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Arbeitnehmer auf Zeit einstellen: Vorteile, Risiken - und was Sie unbedingt beachten müssen

Arbeitsverträge, die automatisch enden, haben in manchen Fällen große Vorteile. Sie bergen aber auch Risiken für den Arbeitgeber.

Ein befristeter Arbeitsvertrag endet von selbst und ohne Kündigung. Für manche Situationen ist das ein großer Vorteil: etwa dann, wenn Sie nur für die Dauer eines Projekts Unterstützung brauchen.

Als Arbeitgeber müssen Sie bei dieser Art Arbeitsverhältnis jedoch aufpassen. Rechtsfehler bei der Gestaltung des Arbeitsvertrags führen zur sogenannten Entfristung – dann gilt er unbegrenzt.

Arbeitsverhältnis auf Zeit

Normalerweise liegt es im Interesse des Arbeitgebers, gute Leute zu halten. Und andere sollte man nach Möglichkeit gar nicht erst einstellen. Manchmal ist es jedoch auch sinnvoll, das Arbeitsverhältnis von vornherein auf Zeit anzulegen. Dann läuft es nicht unbegrenzt weiter, bis es entweder von Arbeitgeber oder Arbeitnehmer gekündigt wird oder der Mitarbeiter in Rente geht. Für eine solche Begrenzung benötigt man einen befristeten Arbeitsvertrag.

Zur Befristung von Arbeitsverträgen sieht das Arbeitsrecht zwei Möglichkeiten vor: einen fest vorgegebenen Zeitraum, mit dessen Ende der Arbeitsvertrag ausläuft, oder fest vereinbarte Umstände, deren Erreichen den Arbeitsvertrag enden lässt. Das kann etwa das Ende eines Projekts, der Abschluss eines Auftrags oder die Rückkehr einer Kollegin aus der Elternzeit sein.

Die Vorteile von Zeitverträgen:

  • Sie können Arbeitnehmer für Auftragsspitzen und besondere Aufgaben bedarfsgerecht einstellen, ohne das Risiko, hinterher überzähliges Personal zu haben.

  • Das Kündigungsschutzgesetz findet keine Anwendung. Für Unternehmen ab zehn Mitarbeitern sind dessen Regelungen mitunter eine Hürde; die Rechtslage macht es dann oft recht schwierig, sich von einem Arbeitnehmer zu trennen, selbst bei echtem Fehlverhalten.

  • Auch bestimmte andere Rechtsansprüche sind ohne Bedeutung, wenn es sich um einen Zeitvertrag handelt. Das gilt zum Beispiel für das Kündigungsverbot schwangerer Arbeitnehmerinnen. Der Zeitvertrag endet auch dann, wenn die Mitarbeiterin ein Kind erwartet.

  • Eine Probezeit können Sie in Form eines befristeten Vertrags besonders risikolos gestalten – ohne einen neuen Vertrag, sprich ohne Ihr aktives Zutun, wird daraus kein festes Arbeitsverhältnis.

Wie funktioniert die Befristung?

Das Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) regelt, was für befristete Arbeitsverhältnisse gilt. In § 14 TzBfG ist festgelegt, dass es zwei Möglichkeiten gibt, einen Arbeitsvertrag befristet anzulegen:

  • weil ein sachlicher Grund dafür existiert

  • durch eine kalendermäßige Befristung

Für beide Varianten gelten unterschiedliche Bedingungen.

Das hauptsächliche rechtliche Risiko ist dagegen in beiden Fällen das gleiche: Ein Verstoß gegen die arbeitsrechtlichen Vorgaben macht die Befristung unwirksam und verhilft dem auf Zeit eingestellten Mitarbeiter zu einem unbefristeten Arbeitsverhältnis. Als Arbeitgeber müssen Sie in diesem Fall nun doch regulär kündigen, wenn Sie den Mitarbeiter loswerden wollen. Das bringt natürlich die üblichen Hindernisse mit sich: unter Umständen eine Kündigungsschutzklage (zumindest dann, wenn sie mehr als zehn Mitarbeiter beschäftigen), Aufwand und Kosten. Oft führt der Weg zur Trennung nur über einen Aufhebungsvertrag mit einer entsprechenden Abfindung.

Man kann es auch kurz sagen: Als Arbeitgeber sollten Sie beim Abschluss eines befristeten Arbeitsvertrags genau auf die Details achten, sonst handeln Sie sich leicht Kosten und Ärger ein.

Befristung auf einen bestimmten Zeitraum

Wenn der Arbeitsvertrag nur für eine bestimmte, kalendermäßig bestimmbare Zeit gilt, ohne dass dafür ein sogenannter Sachgrund existiert, dann darf dieser Zeitraum höchstens zwei Jahre umfassen. Und zwar einschließlich aller Verlängerungen.

Das bedeutet: Sie können durchaus einen Vertrag über sechs Monate schließen und ihn vor dem Auslaufen um weitere sechs Monate verlängern. Falls die Laufzeit dagegen 13 Monate beträgt, ist eine Verlängerung um die gleiche Frist ausgeschlossen. Oder vielmehr: Sie führt dazu, dass der Arbeitnehmer ein unbefristetes Arbeitsverhältnis mit Ihnen hat.

Auch wenn die Obergrenze von 24 Monaten eingehalten wird, sind bei kalendermäßiger Befristung höchstens drei Verlängerungen des Arbeitsvertrags möglich – denn auch sonst gilt er wieder unbefristet. Etwa dann, wenn Sie einen auf fünf Monate befristeten Arbeitsvertrag zum vierten Mal verlängern.

Sachgrund: Der Zweck heiligt den Zeitvertrag

Etwas größer ist der Spielraum, wenn es einen sogenannten Sachgrund gibt, der die Befristung rechtfertigt. Das kann beispielsweise der Ausfall eines Mitarbeiters wegen längerer Krankheit, eines Sabbaticals, Elternzeit o. Ä. sein. Das Gesetz nennt eine ganze Reihe typischer Sachgründe (§ 14 Abs. 1 TzBfG); andere als die dort genannten Anlässe sind möglich. Der Sachgrund kann auch aus der Aufgabe selbst folgen. Das ist beispielsweise bei einem befristeten Projekt zur Umstrukturierung der Unternehmens-IT der Fall: Ist das Projekt abgeschlossen oder der erkrankte Kollege wieder da, entfällt auch der Sachgrund und der Arbeitsvertrag läuft aus.

Anders als bei der rein zeitlichen Befristung müssen Sie in diesem Fall den Arbeitnehmer mit zwei Wochen Vorlauf und unter Angabe des Grundes darüber informieren, dass der Vertrag ausläuft.

Eine zeitliche Obergrenze wie die zwei Jahre bei der kalendermäßigen Befristung gibt es bei einem Sachgrund nicht. Allerdings darf das Arbeitsverhältnis nur so lange dauern, wie der Sachgrund vorliegt. Selbstverständlich muss der belegt werden können. Sie müssen immer damit rechnen, dass der mit Sachgrund befristet eingestellte Mitarbeiter Sie vor dem Arbeitsgericht verklagt und ein unbefristetes Arbeitsverhältnis geltend macht. Dann sollten Sie gewappnet sein. Es ist deshalb zumindest riskant, wenn Sie einfach ein betriebliches Projekt erfinden, um keinen unbefristeten Vertrag abschließen zu müssen. Wenn der neue Arbeitnehmer in der Realität entweder gar nicht oder kaum für dieses Projekt arbeitet, kann er mit guten Aussichten auf Entfristung klagen.

Längere Fristen bei Neugründungen und bei Einstellung älterer Mitarbeiter

  • Bei neu gegründeten Unternehmen sind längere Fristen möglich. Hier sieht das Gesetz (§ 14 Abs. 2a TzBfG) die magische Zahl vier vor: In den ersten vier Jahren des Bestehens sind Zeitverträge mit einer Laufzeit von bis zu vier Jahren möglich. Diese Obergrenze gilt allerdings wieder einschließlich möglicher Verlängerungen.

  • Eine längere Frist ist auch dann möglich, wenn ein Arbeitnehmer ab 52 Jahren eingestellt wird, der vorher mindestens vier Monate arbeitslos war. In diesem Fall kann die Dauer sogar auf fünf Jahre gestreckt werden, inklusive möglicher Verlängerungen.

Anschlussfragen

Wenn ein bestimmter Mitarbeiter schon einen befristeten Vertrag ohne Sachgrund hatte, ist ein ebenfalls befristeter Anschlussvertrag ohne Sachgrund ausgeschlossen. Der umgekehrte Fall (erst ein kalendermäßig, dann ein per Sachgrund befristeter Vertrag) ist möglich. Aber auch dann gilt, dass der Sachgrund wirklich existieren sollte.

Probezeit als Zeitvertrag

Dass der Zweck eines Zeitvertrags in einer Probezeit bestehen kann, wird im Gesetz neben einer ganzen Reihe anderer typischer Zwecke sogar explizit erwähnt (§ 14 Abs. 1 Nr. 5 TzBfG). In diesem Fall sollten Sie einen festen Zeitrahmen vorgeben, etwa sechs oder zwölf Monate. Für den Arbeitgeber ist diese Variante etwas sicherer, da er nicht extra kündigen muss, wenn er von dem neuen Mitarbeiter nicht überzeugt ist. Der Vertrag läuft ja von selbst aus.

Sinnvoll ist das vor allem dann, wenn für das Unternehmen der gesetzliche Kündigungsschutz greift. Während einer Probezeit von höchstens sechs Monaten gilt zwar auch dann und bei unbefristeten Verträgen eine verkürzte Kündigungsfrist von zwei Wochen (§ 622 Abs. 3 BGB), falls dies im Vertrag steht. Außerdem muss die Kündigung während dieser Zeit nicht begründet werden, da das Kündigungsschutzgesetz erst danach Anwendung findet. Eine Probezeit von neun oder zwölf Monaten ohne das Risiko des Scheiterns der Kündigung ist aber praktisch nur über einen Zeitvertrag machbar.

Allerdings lauert hier eine Falle. Wenn der Vertrag ausläuft, der Mitarbeiter aber trotzdem einfach weitermacht und der Arbeitgeber diesem Fortsetzen der Arbeit nicht sofort widerspricht, dann kann der Betreffende sich auf ein unbefristetes Arbeitsverhältnis berufen.

Vor Ablauf kündigen? Nur, wenn es im Vertrag steht

Eine weitere mögliche Falle bei Zeitverträgen besteht darin, dass Sie als Arbeitgeber ein solches Arbeitsverhältnis nicht in jedem Fall vor Ablauf der Vertragsfrist kündigen können. Das geht nur, wenn der Vertrag eine ausdrückliche Kündigungsmöglichkeit vor Erreichen der Zeitdauer vorsieht.

Ein Beispiel: Sie schließen mit einem neuen Arbeitnehmer einen auf sechs Monate befristeten Arbeitsvertrag, um zu sehen, wie er sich macht. Leider stellt sich schon nach drei Wochen heraus, dass der Kandidat völlig ungeeignet ist. Wenn nun der Vertrag keine Kündigungsklausel enthält, müssen Sie wohl oder übel für weitere fünf Monate Gehalt bezahlen. (Bei schwerwiegendem Fehlverhalten können allerdings auch befristete Arbeitsverhältnisse fristlos gekündigt werden.)

Das kurzfristige Beschäftigungsverhältnis

Wenn das befristete Arbeitsverhältnis gleichzeitig als "kurzfristiges Beschäftigungsverhältnis" nach § 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV eingestuft werden kann, entfallen – neben dem Risiko einer Kündigungsschutzklage – auch die Sozialversicherungsbeiträge. Solche Beschäftigungsverhältnisse sind nämlich sozialversicherungsfrei. Der Arbeitnehmer bezahlt nur eine pauschalierte Lohnsteuer in Höhe von 25 Prozent (oder, falls das günstiger ist, optional die normale Lohnsteuer). Der Arbeitgeber muss die gesetzliche Unfallversicherung und die Arbeitgeberumlagen zur Lohnfortzahlung und das Mutterschaftsgeld (U1 und U2) abführen, spart aber die sonstigen Arbeitgeberanteile an den Beiträgen.

Eine Obergrenze für das Gehalt gibt es dabei nicht. Ab 450 Euro im Monat gelten jedoch strengere Hürden. Dazu gleich mehr.

Überhaupt gibt es viele Voraussetzungen für die Einstufung als kurzfristige Beschäftigung in diesem Sinn. Ganz wichtig ist die zeitliche Begrenzung. Solche Jobs dürfen höchstens bis zu 70 Tage oder bis zu drei Kalendermonate im Jahr dauern. Das muss vertraglich von vornherein festgelegt sein. Die Drei-Monate-Regel greift nur dann, wenn fünf Tage pro Woche gearbeitet wird. Außerdem gelten diese Deckelungen für sämtliche Einsätze im ganzen Jahr, auch die bei anderen Arbeitgebern. Damit droht Ihnen ein Risiko, falls die kurzfristig beschäftigte Aushilfe vorher im Jahr schon mehrfach woanders kurzfristig gejobbt hat. Dann ist das vermeintlich sozialversicherungsfreie Beschäftigungsverhältnis plötzlich doch sozialversicherungspflichtig – das wird für Sie als Arbeitgeber teuer, denn Sie haften für die Beitragsforderungen, auch die Arbeitnehmeranteile.

Wenn eine Aushilfe für mehrere kurzfristige Einsätze verwendet oder zur Verfügung gehalten werden soll, ist eine Rahmenvereinbarung notwendig. Sie muss die zeitliche Begrenzung der gesamten Tätigkeit festschreiben. Und wenn die Gesamtfrist dadurch überschritten wird, dass mehrere Rahmenvereinbarungen lückenlos aneinander anschließen, gilt die Tätigkeit ebenfalls wieder als sozialversicherungspflichtig.

Eine weitere, sehr komplexe Bedingung ist, dass ein kurzfristiges Beschäftigungsverhältnis nicht berufsmäßig ausgeübt werden darf. Diese Bedingung gilt allerdings nur, wenn der Monatsverdienst über 450 Euro beträgt. Die Minijob-Zentrale definiert Berufsmäßigkeit so: "Die Beschäftigung ist für Ihre Aushilfe nicht von untergeordneter wirtschaftlicher Bedeutung, sondern sie sichert damit ihren Lebensunterhalt. Dies ist immer dann der Fall, wenn die Aushilfe als erwerbstätige Person gilt." Der Arbeitnehmer soll sich also nicht von kurzfristiger Beschäftigung zu kurzfristiger Beschäftigung hangeln; ein solcher Job soll vielmehr eher eine Möglichkeit sein, eine Lücke zwischen zwei Lebensphasen (Studium und Beruf o. Ä.) zu stopfen. In der Praxis ist das allerdings sehr schwer zu beurteilen.

Doch trotz aller Komplikationen: Dort, wo ein kurzfristiges Beschäftigungsverhältnis sauber durchführbar ist, bietet es einen großen Kostenvorteil.

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