So organisieren Sie Ihr Büro erfolgreich selbst!

Vom Zeitmanagement über die Schreibtisch-Organisation bis zum schnell geschriebenen Geschäftsbrief

Als Kleinunternehmer oder Selbstständiger sind Sie oftmals Chef, Projektmitarbeiter und Sekretärin in einer Person. Um nicht nach kurzer Zeit im Chaos zu versinken, ist es wichtig, dass Sie sich und Ihren Arbeitsalltag gut organisieren. Dazu gehört vor allem Ihr Büro, aber auch die Koordination Ihrer Termine und die Durchführung von Kundengesprächen. Denn, haben einmal die "Chaos-Monster" Einzug in Ihr Büro gehalten, ist es schwierig, sie wieder loszuwerden.

Damit es gar nicht soweit kommt, zeigt Ihnen unsere Organisationsexpertin Rositta Beck-Rappen einfache Organisationsregeln, die Sie im Handumdrehen umsetzen können.

Leseprobe

Als Leseprobe steht ein Auszug bereit: "Tag 1: Welches Ziel verfolgen Sie mit dieser Arbeitsunterlage" (öffnet sich als PDF; 420 kB, 10 Seiten).

Vollständiger Ratgeber

Den vollständigen Ratgeber können Sie als PDF herunterladen "Arbeiten ohne Sekretärin: So organisieren Sie Ihr Büro erfolgreich selbst!" (1,5 MB, 51 Seiten). Der Download ist für zahlende Mitglieder von akademie.de möglich.
Sie sind Probe- oder Neumitglied? Dann müssen Sie im Mitgliedermenü per Häkchen auf Ihre 14 Tage Stornooption verzichten.

Inhaltsverzeichnis

  • Strukturierungshilfen zur Veränderungsarbeit/Handlungsebenen

  • Klare Ziele - klare Prioritäten

    Tag 1: Welches Ziel verfolgen Sie mit dieser Arbeitsunterlage?
    - Selbstreflexion: Wo finden Sie Ihre Zeitfresser?
    - Was sind Ihre Kerngeschäfte/Ihre Hauptaufgaben - was ist Ihr Job?
    - Engpassanalyse

  • Ebene 1: Büro/Umgebung

    Tag 2: Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresplanung
    - Grundregel der Tagesplanung (60:40-Regel)
    - Erstellen Sie Ihren Tagesplan für den Folgetag jeweils am Ende des Arbeitstages

    Tag 3: Informationsmanagement/Ablage
    - Wiedervorlage organisieren
    - Aufgaben- und Terminliste über den PC
    - Ablagestruktur für Schrank und PC entwickeln
    - Dateinamen
    - E-Mails speichern

    Tag 4: Freie Sicht - ganz ohne Papierstapel
    - Einmal-Regel

    Tag 5: Standard: ein aufgeräumter Schreibtisch - er ist Ihre Visitenkarte

    Tag 6: Ordnungshelfer für die Ablage einsetzen
    - Ordner im Ordner, Ordnung im Ordner
    - Entnahme-, Fehl- oder Leitkarte
    - Kanban

    Tag 7: Aussortieren voller (Datei-)Ordner und Schränke
    - Aufbewahrungsfristen

  • Ebene 2: Verhalten

    Tag 8: Erweitern Sie Ihre Arbeitsmethodik
    - Zeitlimit setzen
    - Legen Sie fest, welche Aufgaben sich bündeln lassen
    - Strategien und Regeln: E-Mail-Flut abarbeiten
    - Welche Arbeiten können Sie delegieren?

    Tag 9: Erleichtern Sie sich die Arbeit mit Standards
    - Jour Fix
    - Besprechungsmanagement
    - Strukturierte Protokollrahmen/-Vorlagen
    - Arbeiten Sie mit Checklisten - Beispiel Telefonate vorbereiten
    - Arbeiten mit Vorlagen (Briefe, Protokolle, Checklisten)

    Tag 10: Nutzen Sie eine Adressverwaltung

    Tag 11: Zeitdieben auf der Spur mit der Unterbrechungsanalyse
    - Die Multitasking-Falle durch Aufgaben-Zapping
    - Anregungen für den Umgang mit unangemeldeten Besuchern
    - Stille Stunde
    - Der Innere Dialog
    - Mikro-Handlungen

    Tag 12: Erstellen Sie Arbeitsablauf-Landkarten

  • Ebene 3: Fähigkeiten

    Tag 13: Effektiver Umgang mit Zeit
    - Abgrenzen und Nein-Sagen lernen
    - Aufgaben bewerten mit dem Pareto-Prinzip
    - Prioritäten festlegen mit dem Eisenhower-Prinzip (Wichtigkeit - Dringlichkeit)

  • Ebene 4: Werte

    Tag 14: Denkstruktur und Erwartungshaltung

  • Ebene 5: Identität

    Mein Rollenkarussell

  • Ebene 6: Zugehörigkeit

    Die 72-Stunden-Regel

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Über die Autorin:

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Rositta Beck ist versierte Beraterin und praxisnahe Trainerin mit langjähriger Erfahrung in Industrie, Fortbildung, Agentur, Handwerk, Unternehmensberatung und Dienstleistungs-Unternehmen. Mit ihrem ...

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