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Auftragsvergabe und Auftragsdurchführung: Checkliste für Freelancer und Auftraggeber

Rechtliche und organisatorische Rahmenbedingungen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit: Werkvertrag, Dienstvertrag, Scheinselbstständigkeit, KSK, etc.

Nur wer weiß, was er will, bekommt, was er braucht

Beratung, Software, Webdesign, Text, Grafik, Fotografie, Schulung oder was auch immer - für viele Aufträge sind Freelancer genau die richtige Lösung. Einzelunternehmer sparen Kosten und langfristige Bindungen. Sie sind besonders flexibel, und auch die Auftragsvergabe ist meist einfacher als bei einer großen Agentur oder einem mittelständischen Dienstleistungsunternehmen.

Die Vorteile, mit Freelancern zusammenzuarbeiten, entfalten sich aber nur dann, wenn man organisatorisch wie rechtlich vernünftige Rahmenbedingungen schafft. Um sicherzugehen, dass weder Auftraggeber noch Auftragnehmer wichtige Punkte aus den Augen verlieren, haben wir eine kommentierte Checkliste erstellt, die die häufigsten Knackpunkte aufführt und konkrete Lösungsalternativen darstellt.

I. Zielsetzung des Auftrags

Beim Auftraggeber muss zunächst einmal intern Klarheit herrschen. Alle Beteiligten müssen sich einigermaßen einig darüber sein, warum der Auftrag notwendig ist, was genau bis wann benötigt wird, was die Sache wert ist und – ganz wichtig – wer intern zuständig ist und mit dem Ergebnis weiterarbeiten muss.

  1. Ist das Projekt, um das es geht und an dem der Freelancer arbeitet, klar festgelegt, mit Zielen, Projektbeschreibung und Ablauf?

  2. Wer muss mit dem Ergebnis des Auftrags weiterarbeiten? Steht fest, wer für das Projekt zuständig ist und entscheidet, ob die Arbeit ihren Zweck erfüllt?

  3. Ist das die gleiche Person, die den Auftrag vergibt? Wenn nicht, haben Projektmanager und Vergabe-Verantwortlicher alle Punkte miteinander geklärt?

  4. Ist der Zweck der Aufgabe, die im Auftrag erledigt werden soll, genau abgesteckt? (Gibt es klare Bedingungen dafür, wann das Projekt fertig bzw. der Auftrag erledigt ist?)

  5. Ist der Arbeitsumfang, der im Rahmen des Auftrags erledigt werden muss, genau festgelegt?

  6. Sind nötige Anforderungen geklärt? (Schnittstellenspezifikationen, Corporate-Design-Vorgaben, Wording-Konventionen, Vorgaben zur Dokumentation etc.)

  7. Ist sichergestellt, dass sich die Anforderungen in Bezug auf den Auftrag nicht plötzlich doch ändern?

  8. Ist aus Sicht des Projekts der Zeitrahmen klar, bis zu dem die Aufgabe erledigt sein muss?

  9. Ist das Budget für den Auftrag festgelegt? Gibt es ein Zielhonorar und eine Schmerzgrenze?

  10. Ist daran gedacht worden, dass das Arbeitsergebnis des Auftrags vielleicht später in einem anderen Zusammenhang erneut verwendet werden soll?

II. Auswahlkriterien für die Auftragsvergabe

  1. Sind die Honorarforderungen genau bekannt und sind sie angemessen? Wurden Vergleichsangebote eingeholt oder andere Vergleichsmöglichkeiten genutzt?

  2. Sind wirklich sämtliche (auch nur eventuelle) Folgekosten bekannt (zum Beispiel für spätere Lizenzverlängerungen oder -erweiterungen, für Schulungen, möglicherweise nötige Anpassungen, für Wartung und Updates, Neuveröffentlichungen etc.)?

  3. Gibt es Arbeitsproben oder Referenzarbeiten?

  4. Gibt es (glaubhafte) Empfehlungen zufriedener Kunden?

  5. Kennt der potenzielle Auftragnehmer alle Punkte, die zu erledigen sind, und traut sich die Arbeit zu?

  6. War die Reaktion professionell, souverän und angenehm?

  7. Was sagt das Bauchgefühl?

III. Vertragsart: Werkvertrag oder Dienstvertrag?

Das ist keine theoretische oder rein juristische Frage, sondern hat wichtige Folgen für beide Seiten – vor allem dann, wenn der Auftrag nicht so verläuft, wie erwartet, und es zu Konflikten kommt.

  • Beim Werkvertrag verpflichtet sich der Auftragnehmer, eine bestimmte Sache gemäß den vorgegebenen, vereinbarten Bedingungen zu produzieren oder eine Dienstleistung entsprechend der vertraglichen Anforderungen auszuführen. Ein Auftrag an eine Webdesignerin über die Gestaltung der neuen Website ist typischerweise ein Werkvertrag, oder der Auftrag zur Renovierung der Bürogebäude.

    "Geschuldet wird der Erfolg" bei einem Werkvertrag, wie Juristen es ausdrücken. Das bedeutet: Liefert der Auftragnehmer mangelhafte Arbeit ab, muss er das korrigieren oder für den daraus entstehenden Schaden haften. (Die Details solcher Fragen bilden ein eigenes Rechtsgebiet, das Mängelrecht.) Der Werkvertrag wird durch die §§ 631 ff. BGB geregelt.

    Werkverträge werden typischerweise nach Aufwand der Arbeit kalkuliert. Und der Auftragnehmer kann im Regelfall erst dann die Rechnung stellen, wenn die Arbeit abgenommen wurde. Das hat für den Arbeitgeber Vorteile: Er ist mit dem Werkvertrag eher auf der sicheren Seite, falls der Freelancer sich verzettelt oder von dem Job überfordert zeigt. Der Nachteil ist die fehlende Flexibilität: Soll der Freelancer zwischendurch etwas anderes machen oder wird doch etwas anderes benötigt, muss neu verhandelt werden.

  • Beim Dienstvertrag stellt der Auftragnehmer dem Auftraggeber nur seine Arbeitskraft samt Qualifikation und Arbeitsmitteln zur Verfügung. Wofür der Auftraggeber sie einsetzt, ist – im Rahmen des Vertrags – dessen Sache. Dafür ist der Auftragnehmer nicht dafür verantwortlich, dass als Ergebnis seiner Arbeit etwas Bestimmtes erreicht oder hergestellt wird, sondern nur, dass er seine vereinbarte Leistung erbringt.

    So gesehen ähnelt die Rolle des Auftragnehmers bei einem Dienstvertrag sehr viel mehr der eines Arbeitnehmers. (Genau genommen ist ein Arbeitsvertrag auch ein besonderer Dienstvertrag. Es gibt aber auch sehr wohl Selbstständige, die in einem Dienstverhältnis stehen, auch wenn Scheinselbstständigkeit (mehr dazu unten) bei Dienstverträgen tendenziell ein größeres Risiko darstellt.) Ein Arzt oder ein Rechtsanwalt arbeiten in aller Regel auf Grundlage eines Dienstvertrags.

    Dienstverträge sind in den §§ 611 ff. BGB festgelegt.

    Hier erfolgt die Bezahlung typischerweise nach Arbeitszeit (oder auch nach Stückzahlen etc.). Wenn der Freelancer nach Stunden oder tageweise abrechnen kann, ist das für ihn im Allgemeinen eine schöne Sache, so hat er ein sicheres Einkommen. Für den Auftraggeber besteht das Risiko, auch unproduktive Phasen mitzubezahlen. Dafür gewinnt er Flexibilität für den Einsatz des Auftragnehmers, jedenfalls im Rahmen des vertraglich Vereinbarten.

Apropos: Es steht normalerweise nicht im Vertrag selbst, in welche der beiden Kategorien er gehört – das ergibt sich aus dem Inhalt. Aber jede Auftragsvereinbarung fällt in die eine oder die andere Gruppe, eine weitere Alternative gibt es nicht. Der Honorarvertrag, der für Freelancer vor allem in der Rolle als sogenannte feste Freie üblich ist, ist beispielsweise in der Regel ein Dienstvertrag.

IV. Weitere wichtige Rechtsaspekte

  1. Wie kommt der Auftrag zustande?

    Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten. Ein typischer Ablauf besteht darin, dass der Auftragnehmer schriftlich oder per E-Mail ein Angebot unterbreitet, das der Auftragnehmer in der gleichen Form annimmt. Das Geschäft kann aber auch durch einen schriftlichen Vertrag abgeschlossen werden, den beide Seiten unterzeichnen. Und natürlich kann der Vertrag auch schlicht mündlich vereinbart werden. Dann gilt er trotzdem – die vereinbarten Details lassen sich aber im Konfliktfall kaum nachweisen.

  2. Wie ist das Honorar geregelt? Soll es Abschlagszahlungen geben?

    Und gibt es vielleicht, wenn dieser Fall möglich erscheint, auch Regelungen dazu, was passiert, wenn nur ein Teil des Auftrags ausgeführt wird?

  3. Wenn es Unter-Auftragnehmer gibt: Besteht eine vertragliche Beziehung des Auftraggebers zu ihnen?

    Häufig gibt es einen Hauptauftragnehmer, der jedoch Mitstreiter braucht. Beispielsweise: Die Webdesignerin übernimmt den Job, eine neue Website ins Netz zu bringen. Einige der Arbeiten gibt sie jedoch an eine Texterin, einen Fotografen und eine Grafikerin weiter. In diesem Fall muss der Auftraggeber darauf achten, dass Vereinbarungen zu Nutzungsrechten, zur späteren Wartung, zur Vertraulichkeit etc. auch für diese Kooperationspartner gelten.

    In manchen Fällen bilden die Beteiligten auch eine eigene GbR, mit der dann direkt Verträge abgeschlossen werden. Solche Statusfragen müssen geklärt werden. Und es muss klar sein, wer Ansprechpartner für Reklamationen oder gar Schadenersatzforderungen ist, wenn es dann doch schiefgeht.

  4. Ist festgelegt, wann, durch wen und wie die Abnahme erfolgt?

    Bei einem Werkvertrag ist die Abnahme ein wichtiger Schritt. Sie ist die Anerkennung, dass der Auftragnehmer seine Seite der Vereinbarung erfüllt hat und (spätestens) jetzt Anspruch auf die ihm zustehende Bezahlung anmelden kann.

  5. Gelten AGB?

    Sind AGB des Auftraggebers wirksam einbezogen? Hat womöglich auch der Auftragnehmer eigene AGB? Und wenn ja, gibt es dazwischen keinen Konflikt?

    Wenn AGB gelten, sollte die sogenannte Inhaltskontrolle beachtet werden. Falls Geschäftsleute ein Geschäft vereinbaren, sind sie darin ziemlich frei. Die vielen Schutzvorschriften für Verbraucher greifen ja nicht. Allerdings gibt es auch hier Einschränkungen, wenn Klauseln formularhaft oder per AGB einbezogen werden. Daran knüpft das BGB ab § 305, vor allem aber ab § 308 BGB, wichtige Anforderungen. Recht vereinfacht gilt: Wer Klauseln immer wieder einsetzt, darf damit keine allzu weitgehenden Regelungen zu eigenen Gunsten festschreiben. Dass bei verspäteter Ausführung das Honorar um ein Drittel reduziert wird, wäre als AGB-Klausel beispielsweise sehr riskant und vermutlich unwirksam, denn zumindest müsste spezifiziert werden, für welche Fälle von Verzögerung dies gilt.

  6. Gibt es Haftungsregelungen? Welche Risiken trage ich als Auftraggeber?

    Steht fest, wer in welchem Fall haftet – etwa dann, wenn die Veröffentlichung der bestellten Grafik gleich zu einer Abmahnung führt oder die neue Software durch Fehlfunktionen großen Schaden anrichtet? Längst nicht immer ist dann automatisch der Freelancer haftbar zu machen. Und wenn der Vertrag ihm die Haftung klar überträgt, nutzt dieser Anspruch dem Auftraggeber auch nur dann etwas, wenn der Freelancer den Schaden auch bezahlen kann oder versichert ist.

  7. Gibt es eine (ordentliche) Kündigungsmöglichkeit?

    Außerordentlich kündigen kann man Vertragsverhältnisse immer, wenn die weitere Zusammenarbeit nicht mehr zumutbar ist. Ein drastisches Beispiel dafür sind Fälle, in denen der Vertragspartner gewalttätig oder ausfällig wird.

    Eine sogenannte ordentliche Kündigung ist aber ansonsten bei Zeitverträgen nur möglich, wenn der Vertrag das vorsieht. Wenn man sich die Möglichkeit vorbehalten will, den Vertrag vor Ablauf der Frist schon zu beenden, muss man das vereinbaren. Sinnvoll ist das in der Regel vor allem bei Dienstverträgen. Aber auch bei Werkverträgen kann man eine Art Notaustiegsmöglichkeit vorsehen, zum Beispiel wenn als erster Schritt die Ausarbeitung eines Konzepts vereinbart wird und das mit einer Möglichkeit zur Kündigung verbunden wird, falls man sich darüber nicht einig wird.

    Idealerweise sollten zumindest bei Verwendung von AGB auch die Anlässe für eine Kündigung eingegrenzt werden, sonst kann es passieren, dass die Kündigungsklausel insgesamt unwirksam ist.

  8. Welche Nutzungsrechte werden übertragen?

    Welche Nutzungsrechte (Urheberrechte, Markenrechte, Lizenzrechte aller Art) werden den Auftraggeber eingeräumt, welche behält der Freelancer? Wie lange gilt die Übertragung, für welche Nutzungsformen?

  9. Vertraulichkeit

    Ist sichergestellt, dass der Auftragnehmer nichts ausplaudern darf? Was hat der Auftraggeber in der Hand, wenn er es doch tut?

  10. Ist Scheinselbstständigkeit ausgeschlossen?

    Wenn der Freelancer für längere Zeit nur für diesen Auftraggeber arbeitet, womöglich auch noch in dessen Räumlichkeiten, und dabei dessen Arbeitsmittel benutzt, eine Kantinenkarte erhält und sein Auto auf einem Mitarbeiterstellplatz parkt, dann kann es sein, dass die Deutsche Rentenversicherung oder ein Arbeitsrichter daraus auf Scheinselbstständigkeit schließt. Diese Einordnung wird teuer, denn der Auftraggeber wird rechtlich plötzlich zum Arbeitgeber, muss Sozialversicherungsbeiträge (auch für den Arbeitnehmer) nachzahlen und den womöglich per Abfindung kündigen.

    Wenn Scheinselbstständigkeit virulent werden könnte, sollte man sich die Einschätzung eines Rechtsanwalts holen. Erste Anhaltspunkte für Scheinselbstständigkeit sind:

    • kein eigenes Auftreten am Markt

    • das Arbeiten für nur einen Auftraggeber (vor allem, wenn der vorher Arbeitgeber war)

    • fehlende Haftung für die eigene Arbeit

    • organisatorisches Eingebundensein in den Betrieb des Auftraggebers (etwa Schreibtisch, Telefon oder gar Visitenkarten vom Auftraggeber, gemeinsame Urlaubs- und Dienstplanung mit dessen Angestellten)

    Argumente gegen Scheinselbstständigkeit können sein:

    • eigene Arbeitskräfte

    • eine Kapitalgesellschaft als Rechtsform

    • Finanzierungen auf eigenen Namen

    • eigene Betriebsmittel und -einrichtung

    • eigene Werbung

    • selbst ausgehandelte Verträge

    Die genannten Argumente sind jedoch allesamt nur Hinweise, entscheidend ist immer die Gesamtschau des Einzelfalls – und im Zweifel die Sichtweise eines Richters.

  11. Ist der Auftrag KSK-pflichtig?

    Wenn der Freelancer journalistische oder kreative Arbeiten ausführt (gilt etwa für Fotografen, Texter oder Grafikdesigner), dann führt der Auftrag möglicherweise dazu, dass der Auftraggeber Künstlersozialabgabe bezahlen muss. Das gilt vor allem dann, wenn der Umsatz mehr als 450 Euro ausmacht.

V. Abwicklung des Auftrags: Zuständigkeiten und Kommunikationswege

  1. Ist klar, wer für die Koordinierung zuständig ist?

    Weiß der Freelancer, an wen er sich wenden muss, wenn Fragen aufkommen? Sind womöglich mehrere Mitarbeiter intern beteiligt, und wer entscheidet dann? Und falls der Freelancer für den Auftrag mit anderen Freelancern zusammenarbeitet, ist dann auch auf dieser Seite klar, wer koordiniert und Entscheidungen trifft?

  2. Sind Kommunikationswege, Ansprechpartner und ggf. Updates zum Fortschritt/Projektstand vereinbart?

    Wenn von vornherein feststeht, dass beispielsweise einmal wöchentlich der Auftraggeber über den Stand der Dinge unterrichtet wird oder dass alle wichtigen Mitteilungen per E-Mail an eine bestimmte Adresse erfolgen, lassen sich viele Pannen von vornherein vermeiden.

VI. Verzögerungen, Veränderungen, Pannen und Ausfälle

  1. Sind Korrekturschleifen vereinbart?

    Wenn die erste Ausführung des Werks nicht den Vorstellungen des Auftraggebers entspricht, hat er dann das Recht, Veränderungen zu fordern? Wie viele solcher Korrekturschleifen sind möglich? Das sollte man vorher festlegen – im Nachhinein führt es fast immer zu Ärger.

  2. Was passiert bei Verzögerungen durch den Freelancer?

    Ein Klassiker: Der angedachte Zeitplan lässt sich nicht einhalten. Versäumte Deadlines sind immer möglich. Wie schlimm das ist, hängt ganz davon ab, worum es geht. Falls eine Verzögerung teure Folgen hätte, kann für diesen Fall etwas vereinbart werden, beispielsweise eine Vertragsstrafe, ein reduziertes Honorar oder die Möglichkeit, vom Vertrag zurückzutreten. Dann müssen die Umstände aber auch genau festgelegt werden, nicht nur die Verzögerung selbst, die zu diesen Folgen führt, sondern auch, wer nachweisen muss, dass dies die Schuld des Auftragnehmers war. Und ob es dann in jedem Fall gilt oder nur, wenn die Schadensfolgen auch wirklich eintreten.

    Wenn man Verzögerungen sanktionieren will, muss der Zeitplan selbst auch Teil des Vertrags sein, entweder als eine einfache Deadline oder als Staffel verschiedener Abgabetermine für bestimmte Teilleistungen. Und natürlich kann man nur die Verzögerungen ahnden, die der Auftragnehmer verursacht. Der wird im Gegenzug zur Verpflichtung auf einen Zeitplan im Vertrag eine Verpflichtung des Auftraggebers unterbringen, alle Vorarbeiten rechtzeitig abzuschließen, Informationen frühzeitig zu liefern und Teilleistungen zeitnah abzunehmen. Jedenfalls dann, wenn er das Geschäft kennt.

  3. Gibt es eine Vorsorge für den Fall, dass der Freelancer ausfällt?

    Natürlich sollten Einzelselbstständige niemals krank werden und schon gar keine Unfälle, familiäre Schicksalsschläge oder dergleichen erleiden. Es kommt aber doch manchmal dazu. Falls der Auftrag zeitkritisch ist: Steht dann fest, wer einspringen kann? Soll der Freelancer verpflichtet werden, nach Möglichkeit für Ersatz zu sorgen, etwa aus dem Kollegenkreis?

  4. Wer ist für die Dokumentation zuständig? Ist das Erstellen einer Dokumentation vereinbart?

    Noch so ein Punkt, der gern übersehen wird: Für Technik, Software und Ähnliches mehr braucht man später vermutlich eine Anleitung. Dass die erstellt wird, muss dazu aber im Auftrag selbst vereinbart werden.

  5. Sind Wartung, Aktualisierung, Pflege, Schulung geregelt?
    Gibt es in Bezug auf das Resultat des Auftrags später absehbaren Wartungs-, Änderungs- oder Aktualisierungsbedarf? Und wenn ja: Gibt es dazu eine Regelung?

    Das gehört zu den Dingen, die am häufigsten übersehen werden. Man bestellt eine neue Website, ohne zu bedenken, dass irgendjemand das dort installierte Redaktionssystem regelmäßig aktualisieren oder veraltete Plug-ins löschen und durch geeignete andere Möglichkeiten ersetzen muss. Oder es ist nicht wirklich vereinbart worden, wer die Einweisung an der neuen Software übernimmt, und zu welchen Kosten – und plötzlich wird die Schulung sehr teuer. Solcher Servicebedarf sollte möglichst im Auftrag mit geregelt werden, aber so, dass man den Dienstleister auch wieder kündigen kann.

  6. Was passiert, wenn sich Änderungen am Arbeitsbedarf ergeben? Und bei Verzögerungen durch den Auftraggeber?

    Das sollte natürlich ebenfalls nie passieren, da jeder Auftrag und jedes Projekts stets perfekt vorbereitet werden. Aus unerforschlichen Gründen kommt es in der Realität aber doch immer wieder dazu, dass das Logo für die neue Website geändert werden muss, weil der erste Entwurf Markenrechtsprobleme verursacht. Oder dass der Jahresbericht um wichtige Pflichtinformationen ergänzt werden muss. Vielleicht muss der Auftrag sogar grundlegend erweitert oder verändert werden. Soll es dazu eine Vorabsprache geben – etwa das Recht des Auftraggebers, den Umfang zu erweitern oder bestimmte Festlegungen zu ändern, jeweils mit einer gewissen Frist? Und selbst, wenn es dazu keine eigene vertragliche Festlegung geben soll, wurde die Möglichkeit zumindest angesprochen? Je nach Auslastung kann es sein, dass der Auftragnehmer durch Verzögerungen des Auftraggebers ebenfalls in die Bredouille und sein Zeitplan durcheinander gerät.

  7. Wurde Vertraulichkeit oder Geheimhaltung vereinbart?

    In vielen Fällen ist es vielleicht gar nicht nötig, eine NDA-Klausel ("Non Disclosure Agreement") im Vertrag unterzubringen. In anderen Fällen ist das überlebenswichtig, weil der Freelancer Einblick in echte, wirtschaftlich relevante Interna bekommt.

  8. Wurden Sicherheitsregelungen vereinbart?

    Das betrifft zum Beispiel die Computersicherheit, falls der Freelancer Zugriff auf die eigenen Firmennetze, Server oder Websites erhält. Ebenfalls betroffen sind der Datenschutz und möglicherweise - je nach Auftrag - auch Aspekte wie Arbeitsschutz, Beachtung gewerblicher Schutzrechte (z. B. Markenrecht) oder von Umweltschutzauflagen.

  9. Sind Urheber- und Nutzungsrechte ausreichend geregelt?

    Urheber- und Nutzungsrechte haben wir oben bereits angesprochen. Wenn Sie Texte, Fotografien, Grafiken oder auch Software erstellen lassen, kaufen Sie genau genommen nicht diese Werke selbst, sondern das Recht, sie zu benutzen. Dieser Punkt wird leicht zum Problem. Wenn der Auftraggeber den vom Freien erstellten Werbetext immer wieder verwenden möchte, auch in neuen Zusammenhängen und Medien, dann benötigt er dafür eine entsprechende Rechteeinräumung. Vielleicht wurde aber nur eine bestimmte Nutzung für eine bestimmte Zeit lizenziert: Zu eng beschränkte Nutzungsrechte werden später oft zum Problem. Was nützt das schönste Porträtfoto, wenn man es nur einmal in einer bestimmten Broschüre abdrucken darf?

    Ebenfalls in diesen Zusammenhang gehört die Frage, ob der Auftraggeber das Recht bekommt, das Werk des Auftragnehmers später von Dritten weiterbearbeiten und verändern zu lassen. Das ist oft bei Software wichtig, aber auch bei einer Website-Gestaltung oder einem Logo-Design.

    Eine Weiter-, Zweit- und Drittnutzung muss vertraglich vereinbart worden sein.

Sind alle wichtigen Punkte beiden Seiten bekannt und von ihnen abgenickt?

Und zum Schluss noch mal: Ist alles, was – egal von welchem Mitarbeiter – mit dem Auftragnehmer besprochen oder intern festgelegt wurde, auch Teil der Vereinbarung? Kann man sich darauf berufen?

Auch als PDF-Version zum Mitnehmen

Natürlich können Sie diesen Text wie immer als PDF-Dokument herunterladen. Alternativ gibt es aber auch eine Kurzform dieser Checkliste, ebenfalls im PDF-Format.

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