Für die Mehrwertsteuer, die Ihr Unternehmen im Rahmen von Geschäftsreisen, Messeauftritten u. ä. mehr im Ausland bezahlt, gibt es oft die Möglichkeit einer Erstattung. Vergleichsweise einfach ist das Verfahren bei EU-Ländern: Hier müssen Sie einen elektronischen Antrag in Deutschland stellen. Wir erklären, wann und wie Sie die im EU-Ausland bezahlte Mehrwertsteuer zurückbekommen.

Wenn ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen im Inland Waren und Dienste einkauft, erhält es die darauf bezahlte Vorsteuer im Rahmen des normalen Umsatzsteuerverfahrens als Vorsteuerabzug wieder zurück. Was gilt aber für die Ausgaben, für die Rechnungen, die aufgrund einer Geschäftsreise, eines Messebesuchs o. ä. im Ausland entstehen? Diese Rechnungen enthalten ja in der Regel die ausländische Umsatzsteuer.

Diesen Umsatzsteuer-Anteil können Sie unter bestimmten Umständen zurückerhalten.

Die Erstattungsprozedur für die Rückerstattung hängt vom betreffenden Staat ab

An welche Voraussetzungen die Rückerstattung geknüpft ist und welchen Aufwand Sie dabei haben, hängt ganz davon ab, aus welchem Staat die Rechnungen stammen. Soweit es sich um ein EU-Land handelt, ist das Verfahren einfach - jedenfalls im Vergleich:

• Relativ einfach: Die Rückerstattung für Mehrwertsteuer von EU-Ländern

  Relativ unproblematisch ist die Rückerstattung der Umsatzsteuer, die in einem der EU-Mitgliedsstaaten angefallen ist.

  EU-Länder nehmen nämlich am Umsatzsteuer-Vergütungsverfahren teil. Die Voraussetzungen dafür stehen weiter unten; wie das Verfahren im Einzelnen funktioniert, erklären wir im nächsten Abschnitt.

• Komplizierter und vom Einzelfall abhängig: Die Erstattung von Nicht-EU-Staaten

  Wer häufiger zu geschäftlichen Zwecken in Länder außerhalb der Europäischen Union reist oder Rechnungen aus einem Nicht-EU-Mitgliedsstaat erhält, kann sich grundsätzlich auch in diesem Falle die Umsatzsteuer erstatten lassen.

  Diesen Fall wollen wir im Rahmen dieses Beitrags nicht weiter erörtern: Ob eine Erstattung möglich ist und wie Sie dabei vorgehen müssen, hängt zu sehr vom nationalen Einzelfall ab. Deshalb hier nur so viel:

  Eine Erstattung kommt bei Ländern außerhalb der EU nur dann in Betracht, wenn Deutschland mit dem jeweiligen Staat ein entsprechendes Abkommen geschlossen hat. Die Erstattung der Umsatzsteuer erfolgt in diesem Falle durch die im Drittstaat zuständige Erstattungsbehörde.

  Nach wie vor müssen in vielen Drittstaaten dazu die in der jeweiligen Landessprache abgefassten Antragsvordrucke verwendet werden. Welche Erstattungsbehörde im Einzelnen zuständig ist, lässt sich aus einem Merkblatt des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) entnehmen.

Voraussetzungen für die Rückerstattung in EU-Mitgliedsstaaten

Wer die Vorteile des Umsatzsteuer-Vergütungsverfahrens innerhalb der Europäischen Union in Anspruch nehmen möchte, dessen Unternehmen muss allerdings einige Voraussetzungen erfüllen: