Wer glaubt, durch den europäischen Einigungsprozess seien grenzüberschreitende Geschäfte wesentlich einfacher geworden, wird in der Praxis schnell eines Besseren belehrt: Bei Rechnungen an Auslandskunden und von ausländischen Geschäftspartnern sind zahlreiche Besonderheiten zu beachten.

Wenn Sie Geschäfte mit ausländischen Geschäftspartnern machen, müssen Sie nicht nur die einschlägigen Im- und Exportvorschriften Ihrer Branche kennen. Auch und gerade für Dienstleister hält das Steuerrecht ganz besonders viele Überraschungen bereit. So ist zum Beispiel in jedem Einzelfall zu klären, ob eine Lieferung oder Leistung ...

• der Umsatzsteuer unterliegt,

• wenn ja, welcher Steuersatz gilt,

• wer die Umsatzsteuer in welchem Land beim Finanzamt abzuführen hat oder auch

• welche Meldepflichten zu beachten sind.

All das besprechen Sie am besten anhand der Besonderheiten Ihres Unternehmens, des jeweiligen Kunden sowie der Waren- oder Leistungsart mit Ihrem Steuerberater, der Außenhandelsberatung Ihrer Handels- oder Handwerkskammer oder direkt mit dem zuständigen Finanzamt.

Hier nur die wichtigsten Anforderungen im Überblick, die bereits bei geringfügigen Auslandsumsätzen im Alltag von Freiberuflern und kleinerer Unternehmen eine Rolle spielen:

• Um umsatzsteuerfreie Rechnungen stellen zu können, benötigen Sie eine eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UStIdNr.).

• Sie sind verpflichtet, die UStIdNr. Ihrer Kunden und die dazugehörigen Namens- und Adressangaben sorgfältig überprüfen.

• Wenn Sie umsatzsteuerfreie Rechnungen stellen, müssen Sie die dazugehörige Rechtsgrundlage angeben und ausdrücklich auf eventuelle Steuerpflichten des Empfängers hinweisen. Formal genügt es, wenn Sie diese Information in deutscher Sprache liefern. Nach Möglichkeit sollten Sie jedoch die englischen oder landessprachlichen Formulierungen verwenden.

• Wenn Sie Ihrerseits steuerfreie Rechnungen aus dem Ausland bekommen, verlangt das deutsche Finanzamt von Ihnen, die entsprechenden Informationen Ihrer Geschäftspartner genau zu kontrollieren.

• Damit internationale Kunden Ihre Rechnungen problemlos begleich können, benötigen Sie einen "International Bank Account".

• Ihre Auslandsumsätze teilen Sie Ihrem Finanzamt getrennt von Ihren Inlandsumsätzen bei der Umsatzsteuervoranmeldung mit.

• Außerdem sind regelmäßige "Zusammenfassende Meldungen" (ZM) an das Bundeszentralamt für Steuern vorgeschrieben, in denen Sie die Höhe Ihrer EU-Auslandsumsätze sowie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern der dazugehörigen Kunden offenlegen.