Wie kann ich die Beweiskraft meiner digitalen Dokumente verbessern?

Rechtlich relevante und verbindliche Inhalte benötigen weder Papier noch Stempel oder Unterschrift. Nur für ganz wenige, nicht alltägliche Rechtsgeschäfte verlangt das Gesetz eine besondere Form. E-Mails können bindende Willenserklärungen, Rechnungen, Mahnungen, Vertragsabschlüsse, kaufmännische Bestätigungsschreiben, Mängelrügen u.s.w. enthalten.

Vor Gericht hat eine auf Papier ausgedruckte E-Mail geringe Beweiskraft. Sie unterliegt wie jedes "Augenscheinsobjekt" der freien richterlichen Beweiswürdigung. D.h. sie stellt möglicherweise einen Anhaltspunkt dafür dar, dass die betreffende E-Mail mit diesem Inhalt, zu dieser Zeit, von diesem Absender abgeschickt worden ist. Bestenfalls auch, dass sie beim Empfänger angekommen ist. Nicht mehr.

Eine Möglichkeit, den Versand einer E-Mail überzeugend darzulegen, ist die Kopie (Cc:) an eine unabhängig Person. Diese kann dann als Zeuge benannt werden. Natürlich verbietet sich diese Vorgehensweise bei vertraulichen Informationen. Und auch hier gilt: Grundsätzlich ist jede Datei manipulierbar. Wie der Richter die Aussage eines Zeugen bewertet, steht in seinem Ermessen. Und dass die E-Mail ihren eigentlichen Adressaten tatsächlich erreicht hat, ist noch längst nicht bewiesen.

Bei größeren Unternehmen kann man ergänzend auf dessen Log-Files verweisen. So ist dem Gegner zumindest die Möglichkeit des pauschalen Bestreitens genommen. Und nur unter Verstoß gegen seine prozessuale Wahrheitspflicht kann er noch vortragen, die betreffende E-Mail nicht zu kennen.

Eine Gewähr dafür, dass E-Mails vor Gericht als dingfestes Beweismittel anerkannt werden, bietet hingegen ausschließlich die "elektronische Unterschrift". Also eine PGP-Verschlüsselung oder eine Zertifikat-basierte Signatur. Nur sie bürgt dafür, dass eine Nachricht wirklich vom erkennbaren Absender stammt und authentisch, also unverändert, ihren Weg zum Empfänger gefunden hat.

Dabei muss sich freilich auch der Empfänger am Verschlüsselungssystem beteiligen und seine eigenen E-Mails idealerweise ebenfalls verschlüsseln. Haben Sie den Mut, Ihre Geschäftspartner von der Teilnahme an diesem System zu überzeugen.

Einen ähnlichen Mechanismus des Signierens (mit einem persönlichen und von übergeordneter Stelle zertifizierten) Schlüssels bietet OpenOffice 2.0 auch für Textdokumente an.

Wie kann ich meine E-Mails vor unberechtigtem Zugriff schützen?

Noch immer werden die meisten - auch geschäftlichen - E-Mails einfach im Klartext verschickt. Welcher Unternehmer würde dagegen seine neue Hardware-Ausstattung durch Aushang am schwarzen Brett im Arbeitsamt bestellen? Den kann nicht nur jedermann lesen, sondern er kann auch von jedem beliebig verändert oder ganz heruntergerissen werden.

Auch hier bietet die PGP-Verschlüsselung Abhilfe. Sie schützt sensible Informationen vor den Augen unberechtigter Dritter. Und sie gewährleistet, dass diese E-Mail mit diesem Inhalt auch wirklich von diesem Aussteller stammt. So dient sie den Interessen beider Seiten - Empfänger wie Absender.

Die Möglichkeit, elektronische Nachrichten eindeutig zu personalisieren, und gleichsam mit "seinem guten Namen" zu versehen findet angesichts der Bedeutung, die die E-Mail heutzutage erlangt hat, zuwenig Beachtung. Zumindest im kaufmännischen Bereich sollten die Gelegenheit, das Virtuelle wenigstens ein bisschen greifbarer zu machen, intensiver genutzt werden.

Bei archivierungspflichtigen Inhalten müssen Sie neben den verschlüsselten auch die entschlüsselten E-Mails sowie die Schlüssel selbst nach den oben erläuterten Grundsätzen aufbewahren.