Nach diesen allgemeinen Grundlagen stellen Sie sich natürlich die Frage, ob die vorgestellten Bausteine und Werkzeuge für Ihr Unternehmen angemessen und durchführbar sind.

Es ist ganz klar, dass die umfangreichen Controllingwerkzeuge eines Konzerns nicht auf ein mittelständisches Unternehmen oder ein Kleinunternehmen übertragen werden können - schon allein wegen der fehlenden Manpower oder den EDV-Möglichkeiten. Dies bedeutet allerdings nicht, dass WENIGER Controlling notwendig ist, sondern vielmehr, dass Sie einfach die Werkzeuge und Mechanismen an Ihr Unternehmen und die Größe anpassen, um mit vernünftigem Aufwand den notwendigen Nutzen zu bringen.

Ein individuelles Controllingkonzept

• schneidet die allgemeinen Inhalte auf das eigene Unternehmen zu,

• passt den Aufwand so an, dass er angemessen ist,

• stellt die notwendigen Prozesse sicher,

• legt Termine, Turnus und Inhalte fest.

Schritt 1: Basisdaten

Ohne brauchbare Zahlen ist kein Controlling möglich. Deshalb sollten Sie im ersten Schritt sichten, was Sie als Daten bereits mitführen. Mindestvoraussetzung ist eine Kundendatenbank oder eine Auftragsdatenbank. Die Auftragseingänge bzw. die Umsätze sollten den Kunden zugeordnet werden. Ohne diese Datenbasis können Sie keine Auswertungen erstellen.

In der Auftragsdatenbank muss auch ersichtlich sein, welche Aufträge berechnet sind und welche noch nicht (da sonst noch kein Umsatz generiert wurde).

Je nach Auftragsvolumen reicht ein System aus Excel-Dateien, dass Sie sich entsprechend aus Vorlagen zusammenstellen können.

Achtung: Ein besonderes Gewicht kommt in jedem Fall dem Finanzcontrolling zu, das je nach Geschäftsart sehr unterschiedlich ausfallen wird. Denn der Betreiber eines Onlineshops, der Waren gegen Vorauskasse liefert (und ggf. erst beim Lieferanten ordert, wenn eine Bestellung eingeht), hat eine völlig andere finanzielle Situation als ein Einzelunternehmer, der beispielsweise Wohnungsrenovierungen durchführt. Der Handwerker muss nach Auftragseingang in Vorleistung gehen und Materialien einkaufen, vielleicht sogar einen Mitarbeiter bezahlen; die Rechnung wird erst bei Abschluss der Arbeiten (also nach der Leistungserbringung) gestellt und hat auch noch ein Zahlungsziel (z. B. sofort netto nach Erhalt der Rechnung). Mit der Zustellung auf dem Postweg und der Dauer des Zahlungsverkehrs ist damit das Geld erst später auf dem Konto. Im zweiten Fall ist es also wichtig, die Rechnungsstellung zu organisieren und ein monatliches Finanzcontrolling durchzuführen: den Geldeingang zu verfolgen, die Zahlungsmoral der Kunden zu überprüfen, ggf. ein Mahnwesen zu etablieren usw., um die Liquidität zu sichern.

Für den Handwerker ist es also notwendig, in einer Rechnungsdatenbank die Rechnungsdaten mitzuschreiben: Datum der Rechnung, Zahlungsziel (um mahnen zu können), Zahlungseingang. Hieraus können durchschnittliche Geldeingangsdauern ebenso ermittelt werden wie das Alter von Forderungen.

Eine Aufstellung aller Kosten, die in Ihrem Betrieb anfallen, gegliedert nach Kostenarten, ist notwendig für Jahresplanung und Soll-Ist Vergleich der Kosten. Dies ist aus der Controllingperspektive heraus wichtig, wenn es darum geht, welche Kosten planbar sind, welche Kosten schnell beeinflussbar sind, welche Kosten auftragsabhängig sind etc., um entsprechende Prognosen aufzustellen bzw. Maßnahmen zur Kostensenkung aufzustellen.

Kostenarten

Eine weitere Basis für das Controlling ist die Kalkulation - denn als Ihr eigener Controller sollten Sie auch überprüfen können, ob Sie kostendeckend kalkulieren bzw. ob die Preise Ihrer Produkte oder Dienstleistungen genügend erwirtschaften. Es ist jedoch nicht ausreichend, einmalig die Zuschlagssätze zu ermitteln; zum Controlling gehört, sie alljährlich zu überprüfen (um den Preisentwicklungen am Markt gerecht zu werden).

Dabei müssen Sie berücksichtigen, ob Sie auf Basis einer Zuschlagskalkulation arbeiten.

Zuschlagskalkulation

Alternativ dazu ist die Deckungsbeitragsrechnung im Einsatz; aus der Controlling-Perspektive ist es einerseits wichtig, für besondere Projekte (große Einzelaufträge etc.) den speziellen Deckungsbeitrag zu berechnen, um nach Abschluss zu überprüfen, ob tatsächlich die Kalkulation eingehalten werden konnte.

Ebenso wichtig ist es, wenn Sie Produkte verkaufen, herauszufinden, mit welchen Produkten Sie die besten Deckungsbeiträge erwirtschaften - um in Zukunft noch erfolgreicher tätig zu sein.

Deckungsbeitragsrechnung

Um sich eine Vorstellung für Ihr eigenes Konzept zu machen, beantworten Sie sich bitte die folgenden Fragen:

• Was ist meine Geschäftsidee? Was verkaufe ich? (Leistungserbringung)

• Wie sieht mein Finanzplan aus? Kredite, Geldgeber? Tilgung, Rückzahlungen?

• Wie sieht meine Gewinn- & Verlustrechnung aus?

• Wer sind meine Kunden/Lieferanten?

• Welche Art von Kosten habe ich?

• Welche Investitionen brauche ich?

• Brauche ich eine Kalkulation?

• Brauche ich eine Betriebsabrechnung?

Anhand dieser Informationen sollten Sie das folgende Konzept, das ich für Kleinunternehmen und Existenzgründer empfehle, für Ihr Unternehmen anpassen.

Schritt 2: Ein Konzept für Kleinunternehmen als Empfehlung

Gerade zu Beginn der Existenzgründung ist eine regelmäßige Überwachung des Fortschritts überlebensnotwendig. Deshalb sollte unbedingt zu jedem Quartalsende ein Controllingtermin angesetzt werden, an dem das Controlling der wichtigsten Bausteine stattfindet:

Controlling-Konzept

• Auftragseingang: Entwicklung, Soll-Ist-Vergleich, Analyse der Ursachen, Prognose

• Anzahl der gewonnenen Kunden: Soll-Ist-Vergleich, Analyse der Ursachen, Prognose

• Umsatz: Entwicklung, Soll-Ist-Vergleich, Analyse der Ursachen, Prognose

• Kosten: Entwicklung, Soll-Ist-Vergleich, Analyse der Ursachen, Prognose

• Geldmittel: Geldeingänge, Geldausgang, Forderungen, Verbindlichkeiten

• Auch hier: Analyse der Ursachen für Rückstände, durchschnittliche Geldeingangsdauer etc.

• Gewinn- und Verlustrechnung für Unternehmen mit einer doppelten Buchführung bzw. Einnahmen-Überschussrechnung für kleine Unternehmen mit einfacher Buchführung

Hinzu kommen noch die folgenden jährlichen Bestandteile:

• Vertriebscontrolling: "Mit welchen Kunden verdiene ich mein Geld": eine ABC-Analyse für die Kunden

• Wettbewerbsanalyse: "Welchen Konkurrenten muss ich mich stellen?"

• Kostenrechnung: "Habe ich kostendeckende Verkaufspreise?" Überprüfung der Stundensätze bzw. Kalkulationssätze für die Produkte/Dienstleistungen: Grundlagen der Preiskalkulation

• Finanzstatus/Liquiditätsplanung: "Welche Finanzmittel brauche ich kurz-/langfristig?" Analyse der Forderungen und Zahlungsmoral der Kunden im Gegensatz zu kurzfristigen Verbindlichkeiten (Löhne, Lieferantenzahlungen, Miete etc.) und langfristigen Verbindlichkeiten (Kreditzinsen, Tilgungen)

Der vierteljährliche Turnus, zu dem die Auswertungen bzw. Prognosen erstellt werden, ist auf jeden Fall für jede Unternehmensgröße angemessen. Sie sollten zu jedem Quartal die Orientierung haben, wo die Firma steht und wie weit der Weg zum Jahresziel noch ist.

Schritt 3: Definition Ihrer individuellen Möglichkeiten

Anhand der vorgestellten Empfehlung sollten Sie nun festlegen,

• wie Ihr Controllingkonzept konkret aussehen wird (Termine setzen, Inhalte festschreiben),

• ob Sie es selbst umsetzen oder eher fremd vergeben werden,

• welche Schritte für Sie notwendig sind, um die einzelnen Bestandteile zu realisieren,

• in welchem Zeitraum Sie es auf die Beine stellen wollen.

Im letzten Kapitel erfolgt noch ein Blick auf die tägliche Praxis, der Ihnen bei Ihrem eigenen Konzept hilfreich sein kann.