Wer als Unternehmer wahllos Unterlagen vernichtet, begibt sich in Gefahr. Im schlimmsten Fall drohen Ordnungsgelder, Zwangsschätzung und der Verlust von Steuervergünstigungen. Andererseits: Wer alles aufbewahrt, was im Lauf eines Firmenlebens so zusammenkommt, wird früher oder später den Überblick verlieren und in der Papier- und Datenflut ersticken. Der Umgang mit Dokumenten aller Art will also wohl überlegt und organisiert sein. Rechtsanwältin Monika Steinmetz gibt Tipps dazu, welche Informationen im Unternehmen wie und vor allem wie lange aufbewahrt werden sollten.

Dokumentenmanagement aus juristischer Sicht

Privat tut sich manch einer schwer damit, sich von lieb gewonnenen Dingen zu trennen. Im Geschäftsleben fällt der Abschied von Akten und Dateien dagegen oft erheblich leichter - manchmal zu leicht.

"Diese Rechnung ist ja schon vor einer Ewigkeit bezahlt worden. Jener Auftrag wurde ohnehin storniert. Da findet sich noch ein Lieferschein über 50 CD-Rohlinge - natürlich längst aufgebraucht. Und die Mahnung ist ja sowieso bloß eine E-Mail - die kann ich bestimmt löschen.".

Aber so einfach ist es nicht. Wer als Unternehmer wahllos Unterlagen vernichtet, begibt sich in Gefahr. Es drohen Ordnungsgelder, Zwangsschätzung und der Verlust von Steuervergünstigungen. Sollte es einmal zu einem Rechtsstreit kommen, müssen Beweisstücke her, die den eigenen Sachvortrag vor Gericht unterstreichen können.

Wer andererseits alles aufbewahrt, was im Lauf eines Firmenlebens so zusammenkommt, wird früher oder später den Überblick verlieren und in der Datenflut und unter den Papierbergen ersticken.

Der Umgang mit Dokumenten aller Art will wohl überlegt, geplant und organisiert sein. Dieser Artikel klärt in sechs Schritten darüber auf, welche Informationen im Unternehmen auf welche Weise und wie lange aufzubewahren sind:

• Welche gesetzlichen Archivierungsfristen muss ich beachten?

• Was soll ich speichern?

• Wie muss ich diese Dokumente aufbewahren?

• Wäre es nicht einfacher, sämtliche E-Mails zu archivieren?

• Wie kann ich die Beweiskraft meiner digitalen Dokumente verbessern?

• Wie kann ich meine E-Mails vor unberechtigtem Zugriff schützen?

Welche gesetzlichen Archivierungsfristen muss ich beachten?

Die wichtigsten Aufbewahrungsfristen sind in der Abgabenordnung (AO) und im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt..

Die Abgabenordnung ist eine rein steuerrechtliche Vorschrift, während das HGB ein "spezielles BGB" ist, das von allen Kaufleuten beachtet werden muss.

Eine 6-jährige Aufbewahrungsfrist besteht für alle Handels- und Geschäftsbriefe - die empfangenen und Kopien der versandten - sowie für sonstige steuerlich relevante Unterlagen.

Buchungsbelege, Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz u.s.w. (siehe dazu im Einzelnen § 147 Abs. 1 Nr. 1, 4 und 4a AO) sind sogar 10 Jahre lang aufzubewahren.

Die genannten Fristen beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. Sie enden also in der Regel auch mit einem Kalenderjahr. Solange für einen Geschäftsvorgang noch Steuern festgesetzt werden können, läuft hinsichtlich der betreffenden Unterlagen auch die Aufbewahrungspflicht der AO nicht ab, selbst wenn die 6 bzw. 10 Jahre verstrichen sind.

Zahlreiche berufsrechtliche Vorschriften normieren eigene, z.T. kürzere, manchmal aber auch erheblich längere Aufbewahrungsfristen für Dokumente, z.B. die Baupläne des Architekten, die Krankenakte beim Arzt oder die Handakte des Rechtsanwalts. Diese Fristen entbinden den Unternehmer jedoch im Zweifel nicht von der Frist der AO, da sie nicht dem Steuerrecht entstammen.

Die dadurch notwendige Einteilung in steuerliche Daten einerseits und sonstige betrieblich relevante Daten andererseits kann zuweilen durchaus schwierig sein. Zumindest kleinere Unternehmen sollten darum sorgfältig überlegen, ob sie mit einer generell längeren Aufbewahrung aller infrage kommenden Daten nicht besser fahren. Jedenfalls sollte man die Einsortierung in diese Kategorien keinesfalls dem Geschmack und der Tagesform des jeweiligen Sachbearbeiters überlassen. Es bedarf unbedingt klarer betriebsinterner Richtlinien.

Was soll ich speichern?

"Handels- und Geschäftsbriefe" sind sämtliche Unterlagen mit geschäftlichem Bezug. Darunter fällt also alles, was nötig ist, um einen Geschäftsvorfall transparent zu machen: Beispielsweise gehören Aufträge und Auftragsbestätigung, Stornierungen, Lieferschein und Rechnung, Mängelrügen, Zahlungsbelege, u.s.w. dazu. Ob sie sich auf Papier, einem Bierdeckel oder einem Kerbholz wiederfinden, ist zumindest aus juristischer Sicht unerheblich. Auch eine E-Mail gehört dazu, wenn sie nur den entsprechenden Inhalt hat.

Auch alle Unterlagen der "Selbstverwaltung" des Betriebs wie Beschlüsse der Geschäftsleitung, Arbeitsverträge, Lohnunterlagen oder Betriebsvereinbarungen zählen zu den aufbewahrungspflichtigen Dokumenten. ..