Bewirtungskosten steuerlich geltend zu machen, ist eine knifflige Angelegenheit. In diesem Beitrag werden die wichtigsten Fälle von geschäftlichen und betrieblichen Bewirtungen erläutert, unter Berücksichtigung der neuesten Lohnsteuer-Richtlinien.

Zunächst einmal kommt es darauf an, wer aus welchem Anlass mit wem etwas zu sich nimmt. Die nach wie vor häufigsten Fälle sind:

• Ein Unternehmer lädt andere Unternehmer, z. B. Kunden, auf Kosten des Betriebs zum Geschäftsessen ein oder

• der Betrieb übernimmt die Kosten für reguläre Mahlzeiten seiner Mitarbeiter, etwa in der Mittagspause, oder

• bewirtet seine Arbeitnehmer aus besonderen Anlässen, wie z.B. anlässlich eines besonderen Arbeitseinsatzes oder einer betrieblichen Veranstaltung, oder

• leitende Arbeitnehmer bewirten ihre Kollegen auf eigene Kosten, um den Teamgeist zu fördern und Motivationsanreize für die weitere erfolgreiche Zusammenarbeit zu schaffen. Solche Bewirtungen haben oft einen konkreten dienstlichen Hintergrund, insbesondere, wenn die gesamte Belegschaft oder die Mitarbeiter einer bestimmten Abteilung eingeladen werden.

• Unternehmer bewirten freie Mitarbeiter zusammen mit der festen Belegschaft, beispielsweise im Rahmen spezieller Personalschulungen.

Bewirtung von Unternehmern und freien Mitarbeitern aus geschäftlichem Anlass

Aufwendungen für die Bewirtung von Personen "aus geschäftlichem Anlass" sind nur zu 70 % als Betriebsausgaben absetzbar. Bewirtung ist dabei jede unentgeltliche Überlassung oder Verschaffung von Speisen, Getränken oder sonstigen Genussmitteln zum sofortigen Verzehr - und zwar durch Unternehmer an Unternehmer. Dabei muss die Bewirtung bei dem Treffen nicht im Vordergrund stehen, sondern kann etwa auch nur eine Nebenleistung sein. Der BFH hat mit Urteil vom 19.09.2007 (AZ: IR 75/06) klargestellt, dass bei jeder Bewirtung "aus geschäftlichem Anlass" von Personen, die nicht zum Mitarbeiterkreis gehören, die Abzugsbeschränkung greift, gleichgültig ob sie nun Geschäftspartner, Kunde, Lieferanten sind oder als dem Unternehmen nahestehende freie Mitarbeiter, Handelsvertreter, Fachberater oder ständige Berater ihre Dienste erbringen.

Selbst ein besonders betriebsnaher Anlass der Bewirtung, wie z.B. bei einer Fortbildungsveranstaltung, ändert nichts daran - selbst wenn neben freien Mitarbeitern auch Angestellte teilnehmen. Hier ist der Gesamtaufwand hinsichtlich Arbeitnehmer- und Geschäftsfreundebewirtung steuerlich aufzuteilen.

Der Bewirtungsaufwand aus geschäftlichem Anlass muss sich im angemessenen Rahmen halten. Seine Höhe und betriebliche Veranlassung muss im Einzelnen nachgewiesen werden. Folgende Formalien sind zu beachten: