Rechnungen als PDF oder per E-Mail - ein Problem?

Bekommen oder versenden Sie Rechnungen in elektronischer Form, zum Beispiel als Dateianhänge in E-Mails oder in Form von PDF-Downloads? Dann sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass der Empfänger die darin enthaltene Vorsteuer offiziell nur dann geltend machen darf, wenn die Rechnung mit einer "qualifizierten elektronischen Signatur" versehen ist.

Das gilt auch dann, wenn das PDF-Dokument schreibgeschützt ist: Denn ganz gleich, ob mit oder ohne Schreibschutz: Die Inhalte elektronisch übermittelter Rechnungsdokumente lassen sich mit geringem Aufwand manipulieren. Zwar ergibt es wenig Sinn, den Rechnungsbetrag zu ändern: Der lässt sich schließlich ja meistens auf dem Kontoauszug nachvollziehen. Durch die eigenhändige Anpassung des Rechnungstextes können Steuerpflichtige nach Ansicht des Fiskus aber zum Beispiel im Handumdrehen aus einem privaten Einkauf einen geschäftlichen Beschaffungsvorgang machen.

Eindeutige Rechtslage ...

Um dem vorzubeugen, hat der Gesetzgeber eine außerordentlich hohe, aber immer noch wenig Hürde für die steuerliche Anerkennung "elektronisch übermittelter Rechnungen" errichtet: Zum Nachweis von Echtheit und Unversehrtheit des Rechnungsinhalts verlangt § 14 Abs. 3 Umsatzsteuergesetz:

Laut Umsatzsteuer-Anwendungserlass ist es erlaubt, mehrere Rechnungen an einen Rechnungsempfänger in einer Datei zusammenzufassen und diese Datei mit nur einer qualifizierten elektronischen Signatur an den Empfänger zu übermitteln. Außerdem ist der elektronische Datenaustausch (EDI) zulässig, der für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen jedoch viel zu aufwendig ist.

... fragwürdige Praxis

Spürbare Auswirkungen auf den betrieblichen Alltag haben die gesetzlichen Auflagen zur elektronischen Signatur von Rechnungen bislang kaum gehabt. Die meisten Anbieter verschicken ihre elektronischen Rechnungen nach wie vor in unsignierter Form. Kein Wunder: Denn das Know-how und die technischen Voraussetzungen für das Unterschreiben per digitaler Signatur bzw. deren Überprüfung fehlt auf allen Seiten:

• Viele Freiberufler und Kleinunternehmen kennen die Signaturpflicht nicht oder ignorieren sie einfach. Die ebenso weit verbreitete wie untaugliche Empfehlung: "Drucken Sie die Rechnung einfach aus. Den Unterschied zu einer per Post verschickten Rechnung erkennt doch eh' keiner."

• Selbst große Unternehmen können oder wollen auf Nachfrage (und meist erst nach längerer Bedenkzeit) bestenfalls den Einzelfall-Versand von Papierrechnungen anbieten und verlangen dafür oft happige Gebühren.

• Für die meisten Finanzämter ist die elektronische Signatur selbst Jahre nach ihrer Einführung ebenfalls noch Neuland: Zwar sind dem Fiskus die Vorschriften bekannt, doch wie die Signaturpraxis aussehen soll, wie die Betriebsprüfer die Zertifikate in Zukunft kontrollieren werden und welche praktischen Konsequenzen das Fehlen qualifizierter elektronischer Signaturen je nach Rechnungshöhe hat, das können oder wollen die wenigsten Finanzbeamten beantworten.

Bitte beachten Sie: Der Stand der Technik wird bei einer möglichen Betriebsprüfung in einigen Jahren deutlich fortgeschritten sein. Dass die digitale Signatur für Sie und Ihre Kunden im Jahr 2010 noch ein Buch mit sieben Siegeln war, wird dem Prüfer in einigen Jahren vermutlich nicht überzeugen. Die Beweispflicht, dass der Vorsteuerabzug zu Recht erfolgte, liegt bei Ihnen. Als "vorläufiger Nachweis" ist gemäß Ausführungsbestimmungen zwar ein Ausdruck ausreichend. Von der Pflicht, auf Anforderung des Finanzamts das Vorliegen eines gültigen (!) Signatur-Zertifikats zu beweisen, ist der Unternehmer damit jedoch nicht entbunden.

Was tun?

Wenn Sie als Geschäftskunde auf Nummer sicher gehen wollen, bleibt Ihnen also tatsächlich nichts anderes, als die Annahme unsignierter elektronischer Rechnungen grundsätzlich zu verweigern. Ganz gleich, ob mit oder ohne digitale Signatur: Kein Lieferant oder Dienstleister kann Sie zwingen, elektronische Rechnungen zu akzeptieren - es sei denn, Sie haben dem beim Vertragsschluss ausdrücklich zugestimmt! Verlangen Sie im Zweifelsfall zusätzlich oder alternativ eine Papierrechnung. Dass Sie darauf einen Anspruch haben und wie Sie Ihrer Forderung nach einer kostenlosen Papierrechnung Nachdruck verleihen, erfahren Sie im Kapitel "Fehlerfolgen - und wie sie sich vermeiden lassen".