Den Auftrag formell festklopfen: Auftragsbestätigung, kaufmännisches Bestätigungsschreiben und Vertragsabschluss

Ein wenig Handelsrecht für den Geschäftsalltag: Was eine Auftragsbestätigung genau ist, was Sie reinschreiben sollten und welchen Vorteil das bringt.

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Von: Ann Yacobi
Stand: 14. Februar 2012

Eine schriftliche Bestätigung des Auftrags

Vertragsabschluss und Bestätigung

Wer Verträge nur mündlich oder mit Handschlag besiegelt, geht oft ein großes Risiko ein: Eine mündliche Absprache ist zwar juristisch genauso wirksam wie ein schriftlicher Vertrag und häufig unproblematisch - aber wenn es doch zum Streitfall kommt, kann man sie schwer beweisen. Umso mehr, als viele Verträge – gerade unter Freiberuflern und Kleinunternehmern – ohne Zeugen geschlossen werden.

Das Bürgerliche Gesetzbuch fordert in den meisten Fällen keinen schriftlichen Vertrag. Es ist aber erheblich sicherer, etwas schriftlich zu haben. Wer also bei einem neu erteilten Auftrag viele Dinge mündlich mit dem Kunden abspricht, kann mit einer kurzen schriftlichen Auftragsbestätigung Unklarheiten beseitigen und Missverständnissen vorbeugen. Bei größeren mündlich erteilten Aufträgen und bei längeren Projekten empfiehlt es sich ohnehin, die genauen Inhalte der Vereinbarungen aufzuschreiben.

Beispiel: Praktisch kann das so aussehen:

Sie besprechen mündlich mit Ihrer Kundin die zu erledigenden Arbeiten und lassen sich auch mündlich den Auftrag erteilen. Die Abmachung fassen Sie dann in einem kurzen Schreiben zusammen, das sie der Auftraggeberin zuschicken: „Vielen Dank für Ihren Auftrag aus unserem Telefonat am 05. Februar 2012, dessen Inhalt ich Ihnen kurz bestätigen möchte: Wir haben vereinbart, dass ...“

Eine Auftragsbestätigung ist also nichts anderes als das Protokoll eines Gesprächs bzw. Telefonats, in dem bereits alles Wichtige besprochen wurde.

Da der Vertrag bereits mündlich geschlossen wurde, braucht es keine erneute Bestätigung durch Ihre Kundin mehr. Sie dürfen aber natürlich nur das bestätigen, was Sie auch wirklich vereinbart haben!

Wenn noch wichtige Fragen offen sind, dann hilft auch eine (schwammige) schriftliche Fassung nichts. Ist dagegen alles geklärt, gibt es hinterher in der Regel auch keinen Streit mehr – denn wer Absprachen trifft, will die üblicherweise auch einhalten.

Wenn die Kundin Ihre Auftragsbestätigung erhält und ihr doch irgendetwas unklar erscheint, wird sie sich schon bei Ihnen melden. Dann können Sie gegebenenfalls eine abgeänderte Bestätigung schicken und Sie haben immer alles schwarz auf weiß – das ist schließlich nicht nur für Sie, sondern auch für die Kundin von Vorteil.

Kaufmännisches Bestätigungschreiben, bzw. Auftragsbestätigung.Bild vergrößernMuster eines kaufmännischen Bestätigungsschreibens - auch wenn diese Art Dokument im Geschäftsalltag so wie hier meist als "Auftragsbestätigung" bezeichnet wird. Die Bezeichnung ist für die juristische Funktion ohnehin irrelevant.

Sie können dieses Muster auch herunterladen: Download Muster-Auftragsbestätigung (PDF-Dokument).

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