Risiko: Eingangsrechnungen mit fehlenden oder fehlerhaften Rechnungsangaben

Die Zahl der Vorschriften über Form und Inhalt von Rechnungen ist in den vergangenen Jahren ständig gewachsen. Entsprechend viele fehlerhafte Rechnungen sind im Umlauf. Sowohl Aussteller als auch Empfänger von Rechnungen sind verunsichert. Besonders ärgerlich: Wenn Rechnungen mit fehlenden Pflichtangaben erst nach Jahren bei einer Betriebsprüfung bemerkt werden, ist es für eine Korrektur oft zu spät: Hohe Steuernachzahlungen drohen.

Im Zuge ihrer Gründungsvorbereitungen nehmen es die meisten Unternehmer und Freiberufler mit den steuerlichen und handelsrechtlichen Vorschriften für Rechnungsdokumente noch vergleichsweise genau: Sie wenden sich an ihren Steuerberater, verlassen sich auf kommerzielle Auftrags-Software oder informieren sich bei Kammern, Berufsverbänden oder in der Literatur über die formalen und inhaltlichen Anforderungen ihrer Geschäftsdokumente, um alle vorgeschriebenen Rechnungsangaben zu kennen und bei eigenen Rechnungen auch zu verwenden.

Sind die eigenen Rechnungsvordrucke oder Dokumentvorlagen jedoch erst einmal erstellt, geraten die Pflichtangaben jedoch schnell in Vergessenheit. Das kann gefährliche und kostspielige Folgen haben: Denn die Bestimmungen gelten ja nicht nur für Ihre eigenen Ausgangsrechnungen, sondern auch und gerade für die Rechnungen, die Sie von Ihren Lieferanten und Dienstleistern bekommen.

Beispiel: Teurer Autokauf - böse Folgen fehlerhafter Rechnungsangaben

Wenn Sie eine Rechnung bekommen und akzeptieren, die den Vorschriften nicht entspricht, dann kann das schmerzhafte Folgen haben:

• Nehmen wir an, Sie haben im Januar 2010 einen neuen Geschäftswagen im Wert von 25.000 Euro gekauft. Dann steckt darin ein Vorsteueranteil von annähernd 4.000 Euro. Nehmen wir weiter an, Sie bezahlen die Rechnung unbesehen und bemerken nicht, dass eines der zahlreichen Elemente einer ordnungsgemäßen Rechnung fehlt (z. B. die Steuernummer des Autohändlers).

• Bei der Umsatzsteuervoranmeldung im Februar 2010 haben Sie selbstverständlich rund 4.000 Euro Vorsteuer von Ihrer Umsatzsteuerzahllast abgezogen. Unter Umständen ist dadurch bei Ihnen sogar ein Vorsteuerüberhang entstanden und Sie haben kurz darauf eine Steuererstattung bekommen.

• Außerdem machen Sie den Wertverlust des Fahrzeugs im Jahr 2011 im Rahmen Ihrer Einnahmeüberschussrechnungen für 2010 in Form von Abschreibungen als betrieblichen Aufwand (= Kosten) geltend. Wenn Sie sich für die degressive Abschreibung entscheiden, sind das bereits im ersten Jahr 25 Prozent. Zusammen mit einer eventuellen Sonderabschreibung ist damit bereits rund die Hälfte des Anschaffungswerts abgeschrieben!

Wenn nun im Jahr 2013 (oder womöglich noch später) eine Betriebsprüfung bei Ihnen stattfindet und der Prüfer dabei auf den unvollständigen Beleg stößt, dann wird er im ungünstigsten Fall nicht nur den Vorsteuerabzug in Höhe von rund 4.000 Euro versagen, sondern unter Umständen auch die bis dahin aufgelaufenen Abschreibungen (von dann insgesamt rund 15.000 Euro) aberkennen!

Nachträgliche Rechnungskorrektur

Demnach wäre also alles in allem ein Gesamtbetrag von rund 20.000 Euro strittig! Immerhin: Gänzlich aussichtslos ist die Lage in einem solchen Fall nicht. Wenn Sie Glück haben, ist der Autohändler noch am Markt und kann Ihnen nachträglich eine korrigierte, formvollendete Rechnung ausstellen. Dazu ist er laut § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG gesetzlich verpflichtet:

"Soweit er [der Unternehmer] einen Umsatz an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person ausführt, ist er verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen."

Ist der Händler jedoch nicht mehr erreichbar, und können Sie den Betriebsprüfer nicht erweichen, die Rechtmäßigkeit Ihres Steuerabzugs auf andere Weise zu überprüfen, dann kommt im ungünstigsten Fall eine Umsatzsteuernachzahlung von rund 4.000 Euro und (je nach persönlichem Steuersatz) eine Einkommensteuernachzahlung von bis zu 10.000 Euro auf Sie zu - und das noch obendrein zuzüglich Verzugszinsen in Höhe von derzeit 6 Prozent pro Jahr: Bereits eine geringfügige Nachlässigkeit kann also zu hohen Steuernachzahlungen führen!

Bedingt tauglich: Eigenhändige Korrekturen

Wichtig: Vor "Selbstjustiz" sollten Sie sich auch bei der Geschäftskorrespondenz hüten: Grundsätzlich darf nur der Aussteller eine Rechnung berichtigen oder ergänzen! Theoretisch können Änderungen durch den Empfänger sogar den Tatbestand der Urkundenfälschung erfüllen.

Trotzdem müssen Sie eine unvollständige Rechnung nicht unbedingt zurückschicken, tagelang auf die korrigierte Neufassung warten und dadurch womöglich zusätzlichen Konfliktstoff produzieren (z. B. einen Streit um die Einhaltung von Skontofristen oder sonstige Zahlungskonditionen). Wenn Sie mit dem Aussteller Kontakt aufgenommen, ihn auf den Fehler hingewiesen haben und er Ihnen sein Einverständnis schriftlich (!) gibt, dürfen Sie auch selbst Hand anlegen. Eine solche formlose Gesprächsnotiz sollte per Post oder Fax übermittelt werden und kann zum Beispiel so aussehen: