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Basiswissen: Korrekte, professionelle Rechnungen

Von: Robert Chromow
Stand: 14. Dezember 2010
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Rechnungs-Werkzeugkasten: Muster, Vorlagen, Tipps, Tricks & Tools

Um Ihnen die Umsetzung der vielen Vorschriften und Empfehlungen zu erleichtern, stellen wir Ihnen diverse Werkzeuge und Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Verfügung. Wir geben einen Überblick über unsere wichtigsten Tools rund ums Thema Rechnungen.

Rechnungs-Checkliste als kleine Erinnerungsstütze

Hand auf's Herz: Können Sie auf Anhieb alle unverzichtbaren Rechnungsbestandteile aufzählen? Wenn nicht, sind Sie damit in guter und zahlreicher Gesellschaft. Damit Sie nicht bei jeder Eingangsrechnung auf der Übersichtsseite "Pflichtangaben auf Rechnungen" nachschauen müssen, worauf zu achten ist, haben wir für Sie eine Kopiervorlage vorbereitet: Die können Sie bei Bedarf vervielfältigen, klein schneiden und in Ihre Schreibtischschublade legen.

Bild vergrößernRechnungs-Checkliste (Screenshot)

Mithilfe der Checkliste prüfen Sie im Handumdrehen, ob alle Elemente vorhanden sind. Falls Sie eine Rechnung an den Aussteller zurückschicken müssen, können Sie ihm den Zettel auch gleich als "Mängelliste" beilegen: Er sieht dann auf Anhieb, woran es hapert.

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Muster: Freundliches Erinnerungsschreiben

Erfahrungsgemäß weist ein beträchtlicher Teil der Geschäftsdokumente Formfehler auf. Das betrifft keineswegs nur Gründer und andere "Grünschnäbel" im Geschäftsleben. Im Gegenteil: Da zahlreiche Bestimmungen noch recht jungen Datums sind, haben ausgerechnet die Rechnungen alteingesessener Betriebe oft Lücken.

Doch nur in seltenen Ausnahmefällen schickt Ihnen jemand absichtlich eine unvollständige Rechnung. Normalerweise handelt es sich schlicht um Unwissen oder Nachlässigkeit. Am besten klären Sie Ihren Geschäftspartner telefonisch oder mithilfe eines freundlichen Anschreibens über den Grund für Ihre Rechnungs-"Pingeligkeit" auf. Verlangen Sie das Ihnen zustehende Rechnungsdokument also mit Nachdruck, aber verständnisvoll und freundlich. Wie so etwas aussehen kann, erkennen Sie anhand der folgenden Musterschreiben:

Bild vergrößernAnschreiben Mängelkorrektur (Screenshot)

Erst die Rechnung, dann die Überweisung

Warten Sie mit der Bezahlung nach Möglichkeit, bis Sie ein formal einwandfreies Abrechnungsdokument in Händen halten: Das erhöht die Wahrscheinlichkeit beträchtlich, kurzfristig eine korrigierte Fassung zu bekommen. Anderenfalls müssen Sie sich bei uneinsichtigen oder unkooperativen Ausstellern unter Umständen lange warten, bis Sie eine finanzamtstaugliche Rechnung in Händen halten!

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Sonderfall: Elektronische Rechnungen ohne digitale Signatur

Ein besonders heikles und umstrittenes Thema ist die Zulässigkeit elektronischer Rechnungen: Laut Umsatzsteuergesetz muss eine auf elektronischem Weg (z. B. per E-Mail oder als PDF-Download aus dem Internet) übermittelte Rechnung digital signiert sein. Fehlt die elektronische Signatur, verliert der Rechnungsempfänger den Anspruch auf Vorsteuerabzug. Die wichtigsten Fakten haben wir im "Exkurs: Elektronische Ein- und Ausgangsrechnungen" für Sie zusammengefasst, ausführliche Informationen zu diesem Thema finden Sie im Beitrag "Online-Rechnungen: Vorsteuerabzug nur mit elektronischer Signatur".

Falls sich ein Lieferant oder Dienstleister hartnäckig weigert, elektronisch signierte Rechnungen oder ersatzweise kostenlose Papierrechnungen zur Verfügung zu stellen, haben wir ein Musterschreiben für Sie vorbereitet, in dem auf die einschlägigen gesetzlichen Anspruchsgrundlagen verwiesen wird:

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Dynamische Rechnungsvorlagen für MS Office und Open Office

In unserem großen Profi-Paket Office-Vorlagen stellen wir Ihnen fertige Office-Dokumentvorlagen für alle wichtigen Arten der Geschäftskorrespondenz zur Verfügung. Dazu gehören auch Rechnungsvorlagen ...

  • für umsatzsteuerpflichtige Unternehmer und

  • für umsatzsteuerliche Kleinunternehmer.

Besonders praktisch: Die bewährten Word-Dokumente ersparen Ihnen bei Bedarf die manuelle Berechnung ...

  • der Preise einzelner Rechnungspositionen,

  • von Brutto- und Netto-Rechnungsbetrag sowie

  • der Umsatzsteuer

Wie Sie die Dokumente an die Besonderheiten Ihres Betriebes anpassen und als Dokumentvorlage in Ihr Textprogramm einbinden, erfahren Sie auf folgenden Infoseiten des Vorlagen-Samplers:

Falls Sie mit der Berechnung von Feldern und die Aktualisierung von Feldinhalten in MS Word noch gar keine Erfahrung haben, können Sie im Beitrag "Word: Rechnungsvordruck mit Rechenautomatik" Schritt für Schritt nachlesen, wie das funktioniert.

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Nummerierungs-Automatik

Möchten Sie sich bei Vergabe fortlaufender Rechnungsnummern unterstützen lassen, ohne dafür eigens eine überdimensionierte Fakturierungssoftware installieren zu müssen? Dann empfehlen wir einen Blick auf den Beitrag "Halbautomatische Rechnungsnummern-Vergabe für MS Word und MS Excel: Darin stellen wir einen einfachen Nummerngenerator für MS Office vor.

Eine praktische OpenOffice-Lösung finden Sie im Beitrag "Rechnungsnummern-Vergabe mit OpenOffice".