Egal, ob Sie sich für den Service einer Fremdfirma entscheiden oder eine Software kaufen, um sie auf dem eigenen Server zu installieren, auf folgende Punkte sollten Sie auf jeden Fall achten:

1. Anzahl der Autoresponder-Sequenzen
   gemeint ist hiermit die Menge an separaten, voneinander unabhängigen Autoresponder-Sequenzen, die gleichzeitig aktiv sein können. Je mehr desto besser. Limitiert in der Regel nur bei einem Mietservice.

2. Anzahl der möglichen "follow-up"-Mitteilungen
   Wie viele Folgemitteilungen nach der ersten können Sie an einen Empfänger schicken? Je mehr desto besser, am besten unlimitiert. Limitiert in der Regel nur bei einem Mietservice.

3. Maximale Anzahl der Empfänger
   Ist die Anzahl der Empfänger nach oben begrenzt? Kommt eigentlich nur bei einem Mietservice vor. Am besten unlimitiert.

4. Anzahl der Sendungen in einem Zeitabschnitt, zum Beispiel pro Monat
   Kommt nur bei einem Mietservice vor. Ist die Anzahl der Sendungen pro Monat oder Woche begrenzt? Am besten natürlich nicht begrenzt.

5. Anzahl der Felder, die für Personalisierungen eingesetzt werden können
   Wichtiges Feature! Als Minimum sollten die Felder "Vorname", "Nachname" und "E-Mail-Adresse" zur Verfügung stehen. Einige zusätzliche frei konfigurierbare Felder sollten darüber hinaus vorhanden sein. Darin können Daten, wie zum Beispiel Anmeldedatum, geographische Daten, gekauftes Produkt etc. gespeichert werden.

6. Lizenz für nur einen Server oder für mehrere
   Kommt eigentlich nur bei gekaufter Software vor. Können Sie das Autoresponder-System nur auf einer Domain installieren, zum Beispiel auf www.IhrFirmenname.de, oder erlauben die Lizenzbestimmungen die Installation auf mehreren Domains? In der Regel müssen Sie für die Installation auf weiteren Domains zusätzliche Lizenzen erwerben.

7. Methoden, wie eine Autorespondersequenz erstmalig aktiviert wird
   Auch ein wichtiges Feature: durch welche Aktionen wird eine automatische Follow-Up-Sequenz eigentlich gestartet? Es gibt mehrere Möglichkeiten:

   a) durch das Versenden einer "leeren" E-Mail an die Autoresponderadresse

   b) durch das Absenden eines Formulars auf einer Internetseite

   c) durch den Import einer Liste von Adressen in das System
   Je mehr Möglichkeiten das System bietet, desto besser. Die Option b) sollte auf jeden Fall gegeben sein. Wenn nicht, Finger weg davon.

8. Wie wird eine Autorespondersequenz in Gang gehalten, nach der ersten Sendung?
   OK, die erste Aussendung Ihrer Mitteilung können Sie sich noch vorstellen, denn schließlich hat ja der Interessent den ersten Stein ins Rollen gebracht. Aber wie werden die darauf folgenden Sendungen, die so genannten follow-ups, eigentlich initiiert? Bei Systemen, die direkt auf einem Internetserver installiert werden, geschieht das durch "cron-jobs". Das sind im Prinzip winzig kleine Progrämmchen, die im Hintergrund auf dem Server aktiv sind und nichts anderes zu tun haben, als vorher definierte Abläufe zu starten. Und um nichts anderes handelt es sich ja bei der Versendung Ihrer Autoresponder-Mitteilungen. Dumm nur, dass speziell hier in Deutschland etliche Internetprovider cronjobs nicht erlauben, aus welchen Gründen auch immer. Wenn Ihr System nun ausdrücklich nur mit cronjobs aktiviert werden kann, dann haben Sie ein nicht unerhebliches Problem. Gute Systeme sollten daher neben cronjobs auch Alternativen anbieten.

9. HTML-Editor
   Wenn Sie Ihre Mitteilungen im HTML-Format schreiben möchten, sollte die Software über einen eingebauten HTML-Editor verfügen. Dann benötigen Sie kein zusätzliches Programm.

10. Opt-In-Methoden
    Wie bereits im Abschnitt double-opt-in oder single-opt-in geschildert, genügt das single-opt-in-Verfahren den heutigen rechtlichen Anforderungen. Besser ist es jedoch, wenn die Software auch das double-opt-in-Verfahren unterstützt. Damit sind Sie für die Zukunft auf jeden Fall gerüstet. Wenn nichts dagegen spricht, würde ich von vornherein das double-opt-in-Verfahren anwenden.

11. Listmanagement
    Ein wichtiger Baustein ist auch das so genannte Listmanagement, also das Pflegen der E-Mail-Adressliste. Das Entfernen doppelter Einträge ist das absolute Minimum dessen, was die Software beherrschen sollte. Ferner sollten die Adressen auf syntaktische Korrektheit geprüft werden können, falls dies nicht schon bei der Anmeldung geschieht, was nicht immer der Fall ist. Empfehlenswert ist auch die Funktion, den ersten Buchstaben zumindest des Vornamens und Namens des jeweiligen Empfängers bei Notwendigkeit GROSS zu schreiben, denn viele geben im Internet alles in Kleinbuchstaben ein. Eine gute Import- und Exportfunktion sollte ebenfalls vorhanden sein, in den gängigen Formaten wie z. B. Text, CSV and Microsoft Excel-Format, um nur die wichtigsten zu nennen. Die direkte Bearbeitung einzelner Datensätze findet man selbst in den kostenlosen Programmen, da absolut notwendig. Auch das manuelle Hinzufügen und Löschen einzelner Datensätze gehört zum Pflichtprogramm.

12. Automatisches Bounce Handling
    Eine Bounce Message (engl.: abprallen, zurückwerfen), auch Delivery Status Notification (DSN) message, Non Delivery Notifications (NDN) oder kurz Bounce genannt, ist eine Fehlermeldung, die von einem Mailserver automatisch erzeugt wird, wenn eine E-Mail nicht zustellbar ist. Diese Fehlermeldung wird an den Absender (Envelope Sender) der unzustellbaren E-Mail gesendet. Wenn Sie viele E-Mails versenden, werden Sie feststellen, dass einige Sendungen nicht zugestellt werden konnten, entweder weil die E-Mail-Adresse nicht mehr gültig ist oder aus anderen Gründen. Gute Software kümmert sich automatisch um diese Rückläufer und hält Ihre "Liste" frei von Karteileichen.

13. Abmelde-Methoden
    Jemand, der sich für Ihre Nachrichtenserie angemeldet hat, sollte in die Lage versetzt werden, sich so einfach wie möglich wieder abzumelden. Gute Software fügt zu diesem Zweck in jede Nachricht einen speziellen Abmeldelink ein. Eine weitere Abmeldemöglichkeit sollte für den Betreiber des Systems in Form eines manuellen Löschens der jeweiligen Adresse gegeben sein.

14. Automatisierter Abmeldelink
    (Siehe Punkt 10). Am Ende einer jeden Mitteilung von Ihnen findet der Empfänger einen Satz wie "klicken Sie hier, um sich abzumelden" und den entsprechenden Link dazu. Jetzt genügt ein Mausklick, die Software verarbeitet die Abmeldung automatisch und verschickt im Idealfall noch eine Abmeldebestätigung.

15. Individuelle Anmelde- und Abmeldebestätigungen
    Lässt die Software es zu, dass Sie die Anmelde- und Abmeldebestätigungen individuell texten und gestalten können? Gute Software bietet das auf jeden Fall.

16. Manuelle Nachrichtenversendung
    Bietet die Software oder das gemietete System die Möglichkeit, einzelne Mitteilungen an eine selektierte Empfängerauswahl oder an alle zu schicken, außerhalb der eigentlichen Autorespondersequenz? Dieses Feature kann durchaus sinnvoll sein, wenn Sie zum Beispiel ein spezielles Angebot haben und dieses Ihrer "Liste" mitteilen wollen.

17. Nachrichtenversendung mit Zeitverzögerung
    In Ergänzung zu Punkt 13 sollte auch die Option bestehen, eine solche "außer-der-Reihe-Mitteilung" zeitversetzt zu senden: Wenn Ihr spezielles Angebot beispielsweise erst in zwei Tagen verfügbar ist, Sie die Mitteilung aber heute schon abarbeiten wollen, weil Sie in zwei Tagen keine Zeit dazu haben werden oder einfach nicht da sind.

18. Automatische Zeilenschaltung nach 65 Zeichen
    Im Optimalfall sollte der Editor der Software nach maximal 65 Zeichen automatisch einen harten Zeilenumbruch einfügen.

19. Automatische Erstellung eines Anmeldeformulars für Ihre Website
    Gute Software nimmt Ihnen die Arbeit ab, ein Anmeldeformular zu entwickeln. Sie generiert automatisch einen entsprechenden HTML-Code, den Sie nur noch in Ihre Internetseite einfügen müssen. Sehr praktisch!

20. Verschieben von Mitteilungen von einem Autoresponder zu einem anderen
    Damit ist die Fähigkeit der Software gemeint, ganze Nachrichten oder Nachrichtensequenzen von einem Autoresponder in einen anderen zu verschieben, ohne dass man die Inhalte manuell kopieren und wieder einfügen muss.

21. Dateianhänge mitversenden
    Die Software bzw. das gemietete System sollte auf jeden Fall die Möglichkeit bieten, an Ihre Mitteilungen Dokumente oder Dateien anzuhängen.

22. Automatische Einblendung der Anzahl der Empfänger
    Mit Hilfe dieser Option können Sie die Anzahl der Empfänger in Ihre Mitteilung einblenden, zum Beispiel: "Diese Kundeninformation geht an 2.500 Empfänger". Ganz nett, muss aber nicht unbedingt sein.

23. Automatische Benachrichtigung bei Neuanmeldung
    Schon eher sinnvoll: Das System informiert Sie automatisch, wenn sich jemand für Ihre "Liste" neu angemeldet hat. Dies geschieht durch die Versendung einer vordefinierten E-Mail an Ihre E-Mail-Adresse.

24. Blocken bestimmter E-Mail-Adressen oder ganzer Domains
    Wollen Sie bestimmte E-Mail-Adressen daran hindern, sich bei Ihnen anzumelden? Zum Beispiel "Spione" von Mitbewerbern? Dann können Sie bei guter Software nicht nur einzelne E-Mail-Adressen blockieren, sondern sogar kollektive Adressen von einer bestimmten Domain. Zum Beispiel alle E-Mail-Adressen von der Domain www.IhreKonkurrenz.de, also beispielsweise info@ihrekonkurrenz.de oder peter.mueller@ihrekonkurrenz.de und so weiter.

25. Source Tracking
    Das so genannte Source Tracking (wörtlich übersetzt: "Quelle verfolgen") ist eine moderne Methode der Erfolgskontrolle Ihrer Aktionen. Sie können feststellen, ob und wann jemand Ihre Mitteilung geöffnet hat. Dieses Feature finden Sie im Normalfall nur in kostenpflichtiger Software. In der Regel funktioniert das nur bei HTML-formatierten E-Mails, in welche einfach ein winzig kleines unsichtbares Grafikelement eingebaut wird. Öffnet der Empfänger die E-Mail, dann lädt sein E-Mail-Programm im Hintergrund diese kleine Grafik von einem bestimmten Server. Dieser Vorgang wird erfasst und dadurch steht fest, dass die E-Mail zumindest geöffnet wurde.

    Eine weitere Tracking-Funktion besteht darin, dass das System in der Lage ist, festzustellen, wo im Internet jemand Ihr Anmeldeformular gefunden hat. Wichtig für die Erfolgskontrolle. Macht aber nur Sinn, wenn Sie mehrere Anmeldeformulare auf mehreren Internetseiten einsetzen.

26. Link-Tracking
    Wenn Sie Links in Ihren Sendungen einsetzen, zum Beispiel "Klicken Sie hier, um unsere aktuellen Angebote zu sehen", werden Sie sicherlich wissen wollen, ob und wie oft ein solcher Link angeklickt wurde. Gute Autoresponder-Systeme bieten diese Funktion. Anhand von Statistiken und Diagrammen können Sie für jeden Empfänger genau den Zeitpunkt des Öffnens Ihrer Mitteilung feststellen und sich anzeigen lassen, wann welche Links geklickt wurden.

27. Versendung von HTML- und reinen Textmitteilungen gleichzeitig
    Wenn Sie HTML-formatierte E-Mails verschicken, dann sollten Sie gleichzeitig auch eine reine Textversion mitsenden. Denn Sie können nie sicher sein, dass der Empfänger die HTML-Mail auch lesen kann. Kann (oder will) er es nicht, dann kann er zumindest den Text in klarer Form lesen. Gute Autoresponder-Software beinhaltet diese Möglichkeit, auch multipart message genannt.

28. Automatisches Verschieben von Empfängeradressen
    Ein Beispiel: Nehmen wir an, Sie haben zwei Autoresponder im Einsatz, einen für die Neukundengewinnung und einen weiteren für die Betreuung bestehender Kunden. Einer Ihrer Empfänger, nennen wir ihn Hans Mustermann, befindet sich in Ihrer Liste für die Neukundengewinnung. Nach einigen automatisierten Folgemitteilungen, die das System verschickt hat, entscheidet sich Herr Mustermann, bei Ihnen zu kaufen. Jetzt müssten Sie Herrn Mustermann von der Liste für die Neukundengewinnung entfernen und in die Liste für die Kundenbetreuung eintragen, denn schließlich soll Herr Mustermann ja ab jetzt als Neukunde behandelt werden. Gute Software nimmt Ihnen diese Arbeit ab und verschiebt die Adresse von Herrn Mustermann automatisch in die Betreuungsliste.

29. Absenderadresse gemäß Ihrer Internetadresse
    Im Idealfalle sollte die Absenderadresse Ihrer Mitteilung mit Ihrer Domain übereinstimmen, also z. B. so: Ihre Domain lautet www.IhrFirmenname.de und entsprechend lautet die Absenderadresse autoresponder@IhrFirmenname.de. Damit werden Sie keine Probleme haben, wenn Sie eine Software kaufen und auf Ihrem eigenen Server installieren. Nutzen Sie hingegen einen Mietservice, kann es Ihnen passieren, dass Ihre Absenderadresse nicht mit Ihrer Domain übereinstimmt und etwa so aussieht: xssdf2342IhrFirmenname@superautoresponderservice.com.

30. Speicherung der IP-Adresse bei Anmeldung
    Sehr wichtige Funktion! Durch die Speicherung der IP-Adresse in Verbindung mit der E-Mail-Adresse können Sie jederzeit beweisen, dass derjenige sich tatsächlich angemeldet hat und Sie ihn nicht ohne seine Zustimmung auf Ihre "Liste" gesetzt haben.

31. Automatisches Entfernen nicht gültiger E-Mail-Adressen aus der Liste
    siehe Punkt 11, Listmanagement.

32. Speicherung aller Prozesse und Aktivitätsbericht an Sie
    Alle Aktivitäten, die das Autoresponder-System durchführt, sollten protokolliert und Ihnen per E-Mail zugestellt werden. So haben Sie ständig ausreichende Kontrolle.

33. Einfache Handhabung
    Eine möglichst einfache Handhabung der gekauften Software oder des angemieteten Systems ist eine absolute Grundvoraussetzung für Ihren Erfolg, denn bei sehr komplizierten Programmen werden Sie schnell die Lust verlieren. An dieser Stelle sei noch einmal auf die "Englisch-Falle" hingewiesen. Da die meisten Programme und Services in diesem Bereich aus dem englischsprachigen Raum kommen, sollten Sie sich sehr ernsthaft fragen, ob Sie so gut in Englisch sind, dass Sie damit zurechtkommen. Vor dem endgültigen Kauf sollten Sie sich auf jeden Fall eine Testversion zukommen lassen.

34. Support-Leistungen ...
    ... sind sehr wichtig sowohl bei gekaufter Software als auch bei gemieteten Systemen. Bietet der Hersteller bzw. Provider ausreichenden und guten Support? Dazu gehört im Minimum eine E-Mail-Adresse, an die Sie sich bei Problemen wenden können. Ihre Nachricht sollte dann auch innerhalb von 24 Stunden beantwortet werden. Im Optimalfall gibt es eine für Sie kostenlose Rufnummer, die Sie anwählen können. Am anderen Ende der Leitung sollten Leute sitzen, die sich mit der Materie auskennen.

35. Geld-zurück-Garantie
    Gute Anbieter, sowohl von Software als auch von gemieteten Systemen, bieten Ihnen eine Geld-zurück-Garantie innerhalb einer bestimmten Frist. Nicht ganz unwichtig, denn wenn Sie erst nach einiger Zeit feststellen, dass die gekaufte oder gemietete Lösung doch nicht passt, dann sollten Sie diese Option zur Verfügung haben und dann auch Ihr Geld zurückerhalten. Geben Sie vor dem Kauf oder dem Abschluss eines Mietvertrages den Namen des Anbieters mal in Google ein. Anhand der Rückmeldungen von Google werden Sie relativ schnell feststellen, ob der Anbieter seriös ist oder nicht.

36. Kostenlose Updates?
    Werden Sie für zukünftige Updates, also Verbesserungen, erneut zur Kasse gebeten oder sind alle Updates kostenlos? Das ist sehr wichtig, denn wenn Sie sich für einen Anbieter entschieden haben, dann sollte diese Lösung auch mehrere Jahre Bestand haben. Sind zukünftige Updates nicht kostenlos, dann kann die Sache auf Dauer recht teuer werden.

37. Kostenlose Testphase?
    Ganz wichtig: Können Sie das System mit allen Features mindestens vierzehn Tage lang ausgiebig testen, ohne sich damit längerfristig zu binden? Vierzehn Tage ist dabei als Untergrenze anzusehen, je länger die angebotene Testphase, desto besser. Insbesondere bei sehr umfangreichen Systemen werden Sie die vierzehn Tage dringend brauchen, um festzustellen, ob Sie mit dem System umgehen können oder nicht.