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Korrekte, professionelle Rechnungen: Pflichtangaben und Formvorschriften (mit Checklisten und Muster-Dokumenten)

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Stand: 14. August 2012

Freiwillige Angaben auf Rechnungen: Kleine Hinweise in Sachen Kundenbindung, Zahlungsanreiz oder zum Forderungsmanagement

Neben den gesetzlichen Pflichtbestandteilen von Rechnungen gibt es eine ganze Reihe mehr oder weniger sinnvoller und / oder üblicher Angaben. Manche dieser freiwilligen Zusatzangaben sind unverzichtbar, manche sinnvoll und andere bloß schmückendes Beiwerk.

Fangen wir bei den wichtigsten, aber leider längst nicht selbstverständlichen Informationen an:

  • Persönliche Kontaktdaten: Damit Ihre Kunden offene Abrechnungsfragen schnell und einfach mit Ihnen klären können, empfiehlt sich die Bereitstellung von Telefonnummer, E-Mailadresse und aller anderen geeigneten Kontaktkanäle - am besten natürlich die direkte Durchwahl und / oder individuelle E-Mailadresse des Mitarbeiters, der für Rechnungsangelegenheiten zuständig ist.

  • Zahlungsweise: Welche Bezahlverfahren Sie Ihren Kunden anbieten, ist grundsätzlich Ihre Angelegenheit bzw. Verhandlungssache mit Ihrem Geschäftspartner. Niemand verlangt von Ihnen die Eröffnung eines Geschäftskontos oder gar die Veröffentlichung sämtlicher Kontoangaben auf Ihrer Geschäftskorrespondenz. Trotzdem: Sofern Ihre Kunden den Rechnungsbetrag nicht gleich am "Point of sale" bezahlen, dürfen Sie auf der Rechnung die Angabe der Bankverbindung oder anderer bargeldloser Zahlungskanäle nicht vergessen.

Bankdaten und Zahlungsinformationen hervorheben!

Wenn Sie Wert darauf legen, dass Ihre Geldforderungen zeitnah beglichen werden, machen Sie es Ihren Kunden am besten möglichst einfach: Heben Sie die Zahlungsinformationen unübersehbar hervor. Das gilt auch für Ihre Bankdaten. Selbst wenn die ohnehin standardmäßig in der Fußzeile Ihres Briefbogens erscheinen, sollten Sie Ihre Bankverbindung im Rechnungstext nach Möglichkeit noch einmal wiederholen!

  • Zahlungsanreize: In vielen Branchen sind Skontoabzüge und andere Schnellzahleranreize üblich - Sie sollten sich darüber aber nicht erst beim Schreiben der Rechnung Gedanken machen. Vielmehr gehören Skonto-Nachlässe von vornherein in die interne Kalkulation von Honoraren oder Verkaufspreisen und in die Vertragsverhandlungen mit dem Kunden.

    Der auf vielen Rechnungen zu findende Hinweis auf Abzugsverbote ("Zahlbar ohne Abzüge ...", "Zahlbar rein netto ...") ist genau genommen entbehrlich: Skonto darf ein Kunde nur dann ziehen, wenn das ausdrücklich vereinbart ist: Einen Rabatt-Anspruch bei besonders zügiger Bezahlung gibt es nicht! Ausführliche Informationen entnehmen Sie dem Beitrag "Skonto aus Anbietersicht".

  • Zahlungsfristen: Auch mit dem Thema Zahlungsfristen sollten Sie sich lange vor der Rechnungsstellung beschäftigen - am besten im Rahmen eines durchdachten Forderungsmanagements und professioneller Vertragsverhandlungen mit Ihren Kunden.

    Die wichtigsten Aspekte im Überblick:

    • Für die Fälligkeit einer Geldforderung ist die Angabe einer bestimmten Zahlungsfrist entbehrlich. Fällig sind Rechnungen normalerweise sofort.

    • Bedeutsam ist eine konkrete Frist (z. B. "Zahlbar ohne Abzüge bis zum 15. Dezember 2012") nur für den Eintritt des Zahlungsverzugs und damit für die Möglichkeit, ohne Weiteres ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten oder gleich eine gerichtliche Klage einzureichen.

      Warum Forderungsmanagement nicht erst beim Mahnen, sondern spätestens beim Auftragsabschluss anfangen sollte und was das konkret für Ihr Rechnungswesen bedeutet, steht in den Praxisanleitungen "Forderungsmanagement: Was Sie tun können, um an Ihr Geld zu kommen" und "Forderungsmanagement für Selbstständige und Kleinstunternehmer".

    • Standardmäßig tritt der Verzug gemäß § 286 BGB "30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung" ein. Privatleute müssen darauf bereits bei Rechnungsstellung oder in einer separaten Zahlungserinnerung oder Mahnung hingewiesen werden. Den Geschäftsleuten unter Ihren Kunden brauchen Sie bei Eintreten des Zahlungsverzugs theoretisch überhaupt keine Mahnung zu schreiben: Sie können Ihre Rechte unverzüglich vor Gericht erstreiten.

    Im einfachsten Fall verzichten Sie in Ihren Rechnungen ganz auf die Angabe von Zahlungsfristen: In dem Fall gelten die Verzugsregelungen des BGB. Gerät ein Kunde in Zahlungsverzug, sorgen Sie spätestens durch eine unmissverständliche Mahnung für Klarheit.

  • Lastschrift-Vereinbarungen: Einzugsermächtigungen und Abbuchungsaufträge sind eine feine Sache: Sie kommen auf diese Weise in vielen Fällen ganz besonders einfach, schnell und unbürokratisch zu Ihrem Geld. Niemand hindert Sie daran, auf Ihren Rechnungen Lastschrift-Angebote zu machen. Doch erstens eignet sich nicht jedes Geschäftsmodell für dieses Zahlungsverfahren.
    Außerdem verlangt Ihre Bank oder Sparkasse den Abschluss einer Inkassovereinbarung, bevor Sie als Zahlungsempfänger über Ihr Konto Lastschriften einziehen dürfen. Ausführliche Informationen zu diesem Thema entnehmen Sie unserem Grundlagenbeitrag "Lastschriften: Einzugsermächtigungen oder Abbuchungsauftrag?"

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Robert Chromow ist gelernter Industriekaufmann, Betriebswirt und Politologe. Seit zwanzig Jahren arbeitet er als freiberuflicher Journalist, Autor und Berater im eigenen Redaktionsbüro. Print- und Onl ...

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