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Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen bei Geschäftsdokumenten: Wann kann das in den Müll?

Welche Geschäftsunterlagen Sie aufheben müssen und wie lange

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Stand: 9. August 2012 (aktualisiert)

Wer als Unternehmer wahllos Unterlagen vernichtet, begibt sich in Gefahr. Im schlimmsten Fall drohen Ordnungsgelder, Zwangsschätzung und der Verlust von Steuervergünstigungen. Andererseits: Wer alles aufbewahrt, was im Lauf eines Firmenlebens so zusammenkommt, wird früher oder später den Überblick verlieren und in der Papier- und Datenflut ersticken. Der Umgang mit Dokumenten aller Art will also wohl überlegt und organisiert sein. Rechtsanwältin Monika Steinmetz gibt Tipps dazu, welche Informationen im Unternehmen wie und vor allem wie lange aufbewahrt werden sollten.

Privat tut sich manch einer schwer damit, sich von lieb gewonnenen Dingen zu trennen. Im Geschäftsleben fällt der Abschied von Akten und Dateien dagegen oft erheblich leichter - manchmal zu leicht.

"Diese Rechnung ist ja schon vor einer Ewigkeit bezahlt worden. Jener Auftrag wurde ohnehin storniert. Da findet sich noch ein Lieferschein über 50 DVD-Rohlinge - natürlich längst aufgebraucht. Und die Mahnung ist ja sowieso bloß eine E-Mail. Die kann ich bestimmt löschen.".

Aber so einfach ist es nicht. Wer als Unternehmer wahllos Unterlagen vernichtet, begibt sich in Gefahr. Es drohen Ordnungsgelder, Zwangsschätzung und der Verlust von Steuervergünstigungen. Sollte es einmal zu einem Rechtsstreit kommen, müssen Beweisstücke her, die den eigenen Sachvortrag vor Gericht unterstreichen können.

Zum Weiterlesen:

Eine schnelle Liste, was Sie in diesem Jahr entsorgen können, finden Sie hier: "Aufbewahrungsfristen: Welche Unterlagen Sie wann in den Papierkorb werfen können".

Wer andererseits alles aufbewahrt, was im Lauf eines Firmenlebens so zusammenkommt, wird früher oder später den Überblick verlieren, in der Datenflut ertrinken und unter den Papierbergen ersticken.

Dieser Artikel klärt in sechs Schritten darüber auf, welche Informationen im Unternehmen auf welche Weise und wie lange aufzubewahren sind:

  • Welche gesetzlichen Archivierungsfristen muss ich beachten?

  • Was soll ich speichern?

  • Wie muss ich diese Dokumente aufbewahren?

  • Wäre es nicht einfacher, sämtliche E-Mails zu archivieren?

  • Wie kann ich die Beweiskraft meiner digitalen Dokumente verbessern?

  • Wie kann ich meine E-Mails vor unberechtigtem Zugriff schützen?

Welche gesetzlichen Archivierungsfristen muss ich beachten?

Die wichtigsten Aufbewahrungsfristen sind in der Abgabenordnung (AO) und im Handelsgesetzbuch (HGB) und im Umsatzsteuergeestz (UStG) geregelt. Abgabenordnung und UStG sind rein steuerrechtliche Vorschriften, während das HGB ein "spezielles BGB" ist, das von allen Kaufleuten beachtet werden muss.

  • Eine 6-jährige Aufbewahrungsfrist besteht für alle Handels- und Geschäftsbriefe - die empfangenen und Kopien der versandten - sowie für sonstige steuerlich relevante Unterlagen.

  • Buchungsbelege, Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz u.s.w. sind sogar 10 Jahre lang aufzubewahren. Die Einzelheiten sind gesetzlich geregelt in § 147 Abs. 1 Nr. 1, 4 und 4a AO und § 257 Abs. 1 Nr. 1 und 4 HGB sowie § 14 b Abs. 1 UStG.

Die genannten Fristen beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden bzw. endgültig fertiggestellt worden ist. Sie enden also in der Regel auch mit einem Kalenderjahr. Solange aber für einen Geschäftsvorgang noch Steuern festgesetzt werden können, läuft hinsichtlich der betreffenden Unterlagen auch die Aufbewahrungspflicht der AO nicht ab, selbst wenn die 6 bzw. 10 Jahre verstrichen sind.

Zusätzlich gibt es branchen- und berufsspezifische Vorschriften!

Zahlreiche berufsrechtliche Vorschriften legen eigene Aufbewahrungsfristen für Dokumente fest, die z.T. kürzer, manchmal aber auch erheblich länger sein können. Solche Vorschriften gibt es zum Beispiel für die Baupläne des Architekten, die Krankenakte beim Arzt oder die Handakte des Rechtsanwalts.

Diese Fristen entbinden den Unternehmer jedoch im Zweifel nicht von der Frist der AO, da sie nicht dem Steuerrecht entstammen. Die dadurch notwendige Einteilung in steuerliche Daten einerseits und sonstige betrieblich relevante Daten andererseits kann zuweilen durchaus schwierig sein. Zumindest kleinere Unternehmen sollten darum sorgfältig überlegen, ob sie mit einer generell längeren Aufbewahrung aller infrage kommenden Daten nicht besser fahren.

Jedenfalls sollte man die Einsortierung in diese Kategorien keinesfalls dem Geschmack und der Tagesform des jeweiligen Sachbearbeiters überlassen. Es bedarf unbedingt klarer betriebsinterner Richtlinien.

In Einzelfällen kann das Finanzamt Erleichterungen von der Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bewilligen.

Was soll ich speichern?

Zu den oben genannten "Handels- und Geschäftsbriefen" gehören sämtliche Unterlagen mit geschäftlichem Bezug. Darunter fällt also alles, was nötig ist, um einen Geschäftsvorfall transparent zu machen: Dies sind nicht nur Steuerbescheide, Kontoauszüge und Schecks. Beispielsweise gehören auch Aufträge und Auftragsbestätigung, Stornierungen, Lieferschein und Rechnung, Mängelrügen, Zahlungsbelege, u.s.w. dazu. Ob sie sich auf Papier, einem Bierdeckel oder einem Kerbholz wiederfinden, ist zumindest aus juristischer Sicht unerheblich. Auch eine E-Mail gehört dazu, wenn sie nur den entsprechenden Inhalt hat.

Auch alle Unterlagen der "Selbstverwaltung" des Betriebs wie Beschlüsse der Geschäftsleitung, Arbeitsverträge, Lohnunterlagen oder Betriebsvereinbarungen zählen zu den aufbewahrungspflichtigen Dokumenten. Organisationsunterlagen, die zum Verständnis der Buchführung nötig sind, wie z.B. die Kontenpläne, Dokumentation des Buchhaltungssystems etc. müssen ebenfalls aufbewahrt werden.

Nicht aufbewahrt werden müssen dagegen freiwillige Aufzeichnungen, interne Notizen oder Mitteilungen usw.

Wie muss ich diese Dokumente aufbewahren?

Der Gesetzgeber verlangt eine "geordnete" Aufbewahrung der genannten Unterlagen. Ein bestimmtes Ablagesystem, besondere Datenträger oder eine spezielle Speichertechnologie sind zwar nicht vorgeschrieben. Wohl aber sind die Anforderungen an die Speicherergebnisse gesetzlich sehr konkret gefasst.

Meterweise Aktenordner, Tonnen von Papier muss es jedenfalls nicht sein. Die Buchführung darf am PC erstellt werden und Steuerunterlagen können auch in digitaler Form aufbewahrt werden, wenn dies den "Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung" (GoB) entspricht.

Die GoB sind teils gesetzlich festgeschrieben und haben teils als Handelsbrauch Einzug in das geltende Recht genommen. Sie müssen von jedem Kaufmann beachtet werden. Schlagworte wie "keine Buchung ohne Beleg" sind jedem geläufig, der sich schon einmal mit dem Thema Buchführung befasst hat. Jeder buchungspflichtige Geschäftsvorfall muss richtig, vollständig und zeitgerecht erfasst werden, geordnet darstellbar sein und sich in seiner Entstehung und Entwicklung verfolgen lassen und verständlich und nachvollziehbar gemacht werden können.

Nichts anderes gilt für die elektronisch geführte Buchhaltung. Die GoB werden dabei durch die "Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme" (GoBS) präzisiert. Sie sind ebenfalls geltendes Recht und müssen beachtet werden.

Danach müssen die gespeicherten Informationen jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. Die dazu notwendige Ausstattung (Software, Lesegeräte, "Maschinenzeit", Personal u.s.w.) muss der Unternehmer auf seine Kosten vorhalten. Außerdem muss er die zugehörigen Organisationsanweisungen vorlegen können, aus denen ersichtlich ist, wie der Verarbeitungsvorgang abläuft und was wo zu finden, eine Art Gebrauchsanweisung also.

Buchführung und deren Dokumentation müssen so organisiert sein, dass sich eine Person, die grundsätzlich mit derlei Dingen vertraut ist, in dem jeweiligen Verfahren in angemessener Zeit zurechtfindet und sich einen Überblick über die Lage des Unternehmens verschaffen kann.

Erforderlich ist auch, dass jederzeit ein gezielter Zugriff auf alle gespeicherten Daten möglich ist. Jeder Beleg muss schnell auffindbar sein.

Ein ausgefeiltes Datensicherungskonzept ist unabdingbar. Folgende Voraussetzungen sind zu erfüllen:

  • Sachgerecht gesetzte Zugriffsrechte schützen vor unberechtigter Datenmanipulation und zugleich vor der Kenntnisnahme durch Unbefugte.

  • In regelmäßigen, festgelegten Zeitabständen sollten Datensicherungen durchgeführt werden. Sind z.B. einmal besonders viele Buchungen vorgenommen worden oder ist sonst eine außergewöhnliche Datenmengen angefallen, so ist anschließend eine zusätzliche Sicherung fällig. Man sollte die Datenträger periodisch auf ihre Lesbarkeit hin überprüfen und bei Bedarf Ersatz schaffen.

  • Die Backup-Medien brauchen einen geeigneten Standort. Ideal ist ein Raum, zu dem nur ausgewählte Personen Zugang haben. Dieser bzw. der Behälter, in dem die Daten aufbewahrt werden (z.B. ein Tresor), ist ausreichend gegen alles zu sichern, was Datenträger beschädigen und Daten beeinträchtigen kann, Feuer, hohe Temperaturen, Feuchtigkeit, magnetische Felder etc.. Auch an eine taugliche Einbruchs- bzw. Diebstahlsicherung sollten Sie hier denken.

  • Für Zugriffs- wie Zugangskontrolle gilt: Je weniger Personen überhaupt in die betreffenden Räume hineindürfen, je weniger Personen einen Tresorschlüssel besitzen und je weniger Personen Schreibrechte bezüglich der in Rede stehenden Daten haben, desto besser und sicherer.

Was Sie in Ihrem konkreten Betrieb genau tun müssen, um diesen Anforderungen gerecht zu werden, hängt von dessen Größe, den technischen Möglichkeiten und räumlichen Gegebenheiten ab.

Wird die Buchführung am PC erstellt, so müssen die produzierten Daten auch in elektronischer Form aufbewahrt werden. Für den Zugriff auf diese - originär digitalen - Daten gelten ergänzend die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Im Hinblick auf die zur Sicherung verwendeten Datenträger lässt Ihnen das Gesetz weitgehend freie Hand. Die Finanzverwaltung rät jedoch zu XML-basierten Beschreibungsstandards.

Das bisher Gesagte gilt im Prinzip auch für Unterlagen, die ursprünglich in Papierform vorlagen. Sie dürfen digitalisiert und in (nur noch) digitaler Form aufbewahrt werden.

Die Daten müssen aber inhaltlich mit den Original-Unterlagen übereinstimmen. Bei empfangenen Handels- und Geschäftsbriefen sowie Buchungsbelegen ist sogar eine bildliche Übereinstimmung nötig. Das müssen Sie durch die Wahl Ihres Archivierungsverfahrens sicherstellen.

Die ursprünglichen Belege dürfen anschließend vernichtet werden. Natürlich nur, wenn sie nicht aufgrund anderer Vorschriften aufbewahrt werden müssen und keine außenstehende Person ein Recht auf Aufbewahrung oder Herausgabe hat.

Ausnahme

Eine Ausnahme bilden Jahresabschlüsse, die Eröffnungsbilanz und bestimmte Zollunterlagen. Sie müssen im Original aufbewahrt werden.

Um die Kosten für Speicherplatz zu minimieren und der Übersichtlichkeit zuliebe sollten Sie unbedingt darauf achten, kein Dokument doppelt abzulegen. Ist für ein Dokument die Aufbewahrungsfrist abgelaufen und besteht auch sonst kein Grund, es zu behalten (wie z.B. bei Gerichtsurteilen, notariellen Urkunden, Schuldversprechen oder ähnlichen Dokumenten): schreddern, löschen, vernichten Sie es. Nichts ist hinderlicher als überflüssige Daten.

Wäre es nicht einfacher, sämtliche E-Mails zu archivieren?

Das unternehmerische Bedürfnis nach umfassender Archivierung findet seine Grenzen in den persönlichen Rechten der Mitarbeiter und der Kunden.

Privater E-Mail-Verkehr am Arbeitsplatz ist in den wenigsten Betrieben gern gesehen, wird aber doch überwiegend erlaubt oder zumindest geduldet. Private E-Mails der Mitarbeiter unterliegen dem Fernmeldegeheimnis und dem Datenschutz. Sie dürfen gegen den Willen der Mitarbeiter nicht archiviert und erst recht nicht inhaltlich kontrolliert werden.

Eine saubere Trennung geschäftlicher von privaten E-Mails ist also geboten. Der Umgang mit privaten E-Mails kann Gegenstand einzelvertraglicher Abreden oder einer Betriebsvereinbarung sein. Es ist wichtig, die aufeinandertreffenden Interessen umfassend abzuwägen und eine Lösung zu finden, die beiden Seiten gerecht wird.

Gegen die hemmungslose Archivierung aller E-Mails spricht schließlich auch der Schutz der Geschäftspartner. Ein Kunde gibt in einer E-Mail womöglich Geschäftsgeheimnisse preis. Mit solcher Korrespondenz muss sorgfältig umgegangen werden. Keinesfalls dürfen diese Informationen öffentlich zugänglich sein - auch nicht im betriebsinternen Intranet.

Wie kann ich die Beweiskraft meiner digitalen Dokumente verbessern?

Rechtlich relevante und verbindliche Inhalte benötigen weder Papier noch Stempel oder Unterschrift. Nur für ganz wenige, nicht alltägliche Rechtsgeschäfte verlangt das Gesetz eine besondere Form. E-Mails können bindende Willenserklärungen, Rechnungen, Mahnungen, Vertragsabschlüsse, kaufmännische Bestätigungsschreiben, Mängelrügen u.s.w. enthalten.

Vor Gericht hat eine auf Papier ausgedruckte E-Mail dennoch geringe Beweiskraft. Sie unterliegt wie jedes "Augenscheinsobjekt" der freien richterlichen Beweiswürdigung. D.h. sie stellt möglicherweise einen Anhaltspunkt dafür dar, dass die betreffende E-Mail mit diesem Inhalt, zu dieser Zeit, von diesem Absender abgeschickt worden ist. Bestenfalls auch, dass sie beim Empfänger angekommen ist. Nicht mehr.

Eine Möglichkeit, den Versand einer E-Mail überzeugend darzulegen, ist die Kopie (Cc:) an eine unabhängig Person. Diese kann dann als Zeuge benannt werden. Natürlich verbietet sich diese Vorgehensweise bei vertraulichen Informationen. Und auch hier gilt: Grundsätzlich ist jede Datei manipulierbar. Wie der Richter die Aussage eines Zeugen bewertet, steht in seinem Ermessen. Und dass die E-Mail ihren eigentlichen Adressaten tatsächlich erreicht hat, ist noch längst nicht bewiesen.

Bei größeren Unternehmen kann man ergänzend auf dessen Log-Files verweisen. So ist dem Gegner zumindest die Möglichkeit des pauschalen Bestreitens genommen. Und nur unter Verstoß gegen seine prozessuale Wahrheitspflicht kann er noch vortragen, die betreffende E-Mail nicht zu kennen.

Eine Gewähr dafür, dass E-Mails vor Gericht als dingfestes Beweismittel anerkannt werden, bietet hingegen ausschließlich die "elektronische Unterschrift" - also eine PGP-Verschlüsselung oder eine Zertifikat-basierte Signatur. Nur sie bürgt dafür, dass eine Nachricht wirklich vom erkennbaren Absender stammt und authentisch, also unverändert, ihren Weg zum Empfänger gefunden hat. Dabei muss sich freilich auch der Empfänger am Verschlüsselungssystem beteiligen und seine eigenen E-Mails idealerweise ebenfalls verschlüsseln.

Wie kann ich meine E-Mails vor unberechtigtem Zugriff schützen?

Noch immer werden die meisten - auch geschäftlichen - E-Mails einfach im Klartext verschickt. Welcher Unternehmer würde dagegen seine neue Hardware-Ausstattung durch Aushang am schwarzen Brett im Arbeitsamt bestellen? Den kann nicht nur jedermann lesen, sondern er kann auch von jedem beliebig verändert oder ganz heruntergerissen werden.

Auch hier bietet die PGP-Verschlüsselung Abhilfe. Sie schützt sensible Informationen vor den Augen unberechtigter Dritter. Und sie gewährleistet, dass diese E-Mail mit diesem Inhalt auch wirklich von diesem Aussteller stammt. So dient sie den Interessen beider Seiten - Empfänger wie Absender.

Die Möglichkeit, elektronische Nachrichten eindeutig zu personalisieren, und gleichsam mit "seinem guten Namen" zu versehen findet angesichts der Bedeutung, die die E-Mail heutzutage erlangt hat, zuwenig Beachtung. Zumindest im kaufmännischen Bereich sollten die Gelegenheit, das Virtuelle wenigstens ein bisschen greifbarer zu machen, intensiver genutzt werden.

Bei archivierungspflichtigen Inhalten müssen Sie neben den verschlüsselten auch die entschlüsselten E-Mails sowie die Schlüssel selbst nach den oben erläuterten Grundsätzen aufbewahren.

Zum Weiterlesen:

Hier erläutern wir die verschiedenen Aufbewahrungsfristen und Vorschriften - unabhängig vom aktuellen Datum. Dann wissen Sie ein für allemal Bescheid.

Eine schnelle Liste, was Sie in diesem Jahr entsorgen können, bietet: "Aufbewahrungsfristen: Welche Unterlagen Sie wann in den Papierkorb werfen können".

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vielen Dank für diese umfassenden Informationen. Man weiß ja, dass man alles aufbewahren soll, aber als Kleinunternehmer ist es leicht, zu schludern. Sehr hilfreich finde ich auch die konkreten Jahresangaben zur Aufbewahrung.

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Über die Autorin:

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Monika Steinmetz ist Rechtsanwältin in Berlin. Ihre Interessenschwerpunkte liegen im Arbeits- und Sozialrecht. Daneben ist sie mit Herz und Hand Linux-Userin und hat so auch für alle Fragen des Online ...

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