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Checkliste Arbeitszeugnis

Diese detaillierte Checkliste hilft Ihnen, das Arbeitszeugnis auf unkorrekte Wendungen oder negative Aussagen hin zu überprüfen.

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Stand: 21. September 2010

Arbeitszeugnis-Experte Gunnar Szymaniak hat uns die folgende Checkliste zur Verfügung gestellt, mit der Sie Arbeitszeugnisse und Zeugnis-Entwürfe auf Korrektheit und möglicherweise zwischen den Zeilen verborgene Aussagen hin überprüfen können.

Jeder Punkt ist als Frage formuliert. Die Antwort, die einer korrekten oder optimalen Zeugnisgestaltung entspricht, wird durch diese Grafik gekennzeichnet: gut
Das Negativsymbol steht für ein nicht optimales oder unkorrektes Element: nicht gut

Zum Nachhaken: Der Arbeitszeugnis-Kurs

Diese Checkliste ist eine praktische Ergänzung zu der ausführlichen Anleitung "Schritt für Schritt zum Arbeitszeugnis", in der Sie zu allen hier erwähnten Aspekten genaue Erklärungen finden.

Die Form

  • Ist Ihr Zeugnis auf Geschäftspapier ausgestellt, auf dem Name, Rechtsform und Anschrift des Ausstellers angegeben sind? (Bei Verwendung eines Briefbogens sollte Ihre Anschrift nicht in das Adressfeld eingetragen sein.)

    • Ja

    • Nein

  • Ist der Text ordentlich formatiert, ohne große Unterschiede in den Zeilenlängen bei linksbündigem Satz bzw. große Wortabstände bei Blocksatz?

    • Ja

    • Nein

  • Sind Rechtschreibung und Satzbau korrekt? (Vorsicht auch bei englischen Begriffen!)

    • Ja

    • Nein

  • Sind Daten einheitlich geschrieben (z.B. 17. Mai 1973 oder 17.05.1973)?

    • Ja

    • Nein

Vollständigkeit

  • Sind die untenstehenden folgenden Zeugnis-Bestandteile und Angaben, die ein mit der Zeugnisschreibung vertrauter Leser erwartet, enthalten?

    • Ja

    • Nein

    Übliche Bestandteile eines Arbeitszeugnisses:

    • Überschrift: Arbeitszeugnis/ Zeugnis / Zwischenzeugnis / Vorläufiges Zeugnis

    • Einleitung: Titel (optional), vollständiger Name, Geburtsdatum, Dauer des Arbeitsverhältnisses.

      Die Stellenbezeichnung kann hier oder auch weiter unten im Werdegang angegeben werden.

    • Unternehmensbeschreibung (optional): Kurze und prägnante Darstellung des Unternehmens in 1-3 Sätzen, z.B. Angabe von Tätigkeit, Standort und Mitarbeiterzahl.

    • Werdegang: Chronologische Darstellung Ihrer Entwicklung im Unternehmen: Interne Stellenwechsel werden datiert und die jeweiligen Kernaufgaben angegeben.

    • Aufgabenbeschreibung: Kurze Darstellung Ihrer Hauptaufgaben, hierarchisch geordnet (das Wichtigste zuerst) und verständlich, so dass der Leser ein klares Bild von Ihrer Tätigkeit und Ihrer Stellung im Unternehmen bekommt.

    • Die Leistungsbeurteilung macht (zumeist in dieser Reihenfolge) Angaben zu folgenden Leistungsbereichen:

    • Arbeitsmotivation (Z.B. Engagement, Pflichtbewusstsein, Eigeninitiative),

    • Arbeitsbefähigung (Z.B. analytische Fähigkeiten, Organisationstalent, Belastbarkeit),

    • Fachwissen (Abhängig von den Anforderungen an die jeweilige Stelle),

    • Arbeitsweise (Z.B. zuverlässig, selbständig, genau, effizient),

    • Arbeitsergebnisse (Z.B. hinsichtlich Qualität, Zielerreichung, Termintreue)

  • Herausragende Leistungen (Z.B. Umsatzsteigerung, Akquisition bedeutender Kunden etc.) können im Zeugnis konkret erwähnt werden. (Optional)

  • Beurteilung der Führungsleistung bei Führungskräften. (Z.B. Motivation der Mitarbeiter durch Schaffung eines konstruktiven Arbeitsklimas, Förderung der Weiterbildung, klare Zielvorgaben etc.) Die Zahl der unterstellten Mitarbeiter sollte im Zeugnis genannt sein.

  • Die Leistungszusammenfassung (Gesamtnote) sollte klar als solche erkennbar sein. Die am häufigsten verwendeten Leistungszusammenfassungen lauten:

    • Note 1: "Er führte seine Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit aus"
      "Mit ihren Leistungen waren wir stets außerordentlich zufrieden"
      "Seine Leistungen waren stets sehr gut";

    • Note 2: "Sie führte ihre Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit aus"
      "Mit ihren Leistungen waren wir stets voll zufrieden"
      "Seine Leistungen waren stets gut";

    • Note 3: "Er führte seine Aufgaben zu unserer vollen Zufriedenheit aus"
      "Mit ihren Leistungen waren wir voll zufrieden"
      "Seine Leistungen waren gut".

  • Beurteilung des Sozialverhaltens gegenüber Vorgesetzten und Kollegen (nur in dieser Reihenfolge!) sowie, falls Sie Kontakt mit Kunden, Geschäftspartnern etc. hatten, auch des Verhaltens gegenüber diesen. In (sehr) guten Zeugnissen werden in der Regel ein "stets vorbildliches" oder "stets einwandfreies" Verhalten bescheinigt und stellenspezifische Angaben zur sozialen Kompetenz gemacht (z.B. zu Teamfähigkeit, Kontaktfähigkeit, Verhandlungsstärke, Vertrauenswürdigkeit, zum sicheren Auftreten etc.).

  • Der Schlussabsatz enthält zunächst den Ausstellungsgrund.

    Beim Zwischenzeugnis: auf eigenen Wunsch / "wegen Vorgesetztenwechsel / wegen Versetzung etc.
    Beim Abschlusszeugnis: wegen Kündigung durch Arbeitnehmer / betriebsbedingter Arbeitgeberkündigung / Aufhebungsvertrag).

    In der Regel werden in sehr guten und guten Abschlusszeugnissen zudem ein Bedauern des Ausscheidens, der Dank des Arbeitgebers und Zukunftswünsche formuliert, in Zwischenzeugnissen der Dank des Arbeitgebers sowie der Wunsch nach weiterer Zusammenarbeit.

  • Ausstellungsdatum: Das Abschlusszeugnis wird auf den Tag datiert, an dem das Arbeitsverhältnis rechtlich endet.

  • Unterschriften: Der Name des Unterzeichners und seine Stellung in der Unternehmenshierarchie sollten erkennbar sein. Das gilt natürlich auch bei zwei Unterzeichnern.

Vorsicht: Techniken der Abwertung

  • Enthält Ihr Zeugnis mehrfach Passiv-Formulierungen? (Z.B.: "er war beschäftigt" statt "er war tätig"; "wir setzten ihn als Controller ein" statt " er übernahm die Position eines Controllers"; "er wurde versetzt" statt "er wechselte"; "wir bescheinigen ihm, dass..." statt "er hat ..."; "die ihr übertragenen Aufgaben" statt "ihre Aufgaben"; "wir lernten ihn als ... kennen" statt "er war ..."; "wir bedanken uns" statt "wir danken ihr".)

    • Ja

    • Nein

  • Enthält Ihr Zeugnis Formulierungen mit auffälligen (doppelten) Verneinungen, die auch negativ verstanden werden können? (Z.B.: "nicht ohne Engagement"; "nicht unbedeutende Gewinnsteigerung"; "es kam nicht zu Verzögerungen"; "nicht zu beanstanden"; "nicht unbeliebt".)

    • Ja

    • Nein

  • Enthält Ihr Zeugnis einschränkende Formulierungen? (Z.B.: "wir sind mit seinen Leistungen insgesamt zufrieden"; "im Rahmen seiner Möglichkeiten / Fähigkeiten"; "sie zeigte auch Engagement"; "er hatte Gelegenheit, ..."; "weitgehend selbständig")

    • Ja

    • Nein

  • Wird Ihr Bemühen oder Interesse hervorgehoben, ohne dass gleichzeitig gezeigt wird, dass dieses Bemühen zum Erfolg geführt hat?

    • Ja

    • Nein

  • Enthält Ihr Zeugnis dynamische Attribute wie z.B. "effizient", "zielstrebig", "engagiert", "schnell", "aktiv" oder "konsequent"?

    • Ja

    • Nein

  • Enthalten die Beurteilungen Ihrer wichtigsten Leistungsbereiche Temporaladverbien ("stets", "immer", "jederzeit", "kontinuierlich", "konstant")?

    • Ja

    • Nein nicht gut

  • Werden in der Aufgabenbeschreibung zentrale Aufgaben verschwiegen, aber "unwichtige" Aufgaben genannt?

    • Ja

    • Nein

Ist die Leistungsbeurteilung glaubwürdig?

  • Werden Ihnen diejenigen Fähigkeiten, die für Ihre Tätigkeit besonders wichtig waren, in der Leistungsbeurteilung bescheinigt? (Z.B. Kreativität und Flexibilität bei einem Werbetexter, handwerkliches Geschick bei einem Zimmermann, analytische Fähigkeiten und Sorgfalt bei einem Controller)

    • Ja

    • Nein

  • Sind in der Beurteilung des Sozialverhaltens diejenigen Verhaltensmerkmale erwähnt, die für Ihre Tätigkeit besonders wichtig waren? (Z.B. Verhandlungs- und Akquisitionsstärke bei einem Key Account Manager, Hilfsbereitschaft und Vertrauenswürdigkeit bei einem Krankenpfleger)

    • Ja

    • Nein

  • Werden in der Aufgabenbeschreibung klare Ziele formuliert (z.B. "Optimierung der Abläufe im Vertrieb", "Verantwortung für das Erreichen der Umsatzziele") ohne dass in der Leistungsbeurteilung darauf eingegangen wird, dass Sie diese Ziele erreicht haben?

    • Ja

    • Nein

  • Werden Anforderungen genannt (z.B. "Zur Ausführung ihrer Aufgaben waren fundierte Produkt- und Branchenkenntnisse erforderlich."), ohne dass bestätigt wird, dass sie diese Anforderungen erfüllten?

    • Ja

    • Nein

  • Werden Sie hauptsächlich für Selbstverständlichkeiten (Pünktlichkeit, Freundlichkeit, Ehrlichkeit, Einsatzbereitschaft) gelobt - oder gar für Fähigkeiten bzw. Leistungen, die für Ihre Tätigkeit nicht besonders wichtig waren.

    • Ja

    • Nein

  • Wird die Gesamtnote durch die entsprechende Beurteilung der einzelnen Leistungsbereiche (siehe oben) und des Sozialverhaltens bestätigt? (Hierbei ist zu berücksichtigen, dass sehr gute Beurteilungen häufig Kombinationen von Temporaladverbien und Superlativen enthalten. Gute Beurteilungen enthalten häufig Temporaladverbien oder vereinzelt auch Superlative. Befriedigende Beurteilungen enthalten häufig positive Leistungsbeschreibungen ohne Temporaladverbien und Superlative.)

    • Ja

    • Nein

Mehrdeutige Formulierungen und Andeutungen von Kritik

  • Tauchen Begriffe wie "Kritik", "Konflikt" oder "Fehler" im Zeugnis auf? Sind diese so dargestellt, dass (indirekt) auch eine negative Interpretation möglich ist?

    • Ja

    • Nein

  • Enthält das Zeugnis unpassende Beurteilungen? (Z.B. Dank für lediglich "gute Mitarbeit" bei einer Führungskraft; Bescheinigung "engagierter Einarbeitung" nach langjähriger Betriebszugehörigkeit.)

    • Ja

    • Nein

  • Enthält das Zeugnis unlogische Begründungen? (Z.B. "Aufgrund ihrer hohen Produktivität erzielte sie qualitativ sehr hochwertige Arbeitsergebnisse.")

    • Ja

    • Nein

  • Werden bestimmte Beurteilungen im Zeugnis wiederholt und dafür andere weggelassen? (Z.B. wiederholte Bescheinigung von Sorgfalt, aber keine Erwähnung von Zielstrebigkeit, Effizienz oder Produktivität)

    • Ja

    • Nein

  • Werden in Ihrer Verhaltensbeurteilung Personen bzw. Personengruppen, mit denen Sie Kontakt hatten, nicht erwähnt?

    • Ja

    • Nein

  • Werden in der Verhaltensbeurteilung die Mitarbeiter vor den Vorgesetzten genannt? (Z.B. "Sein Verhalten gegenüber Mitarbeitern und Vorgesetzten war immer einwandfrei.")

    • Ja

    • Nein

  • Wird Ihre Persönlichkeit auf eine Weise beschrieben, die im Zusammenhang mit Ihrer beruflichen Tätigkeit unangebracht ist, in den privaten Bereich verweist oder negativ interpretiert werden könnte? (Z.B. "sie verfügt über ein gesundes Selbstvertrauen", "er ist ein anspruchsvoller Mitarbeiter" bzw. Hinweise auf Ihren Humor, Ihre Geselligkeit, Toleranz, Bescheidenheit oder auf ihr Temperament.)

    • Ja

    • Nein

  • Falls ein Erfolgswunsch geäußert wird: Fehlt die Angabe "weiterhin" vor dem Erfolgswunsch? ("Wir wünschen ihm für die Zukunft alles Gute und ... viel Erfolg")?

    • Ja

    • Nein

  • Enthält die Abschlussformulierung Glückwünsche oder Gesundheitswünsche?

    • Ja

    • Nein

  • Unterzeichnung: Ist das Zeugnis vom Arbeitgeber oder einem vertretungsberechtigten Mitarbeiter unterschrieben, der in der Unternehmenshierarchie über Ihnen steht/stand und Ihre Leistungen glaubwürdig beurteilen kann?

    • Ja

    • Nein

  • Weicht das Ausstellungsdatum vom Datum der Beendigung des Arbeitsverhältnisses ab?

    • Ja

    • Nein

  • Datierung: Ist das Abschlusszeugnis auf einen anderen als den letzten Tag eines Monats (oder ggf. auf die Monatsmitte) datiert?

    • Ja

    • Nein gut

Der Arbeitszeugnis-Kurs

Diese Checkliste ist eine praktische Ergänzung zu der ausführlichen Anleitung "Schritt für Schritt zum Arbeitszeugnis", in der Sie zu allen hier erwähnten Aspekten genaue Erklärungen finden.

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Gunnar Szymaniak unterstützt seit 2003 Unternehmen und Arbeitnehmer dabei, das Arbeitszeugnis als sinnvolles Beurteilungs- und Werbeinstrument zu nutzen. Er zählt als Spezialist für Arbeitnehmerbeu ...

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