Automatische Rechnungsnummerierung mit Word

Wie Sie bei mit Word erstellten Rechnungen automatisch Rechnungsnummern generieren.

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Stand: 25. August 2011

Fortlaufende Rechnungsnummern

Rechnungen müssen eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen (Rechnungsnummer) enthalten. Wenn Sie nur wenige Rechnungen schreiben und auf simple Weise einmalige Rechnungsnummern generieren wollen, die keinen genauen Rückschluss auf die Zahl Ihrer Rechnungen zulassen, können Sie das Datum zur Grundlage Ihrer Zahlenfolge machen - falls erforderlich in Verbindung mit einer laufenden Nummer des jeweiligen Tages.

Anhand von drei Beispielen zeigen wir Ihnen, wie Sie bei mit Word erstellten Rechnungen automatisch Rechnungsnummern generieren lassen können.

Zum Üben und "Ausprobieren" können Sie Übungsdateien downloaden: Übungsdateien.zip (156 kB).

Wozu Rechnungen überhaupt eine "fortlaufende" Rechnungsnummer benötigen, erfahren Sie im Beitrag "'Fortlaufende' und 'einmalige' Rechnungsnummern".

Entpacken Sie die Übungsdateien und speichern Sie die Dateien RechnungDatNr.doc, Rechnung.doc und RechnungJahrNr.doc auf Ihrem PC.

Makrosicherheit

Klicken Sie in Word 2003 auf "Extras" - "Makro" - "Sicherheit..." und wählen Sie die Stufe "Mittel". Nur dann werden Sie beim Öffnen der genannten Beispieldateien aufgefordert, die Makros zu "aktivieren".

Klicken Sie in Word 2007 in der Sicherheitswarnung über dem Dokumentfenster auf den Button "Optionen" und wählen Sie "Diesen Inhalt aktivieren" aus.

Bei Word 2010 klicken Sie in der Sicherheitswarnung über dem Dokumentfenster auf den Button "Inhalt aktivieren" .

Das Aktivieren der Makros ist äußerst wichtig, denn nur mit aktivierten Makros werden die Rechnungsnummern automatisch erhöht!

Die Beispieldateien Rechnung.doc und RechnungJahrNr.doc beinhalten ganz einfache Rechnungsüberschriften mit automatisch fortlaufender Nummerierung. RechnungJahrNr.doc verwendet im Unterschied zu Rechnung.doc zusätzlich die aktuelle Jahreszahl.

Wenn die Dateien Rechnung.doc oder RechnungJahrNr.doc geöffnet werden, erfolgt automatisch die Erhöhung der Rechnungsnummer. Nach Eingabe der Rechnungsdaten wird die Datei geschlossen und nach Aufforderung unter einem neuen Namen gespeichert. Wenn Sie später diese Rechnung unter diesem Namen öffnen, erfolgt keine automatische Veränderung der Rechnungsnummer.

Rechnung.doc öffnen, abspeichern und schließen

Öffnen Sie die Übungsdatei Rechnung.doc aus dem Ordner Übungsdateien.

Sicherheitswarnung bei Word 2003: Sie müssen unbedingt die "Makros aktivieren"!

Sie könnten jetzt die Rechnungsdaten eingeben. Schließen Sie die Datei anschließend mit "Datei" - "Schließen".

Die Hinweisbox schließen Sie mit "OK".

Hinweis: Bitte diese Rechnung unter eigenem Namen speichern!

Bild vergrößernDen vorgeschlagenen Namen sollten Sie nicht verwenden. Er muss jetzt mit einem eigenen Rechnungsnamen überschrieben werden.

Speichern Sie die Datei unter Rechnung1.doc.

Um die Nummerierung zurückzusetzen, also wieder mit Nr. 1 zu beginnen, löschen Sie die angezeigte Nummer und speichern die Datei unter Rechnung.doc.

Eine andere einfachere Handhabung bietet Ihnen das dritte Beispiel mit der Datei RechnungDatNr.doc. Da eine Rechnungsnummerierung nicht unbedingt lückenlos fortlaufend erfolgen muss, kann man für die Nummerierung das aktuelle Datum und die Zeit verwenden, so, wie das im Dokument RechnungDatNr.doc geschieht:

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Über den Autor:

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Dieter Frommhold, Jahrgang 1943, Diplom-Lehrer für Physik und Mathematik, Verlagslektor und Programmierer. Seit 1971 langjährige Lehrtätigkeit über Betriebssysteme und Programmierung.

Ab 1994 arbe ...

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