Crash-Kurs Business English

Schnell und pointiert - Erfolgreiche Kommunikation

Englische Kommunikation im Netz

Das Internet hat natürlich die Welt der Kommunikation grundlegend verändert. Wir informieren uns über und bestellen Produkte per E-Mail oder diskutieren mit Gleichgesinnten in diversen Internetforen. Damit Sie dies auch in Zukunft sicher und schnell auf Englisch erledigen können, beschäftigen wir uns an dieser Stelle mit den Basics der Internetkommunikation auf Englisch.

Pre-Writing

Bevor Sie anfangen, etwas zu schreiben (= pre-writing), sollten Sie sich - insbesondere wenn es um Ihr Geschäft geht - über zwei Dinge im Klaren sein:

  1. Was ist das Ziel meiner Nachricht? Was möchte ich damit erreichen?

  2. An wen ist die Nachricht gerichtet? Wer wird sie lesen? Und welchen Eindruck soll er oder sie davon bekommen?

Natürlich werden Sie sich bei kleinen Angelegenheiten keine großen oder ausschweifenden Gedanken zu diesen beiden Punkten machen müssen. Trotzdem möchte ich, dass Sie sich immer dieser zwei Punkte bewusst sind. Warum ist dies so wichtig? Mit Punkt 1 definieren Sie den Sinn Ihrer Nachricht. Gleichzeitig können Sie damit nach dem Schreiben überprüfen, ob Sie in Ihrem Text das umgesetzt haben, was Sie sich bereits vorher als Ziel gesetzt haben. Oft passiert es, dass man beim Schreiben abschweift - und wenn wir dann beim Englischtexten auch noch zwischendurch mit einem Wörterbuch hantieren, verlieren wir vielleicht den roten Faden.

Erst hinterher Vokabeln nachschlagen!

Damit dies nicht geschieht, schreiben Sie einfach auf Englisch drauflos! Falls Ihnen eine Vokabel nicht einfällt, schreiben Sie in deutschen GROSSBUCHSTABEN den deutschen Begriff auf und schlagen Sie ihn hinterher beim Korrekturlesen nach. Das spart Ihnen erst einmal Zeit und Sie bleiben bei der Sache. Dank der Großbuchstaben werden Sie auch das deutsche Wort im Text nachher nicht übersehen.

Im zweiten Punkt definieren Sie Ihre Zielgruppe. Dies ist besonders wichtig für Ihre Wortwahl. Schreiben Sie z.B. an einen Vorgesetzten, dürften Sie ein anderes Vokabular benutzen, als wenn Sie einem untreuen Kunden die zweite Mahnung zuschicken. Im ersten Beispiel ist die Wortwahl natürlich höflicher und zuvorkommender, im zweiten Beispiel werden Sie bestimmend und auffordernd schreiben. Wenn Sie einen Beitrag in einem Internetforum verfassen, werden Sie hingegen vermutlich in dem typisch-lockeren Plauderton der Webforen verfallen, was auch gar nicht weiter schlimm ist, denn das macht ja den Austausch in Foren so angenehm. Unangenehm könnte es nur werden, wenn der Plauderton in wichtigen Geschäfts-E-Mails auftaucht.

Plauderton in Geschäfts-E-Mails

Um eines klarzustellen: Es kann durchaus sein, dass zum Beispiel ein lockerer Australier Ihnen im oben angesprochenen "Plauderton" eine Geschäfts-E-Mail schreibt, sodass Sie im gleichen Ton locker antworten können. Allerdings sollte dies immer auf Initiative Ihres Korrespondenzpartners geschehen und nicht von Ihnen ausgehen. Je nach Kultur oder Charakter Ihres Gegenübers könnte man Sie falsch verstehen oder falsch einschätzen.

Im zweiten Kapitel werde ich Ihnen übrigens auch noch die kulturellen Unterschiede zeigen, die bei Korrespondenz eine Rolle spielen.

Falls Ihr Vorhaben/Ihr Text/Ihre Nachricht umfangreicher ist und viele Themen und Ziele hat, empfehle ich Ihnen, ein kurzes Brainstorming zu machen oder sich eine Liste anzulegen, wo Sie die einzelnen Punkte beim Korrekturlesen nacheinander abhaken können.

E-Mails schreiben

Nachdem wir uns nun mit den "pre-writing activities" und damit den Überlegungen vor dem eigentlichen Schreiben beschäftigt haben, nähern wir uns nun der Kommunikation im Internet. Und diese Kommunikation läuft zu einem hohen Anteil natürlich per E-Mail ab.

In vielen E-Mail-Programmen verleitet der Aufbau dazu, als erstes den Betreff (subject) zu formulieren. Ich möchte Sie bitten, dies erst zu tun, wenn Sie sich über Punkt 1 der pre-writing activities klar sind und spätestens, wenn Sie die komplette E-Mail geschrieben haben. Wählen Sie keine zu langen Betreffzeilen, da diese leicht im Spam-Ordner landen können. Versuchen Sie, das Ziel Ihrer E-Mail stichwortartig in wenigen Worten zu umreißen. Treffende Betreffzeilen wären zum Beispiel:

  • Your order of February 2, 2007

  • Our telephone conversation of May 25, 2007

  • Enquiry regarding your new computer system "Alexa"

  • Order of product #12345 "Learning CMS"

Antwortkürzel

Wenn Sie auf eine E-Mail antworten, fügen viele E-Mail-Programme automatisch ein Antwortkürzel ein. Bei uns ist dies typischerweise "AW:" (für Antwort). Im englischsprachigen Raum lautet dieses Kürzel allerdings "Re:" oder "RE:" (für Regarding). Ändern Sie diese Buchstabenfolge also kurz, falls Ihre E-Mail zu einem englischen Partner herausgeschickt werden soll.

Im englischen Sprachraum sind auch Abkürzungen gebräuchlich, die dem Empfänger sofort klarmachen, um welche Art von E-Mail es sich handelt:

  • REQ: - Request: Damit verdeutlichen Sie dem Leser, dass es sich um eine An- oder Nachfrage handelt und Sie eine Antwort auf diese E-Mail erwarten.

  • FYI: - For Your Information: So versenden Sie eine E-Mail "zu Ihrer Information", möchten den Leser also nur auf etwas hinweisen, benötigen aber keine Antwort.

  • URGENT: Dieses Wörtchen zeigt natürlich, dass etwas sehr dringend ist. Aber Sie sollten diese Zeichenfolge im Betreff vermeiden, da viele Spam-Filter etwas sensibler darauf reagieren. Viele Spammer haben natürlich in der Vergangenheit ihre Massenwerbung mit diesem Wörtchen ausgestattet - sehr zum Leidwesen derer, die wirklich wichtige Nachrichten verschicken.

Nun haben Sie sich einen griffigen Betreff ausgewählt. Weiter geht es mit der eigentlichen E-Mail-Nachricht. Hier ist es zunächst einmal wichtig, eine richtige Anrede zu wählen. Da ich darauf aber noch einmal sehr genau im nächsten Kapitel eingehen möchte, beschränken wir uns hier auf "Dear Sir or Madam", was in etwa unserem "Sehr geehrte Damen und Herren" entspricht. In den ersten beiden Sätzen Ihrer E-Mail sollten Sie gleich die beiden wichtigsten Informationen der E-Mail einbinden: Ihre Herkunft bzw. Ihre Firma und Ihr Anliegen. Zum Beispiel:

  • We are a German company which intends to expand to the British market. That is why we would like to offer you a partnership.

  • As your product line-up is very interesting to us we would like to ask for your shipping costs to Germany.

  • As the product manager of X we would like to offer you our latest innovation in the field of time management systems.

Diese Vorgehensweise erfüllt zwei Zwecke: Zum einen weiß Ihr Leser direkt, dass er es mit einem deutschsprachigen Schreiber zu tun hat und zweitens weiß er sofort, worum es geht. Letzteres ist insbesondere deshalb wichtig, da natürlich immer viele E-Mails in einem Postfach landen und man so schnell wichtiges von unwichtigem trennen kann. Oder Ihre Nachricht kann so innerhalb einer großen Firma zügiger an die zuständige Person weitergeleitet werden.

Im anschließenden Teil können Sie dann ausführlicher auf Ihr Anliegen eingehen.

Effektiv und erfolgreich schreiben

Wie Sie beim eigentlichen Texten Ihre Ziele effektiv erreichen und treffend formulieren, erfahren Sie in Kapitel 2.

Wählen Sie als Abschlussformel "Sincerely Yours" gefolgt von Ihrem Namen. Auch hier gibt es Ausnahmen, die uns aber nun erstmal nicht interessieren sollen.

E-Mail-Signaturen verwenden

Was in einem normalen Brief der Briefkopf ist, ist in der E-Mail die so genannte Signatur. Diese wird üblicherweise im Anschluss an den eigentlichen Text getrennt durch eine Zeile mit zwei Bindestrichen und einem Leerzeichen (-- ) angefügt. Ich habe Ihnen mal meine E-Mail-Signatur als Beispiel mitgebracht:

learnable.net
David Gerlach
Raute 4
59955 Winterberg
Deutschland / Germany

E-Mail: david@learnable.net
Web: www.learnable.net

Sie können natürlich auch noch Telefonnummern ergänzen (mit +49 als internationale Vorwahl) oder andere Kontaktdaten ergänzen wie z.B. Ihren Skype-Namen oder ICQ-Nummer.

Grundsätzlich signalisiert eine E-Mail-Signatur Professionalität und Kontaktfreudigkeit, da man seinem Gegenüber die Möglichkeit lässt, auf beliebige Weise zu antworten. Daher sollten Sie sich auch - falls noch nicht geschehen - eine E-Mail-Signatur anlegen. Bei vielen E-Mail-Programmen und -Providern kann man dies ganz einfach und simpel erledigen, sodass die Signatur auch automatisch beim Schreiben einer Nachricht eingefügt wird. Falls Sie damit Probleme haben sollten, fragen Sie mich oder wenden Sie sich an Ihren E-Mail-Provider.

Nachdem Sie Ihren Text geschrieben und (falls notwendig) die Signatur eingefügt haben, lesen Sie noch einmal über Ihren Text. Achten Sie zum einen darauf, ob Sie inhaltlich bei Ihrem Ziel geblieben und nicht abgewichen sind und zum anderen auf die typischen Fehler, über die Sie schon in früheren Abschnitten etwas gehört haben.

Forenbeiträge verfassen

Internetforen boomen. Sie sind mittlerweile eine der beliebtesten Kommunikationsformen im World Wide Web. Dies liegt zum einen daran, dass dort in einfacher Frage-Antwort-Runde Meinungen, Ideen und Hilfe eingeholt werden kann, zum anderen liegt ein großer Reiz auch darin, einfach mitzulesen, welche Erfahrungen andere Nutzer mit ähnlichen Problemen gemacht haben. Dabei gibt es Foren zu allen möglichen Themen: von Selbsthilfegruppen über Lehrerverbände bis hin zu Treffen von geschäftlichen Großhändlern, die in Foren ihre Ware anbieten und das Medium dazu nutzen, Kontakte zu knüpfen.

Internetforen zeichnen sich besonders dadurch aus, dass der Umgangston bedeutend lockerer ist, als wenn man normale Geschäftskommunikation per Telefon, E-Mail oder Brief halten würde. Sie dürfen also gerne einfach "drauflos schreiben", sollten aber dennoch nicht das Korrekturlesen vergessen und sich unserer beiden pre-writing-Fragen bewusst sein. Dabei dürfen Sie aber in Internetforen auch die so genannten collocations verwenden, also "I'm" statt "I am", "isn't" statt "is not" und "I'd" statt "I would".

Beachten Sie auch die so genannte "Netiquette" des Internets, welche auch den Gebrauch von Smilies und gewissen Abkürzungen voraussetzt. Smilies haben den Vorteil, dass man leicht kenntlich machen kann, sobald man z.B. in seinem Beitrag Ironie verwendet hat (z.B. durch den Smilie ";-)"). Aber auch Zustimmung, Erheiterung und Ärger lassen sich deutlich durch diese Emoticons (Emotion + Icon) unterstreichen. Vermeiden sollte man beim Verfassen eines Forenbeitrags, zu viele GROSSBUCHSTABEN zu verwenden, da dies oft als "Geschrei" ausgelegt wird und daher für viele Leser unangenehm wirken könnte.

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Über den Autor:

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David Gerlach vertreibt und konzipiert mit dem Projekt learnable.net Lernhilfen zu diversen Themen und Zielgruppen.

Darüber hinaus berät er UnternehmerInnen aus dem Nachhilfesektor sowie Trainer, L ...

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