DruckversionÜberzeugend und präzise - Formale Geschäftskorrespondenz erfolgreich meistern
Verschiedene Arten von Briefen
In diesem Abschnitt möchte ich Ihnen die wichtigsten Arten von Briefen vorstellen, mit denen Sie in Ihrem Berufsalltag konfrontiert werden könnten. Sie finden dazu jeweils nicht nur einen Standardbrief, sondern auch wichtige Anmerkungen und zusätzliches Vokabular, welches Sie einsetzen können.
Für Fragen zu alternativen Möglichkeiten und Formulierungen stehe ich Ihnen natürlich gerne zur Verfügung!
Legen Sie sich eigene Standardbriefe an
Wenn Sie häufig Korrespondenz führen - egal ob per E-Mail oder per Brief - richten Sie sich in einem Ordner auf Ihrer Festplatte Standardbriefe für verschiedene Situationen ein. Sobald Sie dann zum Beispiel eine Anfrage schreiben möchten, öffnen Sie Ihre Vorlage und Sie brauchen nur noch die richtige Adresse und wenige Details zu ändern. Besonders wenn Sie auf Englisch korrespondieren, erspart Ihnen das viel Zeit bei der Suche nach Vokabeln und Standardformulierungen.
Basteln Sie sich einfach aus den Ideen und Beispielen, die Sie hier finden, Ihre eigenen Standardbriefe zusammen.
Aber Vorsicht: Sollten Sie Ihre Vorlagen zu häufig verwenden und zum Beispiel öfters an den gleichen Empfänger versenden, könnten Ihre Briefe und E-Mails eintönig wirken. Wechseln Sie also besonders die einleitenden Worte und die Schlussbemerkungen - diese fallen dem Adressaten nämlich zuerst auf.
Angebot - offer
Beim offer sind natürlich besonders prägnante, positiv hervorhebende Adjektive wichtig. Achten Sie darauf, dass Sie spätestens im dritten Satz konkret Ihr Produkt nennen und erst dann auf die Vorzüge eingehen. Alternativ könnten Sie auch zunächst den größten Vorzug nennen, aber achten Sie darauf, dass Sie nicht in eine eintönige Aufzählung verfallen - das könnte Ihren Leser langweilen. Sofern Sie ohnehin eine detaillierte Broschüre mitschicken, könnte ein Text zum Beispiel so aussehen:
Beispiel: Angebot
Dear Sir/Madam,
We have a long history of successful partnerships as a producer of content management software. Therefore we would like to introduce to you our latest innovation: "Learning CMS", a new web environment for your e-learning systems.
Please find enclosed a brochure which lists all the details of "Learning CMS". If you require any further information, please do not hesitate to let us know.
We are looking forward to hearing from you.
Yours faithfully,
Sandy Jackson
Anfrage - enquiry
Bei Anfragen möchten Sie natürlich Informationen einholen.
Beispiel: Anfrage
Dear Sir or Madam:
Could you please send me information about your latest innovations in mobile phone technology?
Please write back asap. Thank you very much.
Yours faithfully,
Sandy Jackson
Weitere Einstiegsformeln: We would like to know more about ... / Your advertisement in ... caught our attention.
Eine weitere Abschlussformel: We look forward to receiving your offer.
Beachten Sie, dass enquiry britisches Englisch und inquiry amerikanisches Englisch ist.
Informationen gibt es im Englischen nur im Singular "information", also ohne ein -s.
"asap" ist eine gängige Abkürzung für "as soon as possible" = "so früh wie möglich"
Natürlich möchte man gleich bei Anfragen schon einen Rabatt rausschlagen. Das könnte zum Beispiel so aussehen: "We are interested in placing a substantial order of your products. Therefore we would like to know whether you grant special discounts."
Anfragen beantworten - responses to enquiries
Bei Responses ist Höflichkeit - wie natürlich auch zu anderen Anlässen - Pflicht. Immerhin könnte der Schreiber ja ein potentieller neuer Kunde sein.
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