Beim Ausstellen von Ausgangsrechnungen und beim Kontrollieren von Eingangsrechnungen tauchen erfahrungsgemäß zahlreiche Einzelfragen auf. Zum Abschluss unseres "Grundkurses Rechnungskunde" liefern wir die Antworten auf häufige Fragen.

Fragen aus dem Rechnungsalltag

Hier die häufigsten Fragen und die dazugehörigen Antworten auf einen Blick:

• Muss auf einer Rechnung auch "Rechnung" draufstehen?
  Eine ausdrückliche Kennzeichnung als "Rechnung" ist nicht unbedingt erforderlich: Im Umsatzsteuergesetz heißt es: "Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird."

• Müssen Rechnungen unterschrieben werden?
  Die Unterschrift des Ausstellers auf der Rechnung ist entbehrlich. Warum eine unterschriebene Rechnung sogar nach hinten losgehen kann, haben wir vor einiger Zeit unter der Überschrift "Ausgangs-Rechnungen unterschreiben?" erläutert.

• Muss das Lieferdatum / Leistungsdatum auch dann angegeben werden, wenn es identisch mit dem Rechnungsdatum ist?
  Ja, die ausdrückliche Angabe eines Liefer- oder Leistungstermins ist unverzichtbar - selbst dann, wenn er mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. Die Angabe in Datumform ist aber nicht unbedingt erforderlich: Eine Formulierung wie "Das Datum der Lieferung / Leistung stimmt mit dem Rechnungsdatum überein." genügt.

  Sollten Ihre Rechnungen Positionen enthalten, bei denen die Zeitpunkte der Lieferung oder Leistung vom Rechnungsdatum abweichen, machen Sie die erforderlichen Angaben bei den einzelnen Positionen. In solchen Fällen empfehlen sich Formulierungen wie "Das Datum der Lieferung / Leistung stimmt mit dem Rechnungsdatum überein, sofern einzelne Rechnungspositionen keine abweichenden Angaben enthalten.": Die Angabe des Liefer-/Leistungsdatum aus Positionsebene ist dann nur bei den Positionen erforderlich, bei denen Abweichungen vom Rechnungsdatum vorliegen.

  Alternativ zur Termin-Nennung in der Rechnung ist auch der Verweis auf einen eindeutig bezeichneten Lieferschein oder Leistungsnachweis möglich. Darin muss das Datum der Lieferung oder Leistung aber eindeutig benannt werden - ein bloßes Lieferscheindatum genügt nicht!.

• Muss man auch bei Dienstleistungen, die über einen längeren Zeitraum erbracht werden, ein taggenaues Leistungsdatum angeben?
  Taggenaue Angaben verlangt das Finanzamt nicht. Es genügt, wenn der Monat angegeben wird, in dem die Leistung erbracht worden ist: Der Monat ist für die Entstehung der Umsatzsteuer ausschlaggebend.

• Welches Leistungsdatum gebe ich an, wenn sich die Leistung über mehrere Monate erstreckt hat?
  Im Zweifel entscheidet der Zeitpunkt, ab dem der Empfänger einen tatsächlichen wirtschaftlichen Nutzen aus der Leistung ziehen kann: Bei Werkleistungen zählt in der Regel der Tag der Abnahme durch den Leistungsempfänger.

  Angenommen, Sie haben von September bis November 2010 am neuen Internetauftritt eines Kunden gearbeitet. Im Anschluss an ein paar Nacharbeiten in der letzten Novemberwoche nimmt Ihr Kunde die fertige Website am 2. Dezember 2010 endgültig ab. Dann gilt der Dezember als Leistungsdatum - obwohl Sie in der Zeit womöglich keine Hand für das Projekt gerührt haben.

• Sind Rechnungen per E-Mail zulässig?
  Die Papierform ist nicht zwingend. Mit Einverständnis des Empfängers darf eine Rechnung auch elektronisch verschickt werden (z. B. als PDF-Dokument im E-Mailanhang). Der Vorsteuerabzug aus solchen Rechnungen wird jedoch nur dann anerkannt, wenn die "Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts" durch eine qualifizierte digitale Signatur gewährleistet ist.

• Muss man wirklich die eigene Steuernummer auf die Rechnung schreiben? Genügt auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?
  Die Umsatzsteuer-Identnummer ersetzt die (persönliche) Steuernummer vollwertig. Eine "UStIdNr." kann jeder Selbstständige und Unternehmer beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen. Das gilt sogar für umsatzsteuerbefreite Kleinunternehmer.

• Wie lange muss man Rechnungen aufheben?
  Es reicht nicht, dass eine Rechnung zum Zeitpunkt der Ausstellung vollständig ist. Als Buchungsbeleg muss sie darüber hinaus laut Paragraf 147 Abgabenordnungen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

• Darf statt der offiziellen Bezeichnung "Umsatzsteuer" auf der Rechnung auch der Begriff "Mehrwertsteuer" verwendet werden?
  Ja, das ist zulässig.

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• "Auftragsabwicklung",

• "Forderungsmanagement",

• "Recht und Finanzen",

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