Auftragsvergabe und Auftragsdurchführung: Checkliste für Freelancer und Auftraggeber

Rechtliche und organisatorische Rahmenbedingungen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit: Werkvertrag, Dienstvertrag, Scheinselbstständigkeit, KSK, etc.

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Stand: 29. März 2017

Nur wer weiß, was er will, bekommt, was er braucht

Beratung, Software, Webdesign, Text, Grafik, Fotografie, Schulung oder was auch immer - für viele Aufträge sind Freelancer genau die richtige Lösung. Einzelunternehmer sparen Kosten und langfristige Bindungen. Sie sind besonders flexibel, und auch die Auftragsvergabe ist meist einfacher als bei einer großen Agentur oder einem mittelständischen Dienstleistungsunternehmen.

Die Vorteile, mit Freelancern zusammenzuarbeiten, entfalten sich aber nur dann, wenn man organisatorisch wie rechtlich vernünftige Rahmenbedingungen schafft. Um sicherzugehen, dass weder Auftraggeber noch Auftragnehmer wichtige Punkte aus den Augen verlieren, haben wir eine kommentierte Checkliste erstellt, die die häufigsten Knackpunkte aufführt und konkrete Lösungsalternativen darstellt.

I. Zielsetzung des Auftrags

Beim Auftraggeber muss zunächst einmal intern Klarheit herrschen. Alle Beteiligten müssen sich einigermaßen einig darüber sein, warum der Auftrag notwendig ist, was genau bis wann benötigt wird, was die Sache wert ist und – ganz wichtig – wer intern zuständig ist und mit dem Ergebnis weiterarbeiten muss.

  1. Ist das Projekt, um das es geht und an dem der Freelancer arbeitet, klar festgelegt, mit Zielen, Projektbeschreibung und Ablauf?

  2. Wer muss mit dem Ergebnis des Auftrags weiterarbeiten? Steht fest, wer für das Projekt zuständig ist und entscheidet, ob die Arbeit ihren Zweck erfüllt?

  3. Ist das die gleiche Person, die den Auftrag vergibt? Wenn nicht, haben Projektmanager und Vergabe-Verantwortlicher alle Punkte miteinander geklärt?

  4. Ist der Zweck der Aufgabe, die im Auftrag erledigt werden soll, genau abgesteckt? (Gibt es klare Bedingungen dafür, wann das Projekt fertig bzw. der Auftrag erledigt ist?)

  5. Ist der Arbeitsumfang, der im Rahmen des Auftrags erledigt werden muss, genau festgelegt?

  6. Sind nötige Anforderungen geklärt? (Schnittstellenspezifikationen, Corporate-Design-Vorgaben, Wording-Konventionen, Vorgaben zur Dokumentation etc.)

  7. Ist sichergestellt, dass sich die Anforderungen in Bezug auf den Auftrag nicht plötzlich doch ändern?

  8. Ist aus Sicht des Projekts der Zeitrahmen klar, bis zu dem die Aufgabe erledigt sein muss?

  9. Ist das Budget für den Auftrag festgelegt? Gibt es ein Zielhonorar und eine Schmerzgrenze?

  10. Ist daran gedacht worden, dass das Arbeitsergebnis des Auftrags vielleicht später in einem anderen Zusammenhang erneut verwendet werden soll?

II. Auswahlkriterien für die Auftragsvergabe

  1. Sind die Honorarforderungen genau bekannt und sind sie angemessen? Wurden Vergleichsangebote eingeholt oder andere Vergleichsmöglichkeiten genutzt?

  2. Sind wirklich sämtliche (auch nur eventuelle) Folgekosten bekannt (zum Beispiel für spätere Lizenzverlängerungen oder -erweiterungen, für Schulungen, möglicherweise nötige Anpassungen, für Wartung und Updates, Neuveröffentlichungen etc.)?

  3. Gibt es Arbeitsproben oder Referenzarbeiten?

  4. Gibt es (glaubhafte) Empfehlungen zufriedener Kunden?

  5. Kennt der potenzielle Auftragnehmer alle Punkte, die zu erledigen sind, und traut sich die Arbeit zu?

  6. War die Reaktion professionell, souverän und angenehm?

  7. Was sagt das Bauchgefühl?

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