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Kundendaten mit Excel verwalten und auswerten

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Stand: 11. März 2013

Einsatz der Musterlösung im Arbeitsalltag: Datenerfassung bei Neu- und Bestandskunden

Wenn alle Vorbereitungsarbeiten getroffen sind, wird der Einsatz des Tools zum Kinderspiel. Sie können neue Kunden erfassen oder sich Informationen zu bereits vorhandenen Geschäftskontakten anzeigen lassen.

Neue Daten zu einem vorhandenen Kunden erfassen

Beispiel: Situation 1 - Bestandskunde

Das Telefon klingelt - Kunde Müller, seit fünf Jahren treuer Stammkunde ruft an. Müller bestellt zwar viel und regelmäßig, zahlt gut, stellt aber auch hohe Ansprüche. Sie wollen die wichtigsten Gesprächsinhalte festhalten.

Um Daten zu einem bereits vorhandenen Kunden, wie beispielsweise Müller, zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Durch einen Klick auf die Schaltfläche Protokoll vorbereiten bereiten Sie das Formular für neue Eingaben vor: Das Tagesdatum und die aktuelle Uhrzeit werden eingetragen, alle vorhandenen Einträge aus den Eingabe- und Auswahlzellen verschwinden.

    Wahlweise können Sie die Daten aber auch überschreiben und manuell erfassen.

  2. Klicken Sie in das Feld Kontaktperson im eigenen Unternehmen und öffnen Sie die Liste des Zelldropdowns. Dort markieren Sie den gewünschten Namen.

  3. Wählen Sie aus dem Kombinationsfeld den Namen des Kunden aus. Auf diese Weise haben Sie alle vorhandenen Informationen zum Kunden direkt im Blick.

  4. Wählen Sie als nächstes den Grund für den Anruf aus. Erfassen Sie, falls notwendig, Details zum Anruf. Fassen Sie sich kurz. Beschränken Sie sich auf die Eingaben, die sichtbar sind. Alle weiteren Zeichen sind später im Journal nicht sichtbar.

  5. Vervollständigen Sie Ihre Eingaben durch das Erfassen von Bedeutung des Geschäftskontakts (von sehr wichtig bis unbedeutend), Zuständigkeit und Status. Die Eingaben erfolgen mit Hilfe von Zelldropdowns.

  6. Durch einen Klick auf die Schaltfläche Protokoll übertragen übernehmen Sie alle Eingaben in das (verborgene) Übersichtsblatt Journal. Dessen sichtbares Duplikat Auswertung Journal können Sie bei Bedarf mit den Datenbankfunktionen von Excel auswerten.

  7. Durch einen Klick auf die Excel-Schaltfläche Drucken im Tabellenblatt Erfassungsformular erhalten Sie einen Ausdruck des Anrufprotokolls.

In der ersten Zeile der Kundendatenbank befindet sich der Eintrag "_Neuer Kontakt". Dieser Eintrag kann später im Erfassungsformular aus einem Drop-Downfeld ausgewählt werden. Sobald Sie die Kundendatenbank mit Ihren Kundenstammdaten gefüllt haben, stehen auch diese im Erfassungsformular zur Verfügung.

Die Daten eines Neukunden bzw. Interessenten erfassen

Beispiel: Situation 2 - Neukunde

Das Telefon klingelt. Eine Frau Schneider ruft an. Es ist das erste Mal, dass Ihr Unternehmen Kontakt zu Frau Schneider hat. Frau Schneider fragt eines Ihrer Produkte an. Klar ist: Sie werden Frau Schneider ein Angebot unterbreiten. Dazu müssen Sie zunächst einmal die Kontaktdaten von Frau Schneider festhalten.

Um Daten zu einem Neukunden zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Durch einen Klick auf die Schaltfläche Protokoll vorbereiten bereiten Sie das Formular für neue Eingaben vor. Das Tagesdatum und die aktuelle Uhrzeit werden eingetragen. Alle vorhandenen Einträge aus den Eingabe- und Auswahlzellen verschwinden.

  2. Klicken Sie in das Feld Kontaktperson im eigenen Unternehmen und öffnen Sie die Liste des Zelldropdowns. Dort markieren Sie den gewünschten Namen.

  3. Da es sich im Fall Schneider um einen Neukunden handelt, wählen Sie aus dem Kombinationsfeld den Eintrag _Neuer Kontakt und erfassen die Kerndaten in den hellblau unterlegten Eingabefeldern rechts.

  4. Übertragen Sie die Kundendaten durch einen Klick auf die Schaltfläche Neukunden anlegen in die Kundendatenbank.

  5. Wählen Sie als nächstes den Grund für den Anruf aus. Erfassen Sie, falls notwendig, Details zum Anruf. Beschränken Sie sich auf die Eingabemöglichkeiten die sichtbar sind. Alle weiteren Zeichen werden später im Journal nicht gezeigt.

  6. Vervollständigen Sie Ihre Eingaben durch das Erfassen von der Bedeutung des Geschäftskontakts, der Zuständigkeit und des Status.

  7. Durch einen Klick auf die Schaltfläche Protokoll in Journal übertragen übernehmen Sie alle Eingaben in das Übersichtsblatt Journal. Dessen Duplikat Auswertung Journal können Sie bei Bedarf mit den Datenbankfunktionen von Excel auswerten.

  8. Durch einen Klick auf die Excel-Schaltfläche Drucken im Tabellenblatt Erfassungsformular erzeugen Sie einen Ausdruck des Anrufprotokolls.

Während Sie Name und Adressdaten eines Kunden bereits bei erstem Kontakt erfassen können, ergeben sich die Informationen Kontaktkategorie, Umsatz, Zahlungsmoral und Reklamationsverhalten erst im Laufe einer Geschäftsbeziehung und müssen deshalb nachträglich in die Kundendatenbank eingepflegt werden. Nehmen Sie sich dafür in regelmäßigen Abständen Zeit!

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