonten

2006

Luftfrachtbriefe

2010

M

Magnetbänder (mit Buchfunktion)

2006

Mahnbescheide

2010

Mahnungen

2010

Maklerschlussnoten

2010

Materialabrechnungen

2006

Materialbeanstandungen

2010

Materialentnahmescheine

2010

Mietunterlagen (nach Vertragsablauf)

2010

Mikrofilme zur Datensicherung der Buchführung

2006

Mikrofilme zur Datensicherung von Geschäftsbriefen

2010

Mikrofilmverfahrensbeschreibungen

2006

Montageversicherungsakten

2006

Mutterschaftsgeldunterlagen

2006

N

Nachkalkulationen

2006

Nachnahmebelege

2006

Nachnahmebelege (soweit keine Buchungsbelege)

2010

Nebenbücher

(2006)

Nettolohnlisten

2006

Nutzflächenermittlung

2006

O

Obligationen

2010

Offene-Posten-Listen

2006

Orderpapiere

2010

Organisationsunterlagen der Buchführung

2006

Organschaftsabrechnungen

2006

Organschaftsverträge

2006

P

Pachtunterlagen (nach Vertragsablauf)

2010

Patentunterlagen

2010

Pensionsrückstellungsunterlagen

(2006)

Pensionszahlungen

2006

Pfandleihbücher

2006

Pfändungsunterlagen

2006

Portokassenbücher

2006

Postaufträge

2010

Postbankauszüge

2006

Postbankbelege

2006

Postscheckbelege

2006

Preislisten

2010

Preisvereinbarungen

2010

Privatentnahmebelege

2006

Programmbeschreibung für EDV

2006

Proteste (Scheck, Wechsel)

2010

Protokolle (Buchungsbelege)

(2006)

Protokolle (soweit keine Buchungsbelege)

2010

Provisionsabrechnungen

2006

Prozessakten

(2006)

Prüfungsberichte (des Abschlussprüfers)

(2006)

Q

Qualitätsberichte

2010

Quittungen

2006

R

Rechnungen

2006

Rechnungsabgrenzungsermittlung

2006

Registrierkassenstreifen (soweit keine Buchungsbelege)

2010

Reisekostenabrechnungen für Arbeitnehmer / für Unternehmer

2006

Rentenversicherungsnachweise

2010

Repräsentationsaufwendungen

2006

Repräsentationskosten

2006

Rückstellungsunterlagen

(2006)

Rückwareneingangsjournale

2010

S

Sachanlagevermögenskarteien

2006

Sachkonten

2006

Saldenbestätigungen

2006

Saldenbilanzen

(2006)

Schadensmeldungen und -unterlagen

2010

Scheck- und Wechselunterlagen

2010

Scheckbestandsaufnahmen

2006

Schecks

2010

Schreiben im Rahmen eines Unternehmens (soweit Handelsgeschäfte)

2010

Schriftwechsel

2010

Schuldtitel

2006

Sicherungsübereignungen

2010

Skontounterlagen

2006

Sondergutschriften

2006

Sozialpläne

2010

Sozialversicherungsbeitragskonten

(2010)

Sparprämienanträge

2010

Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung

2006

Spendenbescheinigungen

2006

Steuerbescheide und -erklärungen

(2006)

Steuerrückstellungsberechnungen

(2006)

Steuerunterlagen

(2010)

Stornobelege

2006

Stundenlohnzettel als Buchungsbelege

2006

T

Teilzahlungsbelege

2010

Telefonkostennachweise

2006

Telefonkostennachweise (soweit keine Buchungsbelege)

2010

Testate als Bilanzteil

2006

Transportschadenunterlagen

2010

Transportversicherungsanmeldungen

2010

Trennungsgeldermittlungen

2006

U

Überstundenlisten

2010

Überweisungsbelege

2006

Umbuchungsbelege

(2006)

Umsatzsteuervergütungen

(2006)

Umsatzsteuervoranmeldungen

(2006)

Umwandlungsbilanzen

(2006)

Umwandlungsunterlagen

2010

Unfallversicherungsunterlagen

2010

Unternehmerlohnverrechnungen

2010

Urlaubslisten für Rückstellungen

2006

V

Valuta-Belege

2006

Verbindlichkeiten

2006

Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)

(2006)

Verfrachtungsaufträge

2010

Verkaufsbücher, -journale

2006

Vermögensteuerunterlagen

2010

Vermögensverzeichnis

2006

Vermögenswirksame Leistungen (siehe Anmerkungen)

2010

Verpfändungsunterlagen

2006

Verrechnungskonten

(2006)

Verrechnungspreisunterlagen

2006

Versand- und Frachtunterlagen

2010

Verschiffungsunterlagen als Buchungsbelege

2006

Versicherungspolicen

2010

Versteigerungsunterlagen

2010

Verträge

2010

Vertreterunterlagen

2010

Verwahrungsbücher für Wertpapiere

2006

Viehregister

2006

Vollmachten (Urkunden)

2010

Vollständigkeitserklärungen

(2006)

Vorauszahlungsbelege

2006

Vorschusskonten

2006

Vorschusslisten als Buchungsbelege

2006

W

Währungsforderungen

2006

Warenabgabescheine

2010

Warenbestandsaufnahmen

2006

Wareneingangs- und -ausgangsbücher

2006

Warenverkehrsbescheinigungen

2010

Wechsel

2010

Wechsel als Buchungsbeleg

2006

Wechselbuch

2006

Wechselobligation

2006

Weihnachtsgratifikation

2006

Werbegeschenknachweise

2006

Werbekosten, Belege über

2006

Werksrentenanträge

2010

Werkstattabrechnungen

2006

Werkzeugkosten, Belege über

2006

Werkzeugregister als Inventar

2006

Wertberichtigungen

2006

Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen

2006

Wertpapierkurse als Buchungsbelege

(2006)

Wildhandelsbücher

2006

Wohnungsbauunterlagen

(u.U. Lebensdauer des Bauwerks)

Z

Zahlungsanweisungen/-belege

2006

Zahlungsträger

2006

Zeichnungsvollmachten

2010

Zessionen

2010

Zinsabrechnungen

2006

Zinsberechnungen als Buchungsbeleg

2006

Zinsberechnungsunterlagen

2010

Zinsstaffeln

2010

Zollbelege

2010

Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer

2006

Zugangsbelege

2006

Zuschüsse des Arbeitgebers

2006

Zustellungsquittungen

2010

Zwischenbilanz
(bei Gesellschafterwechsel, Wechsel des Wirtschaftsjahres)

2006

Spezielle Aufbewahrungsfristen

Lohn- und Gehaltskonten

10 Jahre nach zuletzt eingetragener Lohnzahlung

Lohnsteueranmeldung

6 Jahre mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung

Lohn- und Beitragsabrechnungsunterlagen zur Sozialversicherung

6 Jahre mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung

Lohnsteuerkarte

Bis Ende des Kalenderjahres oder bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Abrechnung von Aushilfen

10 Jahre mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung

Beitragsnachweise der Krankenkassen

6 Jahre mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung

An-, Ab- und Ummeldung zur Krankenkasse

6 Jahre mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung

Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung

10 Jahre

Belege über Zahlung von Arbeitslohn

10 Jahre

Personalakte

Arbeitspapiere sind bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufzubewahren.

Herausgabepflicht nach Beendigung für:
- Lohnsteuerkarte,
- Zeugnis,
- Urlaubsbescheinigung,
- Meldung an den Sozialversicherungsträger.

Keine Herausgabepflicht für:
- Lebenslauf
- Bewerbung

Keine Aufbewahrungspflicht der rein arbeitsvertraglichen Unterlagen,
aber Aufbewahrung ist zweckmäßig für die Dauer der Verjährungsfristen

Überstundenaufzeichnung

Mindestens zwei Jahre

Bewirtungsbelege

10 Jahre

Arbeitszeitverzeichnis

Bäckereien: 1 Jahr
Eisen- und Stahlindustrie: 2 Jahre
Papierindustrie. 2 Jahre

Heimarbeit

Entgeltbelege: 3 Jahre
Personallisten: Ablauf des Kalenderjahres der Erstellung

Beschäftigung von Jugendlichen

- Ärztliche Bescheinigung: bis zum 18. Geburtstag oder dem Ende der Beschäftigung
- Personenbezogen Unterlagen: 2 Jahre nach letzter Eintragung

Eine Erläuterung der verschiedenen Aufbewahrungsfristen und Vorschriften unabhängig vom aktuellen Datum bietet der Beitrag "Zwischen Rundablage und Büro-Archiv: Aufbewahrungspflichten und -fristen für Geschäftsdokumente".

In welchen Fällen Dokumente länger aufbewahrt werden sollten

In manchen Fällen ist es sinnvoll, Aufbewahrungsfristen zu verlängern. Es kann nämlich durchaus passieren, dass die Festsetzungsfrist eines vorläufigen, noch nicht endgültigen Steuerbescheids die Aufbewahrungsfrist für Dokumente übersteigt.

Die Festsetzungsfrist beträgt normalerweise vier Jahre. Der Fristlauf startet am 1. Januar nach dem Jahr, in dem die Steuererklärung eingereicht wurde. Die Festsetzungsfrist verlängert sich

  • auf fünf Jahre, wenn das Finanzamt eine "leichtfertige Steuerverkürzung" feststellt (eine Ordnungswidrigkeit nach § 378 AO),

  • auf zehn Jahre, wenn das Finanzamt eine Steuerhinterziehung feststellt (eine Straftat nach § 370 AO).

Im Extremfall müssen Sie Unterlagen aus Jahren mit vorläufigen Steuerbescheiden also 14 (!) Jahre lang aufbewahren. Ein vorläufiger Bescheid für eine Steuererklärung aus dem Jahr 2006 kann unter Umständen erst im Jahr 2020 Endgültigkeit erlangen. Wenn Sie nun dazugehörige Unterlagen fristgerecht nach zehn Jahren zum 1. Januar 2017 vernichten, fehlen Ihnen diese Beweise, falls das Finanzamt im Nachhinein noch etwas ändert.

Unterlagen sollten in bestimmten Fällen ebenfalls über die vorgeschriebenen Fristen hinaus bis zum Abschluss eines Verfahrens aufbewahrt werden:

  • bei einer bereits begonnenen Außenprüfung durch das Finanzamt,

  • bei einer bereits abgeschlossenen Außenprüfung, gegen die Sie jedoch Einspruch einlegen möchten,

  • bei Ermittlungen gegen Sie unter strafrechtlichen Aspekten (Steuerstrafdelikte),

  • bei eigenen Steueranträgen.

Welche Unterlagen Sie nicht aufbewahren müssen

  • Angebotsschreiben, die ergebnislos (auftragslos) blieben,

  • Anwesenheitslisten (die nicht zur Lohnbuchhaltung gehören),

  • Monats-, Quartals- und Halbjahresbilanzen sowie interne Kosten-, Kontroll- und Verrechnungsbelege,

  • rein statistische Berichte und Unterlagen wie Finanzpläne, Einnahmevorschauen, Umsatzerwartungsberichte etc.,

  • steuerlich nicht relevante Kalkulationen und Kassenkontrollstreifen (falls Sie unsicher sind, sollten Sie sich hier ggf. mit Ihrem Steuerberater abstimmen),

  • Preis- und Angebotslisten.

Vorgaben zum Nachlesen

Wann dürfen Sie private Unterlagen entsorgen?

  • Arbeitsverträge und Gehaltsunterlagen sollten Sie so lange aufheben, bis der Rentenanspruch geklärt und bestätigt (!) ist.

  • Bankunterlagen, Kontoauszüge: Verträge über Sparguthaben, Kredite u. Ä. sollten in jedem Fall die gesamte Laufzeit aufbewahrt werden.
    Bankbelege (Scheckeinreichungen, Überweisungen, Kontoauszüge etc.) dienen als Zahlungsnachweise. Gesetzliche Regelung seit 2002: Belege für regelmäßige Zahlungen, die über einen längeren Zeitraum getätigt werden (Miete, Unterhalt etc.), können noch vier Jahre später als Beweis herangezogen werden.
    Einmalige Zahlungen dagegen müssen Sie nur zwei Jahre dokumentieren.

  • Steuerunterlagen: Zwar müssen Steuerbescheide nicht aufbewahrt werden, allerdings benötigt man diese oft bei Anträgen auf staatliche Hilfen, auch rückwirkend (Kitakosten, Elterngeld, Pflegegeldzahlungen). Alle Unterlagen sollten vor allem dann sorgfältig aufbewahrt werden, wenn der Steuerbescheid nur vorläufig ist.

  • Versicherungsdokumente und -unterlagen: Sämtliche Unterlagen (Verträge, Änderungen, Statusberichte, Schriftwechsel) sollten Sie so lange aufbewahren, wie die jeweilige Versicherung läuft.

  • Kaufverträge, Kassenbons, Quittungen: Diese sollten mindestens für die Zeit der Gewährleistung/Garantie aufbewahrt werden, in den meisten Fällen also zwei Jahre. Im Allgemeinen empfiehlt es sich aber, Kaufverträge schon aus versicherungsrechtlichen Gründen länger aufzubewahren (Einbruch, Diebstahl etc.).

  • Rechnungen: Es gilt die gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren; entsprechend lange sollten Sie sie aufbewahren. Eine Ausnahme stellen Handwerkerrechnungen dar; diese sollten Sie – analog zur Gewährleistungspflicht der Handwerker – mindestens fünf Jahre aufbewahren.

  • Wohnungs- und Mietverträge: Mietverträge und Übergabeprotokolle etc. sollten nach Beendigung des Mietverhältnisses drei Jahre aufbewahrt werden. Nebenkostenabrechnungen können Sie gleich entsorgen – es sei denn, Sie müssen in absehbarer Zeit Wohnbeihilfen beantragen. In diesem Fall empfiehlt sich die Aufbewahrung für zwei Jahre.

  • Haus- oder Wohnungskauf: Sinnvoll ist es, alle Rechnungen zu behalten, da diese im Falle eines Verkaufs helfen, den Wert der Immobilie festzustellen.

Zum Weiterlesen: Alles "in Ordnung"?

Damit bei Ihnen alles seine Ordnung hat:

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Antwort: Wann beginnt eine Aufbewahrungsfrist für SV-Unterlagen

Guten Tag,
aus meiner Sicht endet die Aufbewahrungsfrist unter den von Ihnen genannten Bedingungen zehn Jahre nach Ende des Geschäftsjahres, das von der Abrechnung des Mitarbeiterdarlehens berührt war. Dass Aufbewahrungsfristen vom Zeitpunkt der nächsten Betriebsprüfung abhängen, ist mir nicht bekannt.

Am besten klären Sie die Details des Einzelfalls mit Ihrem Steuerberater oder fragen bei der Handels- oder Handwerkskammer nach.

Freundliche Grüße
Robert Chromow

Insolvenzunterlagen

Guten Tag,

ich hätte gern gewußt, wie lange man als Privatperson
Unterlagen zur Insolvenz der Firma (hier: haftender
Gesellschafter)aufheben muss.

Bei liquidierter GmbH: 10 Jahre

Guten Tag,

falls es sich um eine GmbH handelte und die Insolvenz mit der Liqudierung der Gesellschaft endete, beträgt die Aufbewahrungspflicht durch einen Gesellschafter oder vom Gericht bestimmten Dritten 10 Jahre nach § 74 GmbHG.

Ob das in Ihrem Fall zutrifft, kann ich nicht beurteilen - die Einzelheiten sollten Sie mit einem Rechtsanwalt besprechen.
Ihre akademie.de Redaktion

Antwort: Insolvenzunterlagen

Guten Abend,
vielleicht hilft das weiter?
http://www.zas-archiv.de/index.php?id=116

Nacherhebung von Einfuhrabgeben

Hallo,
Ich habe 2005 im Ausland ( Türkei ) eine Lederjacke gekauft. Alles Ordnungsgemäß bezahlt. Jetzt 2014 habe ich vom Zoll Köln ein schreiben erhalten. Diese möchten die Kopien des Kaufs sowie Quittungen und Zahlbelege und Handelsrechnung haben. Mein Frage: Muss ich diese Dokumente mein Leben lang die eigentlich aufbewahren.? Oder wie lange müssen solch Dokumente aufbewahrt werden.

Antwort: Nacherhebung von Einfuhrabgeben

Guten Tag,
als Privatperson müssen Sie solche Belege m. W. gar nicht aufbewahren. Wenn Sie Gewerbetreibender sind und die Jacke als Betriebsausgabe geltend gemacht haben (z. B. als Einkauf von Handelsware), dann muss die dazugehörige Rechnung / Quittung mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Nachweise über geschäftliche Einkäufe des Jahres 2005 dürfen demnach frühestens Anfang 2016 in den Schredder (Aufbewahrungsfrist 2006 bis 2015).

Aber wie gesagt: Das ist nur eine ganz allgemeine Auskunft. Welche Fristen in Ihrem konkreten Einzelfall gelten, erfahren Sie bei Ihrem Steuerberater oder Sie fragen direkt beim Finanzamt nach.

Freundliche Grüße
Robert Chromow

Aufbewahrung Steuerunterlagen Privatperson

Hallo,

beim Thema Steuerunterlagen steht:

"Alle Unterlagen sollten vor allem dann sorgfältig aufbewahrt werden, wenn der Steuerbescheid nur vorläufig ist." Was heißt das genau, muss man dann alle Unterlagen, die man eingereicht hat, aufbewahren (Medikamente, Porto, Versicherungen, usw.)? Das würde dann ja bedeuten, dass man z.B. Versicherungsunterlagen, Kto.auszüge usw. auch nach Ablauf oder Fristeinhaltung aufheben muss. Oder was heißt "alle Unterlagen"?

Vielen Dank.

Mit freundlichen Grüßen
Gast

Ja, sinnvollerweise aufbewahren

Hallo,

ja, in der Tat, wenn der Steuerbescheid "offengehalten" wurde, d.h. nur vorläufig ergangen ist, dann sollten Sie die dafür relevanten Unterlagen aufbewahren, bis der Bescheid rechtskräftig ist.

beste Grüße
Ihre akademie.de-Redaktion

Aufbewahrungsfristen insbesondere für Existenzgründer wichtig

Vielen Dank für den guten Artikel. Auf meinem Blog http://blog.start-up-berater.de/ wollte ich an sich etwas ähnliches veröffentlichen. Kurz vorher habe ich aber diesen Artikel hier gelesen und muss ganz ehrlich sagen, dass dieser deutlich besser ist, und daher werde ich nur darauf verlinken. Die Frage der Aufbewahrungsfristen kommt immer wieder bei vielen Existenzgründern auf. Hier sollte es auch von Seiten des Gesetzgebers mehr Aufklärung geben.

Aufbewahrung während der privaten Insolvenz

Wie lange muß ich Lohnabrechnungen, Kontoauszüge während der privaten Insolvenz aufheben!?

Danke im voraus für Mitteilungen

Nachsatz

Was Sie auf jeden Fall gut und lange aufbewahren sollten, ist der Restschuldbefreiungsbeschluss (30 Jahre!), denn es kann immer mal noch ein Gläubiger kommen, der schon vor Jahren ergebnislos versucht hat zu pfänden.

Schon aus Selbstschutzgründen nicht zu früh entsorgen!

hallo,

na, während der Wohlverhaltensperiode und bis zum Abschluss der Restschuldbefreiung müssen Sie die Unterlagen natürlich auf jeden Fall vorhalten. Ob danach noch gesetzliche Aufbewahrungsfristen speziell für Insolvenzfälle greifen, das entzieht sich meiner Kenntnis. Auch eine Anwältin wie hier z.B. http://www.schuldnerberatung-diskret.de/unterlagen-wie%20-lange-muessen-... nennt nur die "normalen" Aufbewahrungspflichten.

Die Frage ist aber nicht nur, wie lange sie aufbewahren _müssen_, sondern ob und wie lange das sinnvoll für Sie selbst ist. Denn schließlich müssen Sie im Zweifelsfall nachweisen können, dass Sie eine bestimmte Zahlung geleistet haben etc., falls z.B. irgend ein Gläubiger kommt und die Restschuldbefreiung versagen will.

beste Grüße
Ihre akademie.de-Redaktion

sehr übersichtlich,

Herzlichen Dank

Elektronische Archivierung

Guten Tag,

ein sehr informativer Artikel, danke dafür.

Ich hätte folgende Frage, zu der ich noch keine Antwort gefunden habe: Wenn ich, als Privatperson, alle Dokumente einscanne und elektronisch archiviere, muss ich die Originale dann aufbewahren? Zum Beispiel Gehaltsunterlagen und Kontoauszüge.

Vielen Dank im Voraus

Kopie bleibt Kopie

Guten Tag,

das Problem, das dabei auftritt, ist, dass Sie in irgendeiner Form Kopien anfertigen, ob als Scan oder sonstwie elektronische Version. Und Kopien werden nie Originale setzen, schon gar nicht in den Augen der Finanzverwaltung. Insofern möchte ich von einer rein elektronischen Archivierung abraten. Als zusätzliche Option, ja. Aber ausschließlich, nein.

Viele Grüße,
Redaktion akademie.de

Hallo Ralf,

ja, bestimmte Unterlagen müssen auch nach dem Tod aufbewahrt werden. Genauere Hinweise finden Sie bei RA Blümel unter der URL dort auf der Seite etwas versteckt unter "Mietrechtsfragen", Punkt 6. "Wohnungsauflösung / Aufbewahrungsfristen" http://bit.ly/tajWNy
viele Grüße
Ihre akademie.de-Redaktion

Eine Frau war bis 2004 selbstständig, ist dieses Jahr - 2011 - verstorben. Müssen die Unterlagen des Betriebes aufgehoben werden? Wie lange? Müssen die Unterlagen hinterlegt werden?
Ralf

Aufbewahrung Geschäftsunterlagen bei Tod der/des Unternehmers/in

die Aufbewahrungspflicht von Geschäftsunterlagen trifft nur die (gesetzlichen) Erben.

Im Scheidungsfall oder bei _nicht_eingetragenen Lebenspartnern (ohne gemeinsame Kinder, die als Erben in Frage kommen könnten) liegt kein Erbfall vor, wenn er nicht testamentarisch festgelegt ist.

Sind aber doch (junge) Kinder vorhanden ist kaum vorstellbar, dass die Finanzverwaltung Minderjährige zur Abgabe von Erklärungen und Aushändigung von Unterlagen verpflichtet. Schwierig wird es auch, Minderjährige als Adressaten für Steuerbescheide für verstorbene Gewerbetreibende zu definieren. Der nicht - erbende Erziehungsberechtigte braucht das auch nicht zu akzeptieren.

Andererseits: die Finanzämter erfahren durch den Datenabgleich relativ rasch von Todesfällen. Wenn die Unterlagen schon in der nächsten Woche zur Altpapierabholung am Straßenrand stehen, wird es zumindest seltsame Nachfragen nach dem Verursacher geben.

Das Finanzamt wird sich ansonsten an den halten, der das Gewerbe (falls) weiter betreibt und Zugang zu den Geschäftsräumen hat. Der hätte aber genau genommen, wenn er nicht zu den Erben gehört, auch "keinen Einblick" und keinen Zugang zu den Unterlagen zu Lebzeiten.

Anders sieht es aus, wenn ein gerichtlicher Nachlaßverwalter bestellt wurde. Das kann durchaus bis zu einem Jahr rückwirkend geschehen. Nur der kann auch Erklärungen abgeben, empfangen und die Unterlagen sichern. Für die Bestellung muss aber ein höherer Rechtsgrund vorliegen, als die Vermutung einer "Nachversteuerung". Dies wäre der Fall, wenn die Erbmasse und der Kreis der Erbberechtigten unübersichtlich wären. Aber nicht zur Aufbewahrung von Unterlagen.

Im konkreten Fall: die Gewerbetreibende war bis 2004 selbständig und ist 2011 verstorben ... Das Finanzamt hat gut 7 Jahre Zeit für Prüfungen und Bescheide gehabt. Warum sollte es erst im achten Jahr damit beginnen ? Die Steuersituation für Gewerbetreibende ist übersichtlich. Lediglich im Bereich der privaten Einkommensteuer und des Kindergeldes sind etliche Verfahren anhängig, die Steuerbescheide offen halten.

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich habe Ihren Text mit Interesse gelesen. Ich habe dazu allerdings mal eine Frage:

Ich bin seit 2004 Vermieter einer Wohnung in meinem Zweifamilienhaus. Nun kam das Finanzmat auf die Idee mir eine "Steuerverkürzung" vorzuwerfen und fordert zum Nachweis der Mietzahlungen alle Kontoauszuege von 2004 bis 2010. Ich habe aber mit erschrecken festgestellt, dass ich diese nur bis 02.10.2007 zurueck aufbewahrt habe. Istdas ein Problem gegenueber dem Finanzamt? Und kann ich zur Not auch anders den Nachweis der Zahlungen erbringen?
Fuer eine Antwort waere ich Ihnen sehr dankbar.

Welche Fristen gelten für Zahlungsavise? Vielen Dank im Voraus.

Guten Tag,

ich verstehe Ihre Frage noch nicht so ganz. Wieso kriegen Sie Lohnunterlagen Ihrer verstorbenen Eltern vom Jugendamt?

Mit besten Grüße,
Redaktion akademie.de

Guten Tag,

ich hätte auch nochmal eine Frage bezüglich Aufbewahrungen von Unterlagen.

Mein Vater + Mutter sind jetzt seit ca. 5 Jahren tot. Vor kurzem habe ich alle Dokumente vom Jugendamt erhalten, die dort lagen.

Jetzt habe ich eine Frage, welche Dokumente ich aufbewahren muss. Muss ich sowas wie Steuerbescheide, Lohnabrechnungen, Arbeitsamtbriefe usw. aufbewahren oder kann ich diese vernichten?

Guten Tag,

welche Unterlagen Ihres verstorbenen Vaters Sie vernichten können, hängt auch von deren Verwendungszweck ab. Haben Sie selbst bspw. Pflegegeldzahlungen o.Ä. erhalten und diese steuerlich geltend gemacht, müssen Sie solche Unterlagen (und damit zusammenhängende wie bspw. Zahlungsvorgänge etc.) noch einige Zeit archivieren, im Extremfall weitere 4 Jahre. Die Sterbeurkunde sollten Sie ebenfalls aufbewahren, und zwar dauerhaft.

Mit besten Grüßen,
Redaktion akademie.de

Ich war Betreuer meines Vaters, hatte auch diesen orangefarbenen Ausweis. Mein Vater ist vor 10 Jahren verstorben. Kann ich alle Dokumente, Zahlungsvorgänge, Urkunden usw. nun vernichten? Danke.

Guten Tag,

ich würde vermuten, dass "Aufbewahrungsbeutel für Reparaturaufträge einer Kfz-Werkstatt" unter die Rubrik "Auftragsbestätigungen" fallen. Diese sind 6 Jahre aufzubewahren.

Eine gesicherte Auskunft ist das aber nicht.

Mit besten Grüßen,
Redaktion akademie.de

Hallo,

ich habe die Liste jetzt ein paar mal durchgelesen aber was ich finden wollte habe ich nicht wirklich eindeutig gefunden!

Aufbewahrungsbeutel für Reparaturaufträge einer Kfz-Werkstatt (Auftrag mit Kundenunterschrift, Materialscheine, ect.)

Wie lange muss man sowas aufbewahren?

MfG

Zur Frage vom 18.01.2010:

Guten Tag,

eine knifflige Frage! Unterlagen, die sich auf die betriebliche Altersvorsorge beziehen, sind wohl bis zum Tod des Arbeitnehmers - und offenbar auch bis zum Ableben des erbberechtigten Ehepartners - aufzubewahren.

Diese vage Antwort sollten Sie jedoch durch Ihren Steuerberater verifizieren lassen.

Besten Gruß,
Redaktion akademie.de

Guten Tag!
Auf Ihrer sehr hilfreichen Seite habe ich viel Nutzen gezogen. Nur eines nicht: wie lange muß eine Firma Unterlagen aufbewahren, wenn es eine Betriebsrentenzusage aus einer betrieblichen Altersversorgung gibt? Sind 10 Jahre auch hier ausreichend?

Guten Tag,

Urlaubsscheine gelten als Arbeitspapiere und sind bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses des Arbeitnehmers aufzubewahren, längstens 3 Jahre. Urlaubsanträge müssen nicht aufbewahrt werden.

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen sind zwischen 1-3 Jahren aufzubewahren, wenn sie Lohnunterlage sind 10 Jahre.

Alle Angaben ohne Gewähr.

Besten Gruß,
Redaktion akademie.de

Guten Tag,

wie lange müssen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen und
Urlaubsscheine bzw. Urlaubsanträge aufbewart werden?
Wir sind eine externe Personalabteilung

Mfg

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