Es ist in der Praxis nicht selbstverständlich, dass in Kleinunternehmen Controlling eingesetzt wird - denn es gibt viele Hindernisse im Unternehmensalltag, die dem entgegenstehen. Hier sind einige sehr typische Probleme aufgezeigt, die dazu führen, dass das Thema vernachlässigt oder nur halbherzig abgewickelt wird.

1. Fehlendes Bewusstsein: "Solange es gut geht, braucht man kein Controlling"
   Ein Trugschluss, denn gerade, wenn die Geschäfte gut laufen, ist es notwendig, aus den erfolgreichen Abschlüssen für die Zukunft zu lernen und sicherzustellen, dass die Zukunft weiterhin ähnlich gute Ergebnisse bringt. Konjunkturschwankungen und Umsatzeinbrüche können sonst kaum erfolgreich überstanden werden.

2. Die Auffassung: "Es gibt wichtigeres zu tun"
   Oft ist der Auftragseingang sehr gut, die Geschäfte laufen und damit sind alle in der Firma überaus beschäftigt - die Kunden warten nicht. Dadurch werden lästige Arbeiten immer weiter hinausgeschoben (schlimmstenfalls sogar das Schreiben von Rechnungen); doch wenn der Geldeingang dem Umsatz nachhinkt und auf das Finanzcontrolling aus Zeitdruck heraus gänzlich verzichtet wird, so kann trotz guter Auftragslage eine Insolvenz die Folge sein.

3. Controlling findet nur "im Kopf" statt
   Viele Unternehmer überblicken Ihre Firma und die Vorgänge sehr gut. Deshalb haben Sie alles im Kopf parat und glauben, die wirtschaftliche Situation jederzeit ohne Zahlen und Analyse beurteilen zu können. Ein Fehlurteil, denn ohne Fakten und Fortschreibung der wesentlichen Zahlen kann auch ein gesunder Betrieb ins Schwimmen geraten, weil Fehleinschätzungen und oberflächliches Wissen dem strengen Urteil von Banken und Geschäftspartnern nicht standhalten.

Diese drei Hindernisse beziehen sich in erster Linie auf die persönliche Einstellung des Unternehmers.

Um ein Bewusstsein der Notwendigkeit zu erzeugen, helfen nur schlagende Argumente - diese Erkenntnis muss "reifen". Die Tipps zielen daher darauf ab, Sie zu überzeugen, sich in Zukunft mit der Thematik anders auseinanderzusetzen.

Eine häufige Ursache der Hindernisse ist, dass der Unternehmensinhaber selbst zwar erfahrener Fachmann für die Geschäftsbereiche ist, mit denen sein Unternehmen sein Geld verdient, aber nicht für den Part der Betriebswirtschaft.

Suchen Sie sich auf diese Weise einen starken Partner, der für Sie die notwendigen Controllingauswertungen erstellt und mit Ihnen einmal im Quartal alles Notwendige durchspricht. So können Sie sich langsam in die Materie einarbeiten und sich an Zahlen und Fakten orientieren, anstatt sich auf grobe Eindrücke zu verlassen.

Die nächsten Punkte gehen in die Richtung, dass zwar bereits die Notwendigkeit für ein Controlling erkannt wurde, jedoch die Umsetzung nicht den Erfordernissen gerecht wird.

4. Das Controlling geht "an der Realität vorbei"
   Anstatt wenige, für den eigenen Geschäftsbetrieb passende Controllingdaten zu ermitteln, werden nach beliebigen Vorlagen irgendwelche Zahlen fortgeschrieben (ohne den tatsächlichen Nutzen zu hinterfragen). Dies kann eine trügerische Sicherheit vermitteln, da ja geglaubt wird, alles richtig zu machen - was sich erst in schwierigen Zeiten zeigt.

5. Fehlende Systematik
   Einfach nur Daten in Excel zu sammeln, ist meist wenig sinnvoll, wenn die Aussagefähigkeit nicht gegeben ist, die Aktualität zu wünschen übrig lässt oder die Daten falsch oder viel zu grob sind. Eine falsche Sicht der Kosten "alles sind Gemeinkosten" oder eine zu grobe Zuordnung der Kosten auf Verursacher führt zu gefährlichen Fehlern, wenn nicht beeinflussbare Kosten oder langfristige Bindungen in Verträgen nicht richtig berücksichtigt werden.

6. Keine Interpretation der Sachverhalte
   Selbst wenn eine Zahlensammlung stattfindet, ist das nur die Basis für das eigentliche Controlling. Es ist zwar schon einmal der erste Schritt in die richtige Richtung, liefert jedoch nur einen Blick auf Vergangenheitsdaten und verschenkt den wertvollen Nutzen des Interpretierens und Schlussfolgerns.

Hierzu hilft Ihnen möglicherweise folgende Herangehensweise weiter:

Nehmen Sie sich die existierenden Zahlenwerke vor und beantworten Sie damit die folgenden Fragen:

Zu den Finanzen:

• Welche Liquiditätssituation haben Sie aktuell? Wie sind Ihre Außenstände im Verhältnis zu Ihren Verbindlichkeiten (Stand zum vergangenen Monatsletzten)?

• Welche Zinsbelastung haben Sie aktuell für langfristige/kurzfristige Kredite?

• Wo werden Sie bis Ende des Jahres voraussichtlich stehen?

Zum Vertrieb:

• Wie ist Ihr durchschnittlicher Umsatz/Deckungsbeitrag pro Kunde? Wie viele A-Kunden haben Sie? Welchen Umsatzanteil/Deckungsbeitrag machen Sie mit diesen? Wie viele Neukunden pro Monat haben Sie im Schnitt der letzten 6 Monate gewonnen?

• Was sind Ihre aktuellen Wettbewerber? Wie stehen Sie Ihnen gegenüber am Markt?

• Welchen Umsatz brauchen Sie aktuell noch, um Ihren Jahresplan zu erfüllen?

• Welche Angebotserfolgsquote haben Sie?

Zur Kosten-/Leistungssituation:

• Was ist Ihr Anteil an Vertriebskosten am Umsatz (bei Handelsunternehmen)?

• Was ist Ihr Anteil an Materialkosten am Umsatz (bei produzierenden Unternehmen)?

• Was ist Ihr Anteil an Lohnkosten am Umsatz (bei Dienstleistungsunternehmen)?

• Welchen Deckungsbeitrag erwirtschaften Ihre wichtigsten Produkte im laufenden Jahr?

• Wie ist Ihre Entwicklung seit dem Vorjahr und wie sieht die Zielsetzung für dieses Jahr aus? Schaffen Sie das Jahressoll aller Voraussicht nach?

Können Sie diese Fragen anhand Ihrer Daten beantworten, so können Sie zufrieden sein. Haben Sie jedoch mit verschiedenen Antworten Probleme, so sollten Sie es verbessern und in den Punkten, in denen Sie Lücken sehen, noch überarbeiten.