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Kundendaten mit Excel verwalten und auswerten

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Stand: 11. März 2013

So nehmen Sie die Excel-Kundendatenverwaltung in Betrieb

Damit Sie die Musterlösung akademie-CRM.xls schnell als Werkzeug zur Verwaltung und Auswertung von Kundendaten einsetzen können, sind alle Formeln und Strukturen bereits vordefiniert. Darum müssen Sie sich nicht mehr kümmern.

Ihre Aufgabe besteht lediglich darin, fortlaufend die relevanten Daten für Ihren Betrieb zu erfassen. Dann sind Sie in der Lage, die Informationen jederzeit nach beliebigen, für Sie wichtigen Kriterien auszuwerten.

Zunächst müssen Sie jedoch einige Vorbereitungsarbeiten durchführen.

Listeneinträge definieren: Liste der Ansprechpartner, Zuständigkeiten und Kundenkategorien vorgeben

Damit Sie besonders bequem mit dem Erfassungsformular arbeiten können, müssen Sie im Vorfeld Listeneinträge definieren. Wenn Sie dann später das Formular ausfüllen, müssen Sie nur noch ein Zelldropdown öffnen und können dann ganz bequem den gewünschten Eintrag anklicken - so sparen Sie sich den Aufwand, jedesmal zu tippen.

Notwendig ist das Vordefinieren der Listeneinträge überall dort, wo die Musterlösung Namen der zuständigen Mitarbeiter Ihres Unternehmens verlangt oder eine Zuordnung zu Kundentypen verlangt. Im Einzelnen sind dies:

  • Kontaktperson im eigenen Unternehmen,

  • Zuständigkeit,

  • für Ihren Betrieb relevante Kontaktkategorien.

Um die Listeneinträge zu definieren, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Auswahlkriterien festlegen. Sie gelangen automatisch in einen Eingabebereich. Die Eingabefelder erkennen Sie an dem hellgrün hinterlegten Zellhintergrund.

  2. Tragen Sie dort die Namen Ihrer Mitarbeiter in die hellgrün unterlegten Eingabefelder ein. Außerdem erfassen Sie dort die für das Unternehmen relevanten Kundenkategorien.

  3. Nachdem Sie die geforderten Daten erfasst haben, kehren Sie über die Schaltfläche Zurück zum Erfassungsformular in das Erfassungsformular zurück. Anschließend stehen die Einträge in den entsprechenden Zellen als Zelldropdowns zur Verfügung.

    Screenshot: Eingabebereich für ListeneinträgeBild vergrößernEingabebereich für Listeneinträge

Kontakt- und Kundendaten erfassen

Bevor Sie sinnvoll mit der Musterlösung arbeiten können, fällt eine lästige Arbeit an: Sie müssen alle vorhandenen Kunden- bzw. Kontaktdaten erfassen. Zum Trost: Diese Mühe erspart Ihnen dafür viel Arbeit in der Zukunft.

Diese Aufgabe erledigen Sie wahlweise in der Kundendatenbank oder über das Erfassungsformular.

Bei der Erfassung in der Kundendatenbank werden folgende Angaben verlangt:

  • Name des Konkakts

  • Straße

  • PLZ

  • Ort

  • Tel.

  • Fax

  • E-Mail

  • Kontaktkategorie: Die Auswahl erfolgt über ein Zelldropdown. Hier stehen die Kategorien zur Verfügung, die Sie zuvor bei den Auswahlkriterien definiert haben.

  • Umsatz

  • Zahlungsmoral: Die Auswahl erfolgt über ein Zelldropdown. Zur Disposition stehen die Auswahlmöglichkeiten gut, schlecht und unterschiedlich.

  • Reklamationsverhalten: Die Auswahl erfolgt über ein Zelldropdown. Auch hier stehen die Beurteilungskriterien gut, schlecht und unterschiedlich zur Verfügung.

  • Kunde seit: Tragen Sie hier das Datum ein, seit wann der Kunde Waren oder Leistungen von Ihnen bezieht.

Kunden- bzw. Kontaktnummern

Die Konktaktnummern werden in der Musterlösung akademie.CRM.xls automatisch mit Hilfe einer Formel generiert. Sie müssen sich darum nicht kümmern.

Die alternative Möglichkeit, Kundendaten über das Erfassungsformular zu erfassen, wird ausführlich im Abschnitt "Einsatz der Musterlösung im Arbeitsalltag" beschrieben.

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