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Mit Excel und Calc CSV-Dateien im- und exportieren

CSV ("Comma Separated Values")-Dateien zum einfachen Datenaustausch verwenden

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Stand: 12. Oktober 2004

CSV-Dateien gelten als kleinster gemeinsamer Nenner des einfachen Datenaustauschs zwischen Programmen aller Art. In der Praxis tun sich Anwender mit dem Im- und Export des Universalformats jedoch schwer. Wir erläutern das kleine Einmaleins der Datenübernahme per CSV-Listen am Beispiel von "Excel" und der OpenOffice-Alternative "Calc".

"Comma Separated Values", durch Kommas abgetrennte alphanumerische Datenfelder ermöglichen als universelles Im- und Exportformat den Austausch zwischen Datenbanken, Tabellenkalkulations- und Textprogrammen aller Art. Statt des Kommas sind oft auch andere Trennzeichen anzutreffen (z. B. Tabstopps oder Semikolon).

Datei-Aufbau

Anders als bei vielen anderen, eher "kryptischen" Datenformaten handelt es sich bei CSV-Dateien um Klartext-Dateien, die sich bei Bedarf mit jedem Editor anzeigen lassen. Ein typisches Beispiel sieht etwa so aus:

Inhalt einer CSV-Datei - mit dem Windows-Editor angezeigt

In diesem Fall

  • enthält die erste Zeile Feldbezeichnungen (=Spaltenüberschriften),

  • wird das Ende eines Datenfeldes durch ein Komma markiert und

  • für jeden Datensatz eine neue Zeile begonnen.

  • Außerdem sind Textketten (im Unterschied zu Ziffern) durch Anführungszeichen gekennzeichnet.

CSV und Excel

In der Praxis tun sich viele Anwender mit der CSV-Übernahme jedoch schwer. Wer eine CSV-Datei zum Beispiel mit Excel 2003 öffnet, sieht sich statt einer wohlgeordneten Tabelle standardmäßig folgendem "Datensalat" gegenüber:

CSV-Datei mit Excel geöffnet

Zwar sind die Inhalte lesbar und die Datensätze richtig voneinander getrennt - die Feldtrennung innerhalb der einzelnen Datensätze wird jedoch nicht automatisch vorgenommen. Daher landet jede Zeile komplett in einer einzigen Excel-Zelle.

Zum Glück ist jedoch keine beschwerliche manuelle Nachbearbeitung erforderlich. Statt über den Menüpunkt "Datei" - "Öffnen" müssen Sie dafür die Importfunktion bemühen: Statt wie aus vielen anderen Anwendungen gewohnt, findet sich der Im- und Export bei Excel nicht im "Datei"-Menü, sondern recht gut versteckt unter "Daten" - "Externe Daten importieren" - "Daten importieren":

Bild vergrößernDie Importfunktion von Excel

Excel 2007

In Excel 2007 importieren Sie eine CSV-Datei über Daten/Externe Daten abrufen/Aus Text.

Import-Assistent

Es folgt ein dreistufiger "Textkonvertierungs-Assistent", der immerhin vergleichsweise einfach zu bedienen ist:

  • In Schritt 1 wählen Sie den Datentyp (meist: "Getrennt"), den Zeichensatz und ggf. die Zeile, in der der Import beginnen soll: Bild vergrößernImport-Assistent 1

  • In Schritt 2 legen Sie das Text-Erkennungszeichen und das Feld-Trennzeichen fest. Notfalls können Sie das Trennzeichen bei exotischem Dateiursprung sogar selbst bestimmen ("Andere"): Bild vergrößernImport-Assistent 2

    Die Wirkung der gewählten Separatoren können Sie in der Datenvorschau sofort erkennen.

  • In Schritt 3 legen Sie, sofern erforderlich, das Datenformat für jede einzelne Tabellenspalte fest. Außerdem besteht die Möglichkeit, einzelne Spalten zu "überspringen", also vom Import ganz auszuschließen. Bild vergrößernImport-Assistent 3

  • Über die Schaltfläche "Weitere" schließlich öffnen Sie eine zusätzliche Dialogbox, in der Sie die numerischen Trennzeichen festlegen - insbesondere die Dezimal- und Tausender-Trennungen: Numerische Trennzeichen

Nach dem abschließenden Mausklick auf "Fertig stellen" entscheiden Sie noch, an welcher Stelle die importierten Daten eingefügt werden sollen - und "schon" sehen Sie sich einer wohlgeordneten Excel-Tabelle gegenüber, die Sie nach Belieben weiterverarbeiten können. Die fertige Excel-Tabelle mit den importierten Daten.

OpenOffice: "Calc" mit Import-Turbo

Dass es deutlich einfacher geht, zeigt die Tabellenkalkulation "Calc" aus dem kostenlosen Office-Paket OpenOffice: Dort sorgt das ganz normale "Öffnen" einer CSV-Datei (über den Menüpunkt "Datei" - "Öffnen") dafür, dass ein "Textimport"-Dialog geöffnet wird, in dem man - bis auf die Dezimal- und Tausender-Trenner - sämtliche Einstellungen auf einen Schlag vornehmen kann: Bild vergrößernDer Import-Dialog der OO.o-Kalkulation "Calc"

Export

Selbstverständlich ist auch der umgekehrte Weg möglich: Über den Menüpunkt "Datei" - "Speichern unter" - Dateityp "CSV (Trennzeichen getrennt)" (Excel) bzw. "Text CSV" (Calc) exportieren Sie Ihre Tabellenblätter im allgemein verständlichen Textformat:

Bild vergrößernCSV-Export mit Excel

Alle Formeln und Zellverweise werden dabei durch die resultierenden Werte ersetzt. Alle Formatierungen, Grafiken, Objekte und andere Tabelleninhalte gehen allerdings verloren.

Fazit

Das CSV-Format löst zwar gewiss nicht alle Verständigungs-Probleme beim Datenaustausch zwischen Datenbanken, Tabellenkalkulations- und Textprogrammen. Mit dem erläuterten Rüstzeug und ein wenig Experimentierfreude können Sie sich in vielen Fällen jedoch mühsamen manuellen Erfassungsaufwand ersparen. Einen Versuch ist es allemal wert.

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