Feld 1: Firmierung und Anschrift vollständig und ordnungsgemäß einsetzen. Es ist grundsätzlich zwischen Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind und sonstigen Gewerbetreibenden (nicht im HR eingetragen) zu unterscheiden. Unternehmen dürfen nur auftreten, wie im HR eingetragen. Gewerbetreibende müssen mit ausgeschriebenem Vor- und Zunamen sowie vollständiger Anschrift aufgeführt werden. Bestimmte Zusätze sind nur zulässig, wenn sie hinter dem Namen aufgeführt werden.

Feld 2: Dieses Feld ist grundsätzlich auszufüllen. Falls keine vollständige Empfangsadresse, sondern nur an Order einzutragen ist, muss das Bestimmungsland hinzugefügt werden. Für Länder, die einem Embargo unterliegen, dürfen keine Ursprungszeugnisse ausgestellt werden.

Feld 3: Es ist auf die richtige Bezeichnung des Ursprungslandes zu achten, z. B. "Bundesrepublik Deutschland" (nicht BRD), "Japan" etc. Keine Ursprungsbegriffe sind: West-Germany, Western Europe, England, Holland etc., auch dann nicht, wenn dies vom Kunden ausdrücklich gefordert wird. Im Zweifelsfall sollte die Länderbezeichnung bei der IHK erfragt werden.

Bei Aufführung eines oder mehrerer EG-Länder ist der Zusatz "Europäische Gemeinschaft" in der entsprechenden Sprache in Klammern hinzuzusetzen, z. B. "Bundesrepublik Deutschland (Europäische Gemeinschaft)". Wird der allgemeine Ursprungsbegriff "Europäische Gemeinschaft" im Empfangsland akzeptiert, dann genügt dieser. Bei mehreren Ursprungsländern können diese in Feld 3 oder in Feld 6 getrennt für jede dort aufgeführte Ware angegeben werden. In Feld 3 ist dann zu vermerken: "Siehe Feld 6". Die Ursprungsländer müssen immer auf der Vorderseite des Ursprungszeugnisses angegeben werden.

Feld 4: Auf die Beförderungsart, z. B. "Lkw, Schiff, Luftfracht, Bahn, Post" sollte hingewiesen werden.

Feld 5: Hier kann z. B. eingetragen werden: die Importlizenznummer, die interne Auftragsnummer, die Akkreditiv-Nummer, Hinweis auf eine Zweitausfertigung etc.; nicht aber der Hersteller der Waren oder Erklärungen des Exporteurs. Im Zweifelsfall ist Rücksprache mit der Kammer zu nehmen.