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Deadlines einhalten - entspannt ans Ziel

9 Tipps, wie Sie stressfreier Ihre Abgabetermine einhalten

Den letzten Drücker, wahrscheinlich kennen Sie ihn. Er stellt nur eine Möglichkeit dar, sich das Leben im Projektalltag schwer zu machen. Welche Tücken lauern und wie Sie diese umgehen können, skizziert Alexander Greisle.

Zwischenziele und Milestones setzen

Unser Protagonist, nennen wir ihn Herrn I., kämpft in seinen Projekten regelmäßig mit bekannten Fallen des kleinen und großen Projektmanagements.

Die Kollegen von Herrn I. arbeiten nach dem Motto: Ein Genie beherrscht die Komplexität. Warum seine Kollegen so arbeiten, das hat Herr I. noch nicht herausgefunden. Vielleicht sehen sie Meilensteine als unerwünschte Kontrollmöglichkeiten für Außenstehende? Eventuell scheuen sie aber auch nur die - zugegebenermaßen - anstrengende Denkarbeit zu Beginn?

Mehrere Gründe sprechen für Herrn I. dafür, zukünftig auf einer Meilensteinplanung zu bestehen: Es lassen sich schneller Abweichungen feststellen und das Projekt ist übersichtlicher. Ein wichtiger Effekt ist anscheinend, dass erreichte Zwischenziele die Motivation aufrechterhalten. Sie schaffen Gelegenheiten zum Feiern und dafür, sich selbst (und das Team) zu loben.

Puffer, Puffer, Puffer

Planung ist der Ersatz des Zufalls durch den Irrtum. Im letzten Projekt war Herr I. genau deswegen sehr froh über die Spielräume, die er bei jedem Arbeitspaket eingeplant hat. Zwar gab es am Anfang ein paar Diskussionen, dem Kunden war der Zeitplan nicht straff genug, am Ende hat es sich allerdings als Segen herausgestellt.

Problematische Arbeitspakete konnten doch noch in der Zeit abgeschlossen, Verzögerungen ohne negativen Stress aufgeholt werden. Ziel für das nächste Vorhaben: Nicht genutzte Puffer dazu verwenden, das eine oder andere i-Tüpfelchen zu realisieren. Diamanten entstehen unter Druck, aber nur in der Natur, nicht im Projektgeschäft.

Schwierige Situationen zu erwarten? Machen Sie sich dafür einen Plan B

Leider war das Weiterbildungsbudget schon erschöpft, als sich Herr I. im letzten Jahr zur Schulung "Risikomanagement in Projekten" anmelden wollte. Also ging er nicht hin, quasi auf eigenes Risiko. Erlebt hat er schon viel in seiner Karriere. Da sind gute Vorhaben gescheitert an Menschen, an "dynamischen Zielsystemen", an schlechter Zuarbeit, an gezieltem Boykott und so weiter.

Im Bewusstsein, dass er nie alle Risiken wird minimieren können, möchte Herr I. doch verstärkt nach dem Motto "Plan B in der Rückhand" vorgehen. Dafür hat er sich ein einfaches Formblatt mit drei Spalten eingerichtet:

  1. "Risiko"

  2. "Mögliche Konsequenzen"

  3. "Plan B"

Damit startet er vor Beginn der Planungen, um bereits dabei die ersten Erkenntnisse nutzen zu können. Während des Projektes ergänzt und überarbeitet er dieses Formblatt, mal alleine, mal im Team. Jetzt, so hofft Herr I., behält er das Heft des Handelns in der Hand.

Wenn Sie sich rechtzeitig Alternativen zu möglichen Problemen überlegen, kommt sehr wahrscheinlich auch ein Tipp zu einer jetzt schon besseren Lösung dabei heraus. Nutzen Sie diese Chance: "Unverhofft kommt oft: Warum Sie immer einen 'Plan B' in der Tasche haben sollten".

Irgendwo da draußen ist immer noch eine wichtige Information. Liegenlassen.

Besonders wenn es um neue Lösungen bzw. Themen geht, fühlt Herr I. häufig eine gewisse Unsicherheit. Hat er alles Erfolgskritische beachtet? Ist sein Stand der Technik bzw. der Wissenschaft aktuell? Alle relevanten Daten beisammen? Was könnte der Kunde wissen, was er nicht weiß? Kann man sich mit dieser Präsentation/Vorgehen/Checkliste/etc. wirklich aus dem Haus trauen?

Seit er die Informationsfülle des Internets für sich entdeckt hat und sich in den verschiedenen Streams der Social Media-Welt herumtreibt, ist es noch schlimmer. Das Jagen und Sammeln wurde fast zu einer Passion.

Lange hat Herr I. überlegt. Er wird all das natürlich weiter verwenden. Die Dienste sind nützlich und er will die Bindung zu seinem Social Circle nicht verlieren. Allerdings wird er sich bewusst auf drei Punkte beschränken:

  • Seine Kontakte in den virtuellen Netzen wird er gezielt nach Input fragen. Einen guten Eindruck über die Schwerpunkte der einzelnen Personen kann er sich mithilfe der Streams machen, die er jedoch nur noch zu festen Zeiten überfliegen will.

  • Um auf dem Laufenden zu bleiben, wird er selektiv Informationen abonnieren, zum Beispiel per Google Alert oder ausgewählte RSS-Feeds. Nach Projektende wird er diese Abos beenden, um seinen Posteingang zu entschlacken.

  • Als dritte Maßnahme wird er sich für Recherchen ein festes Zeitbudget genehmigen und dieses nicht überschreiten - schon wieder eine kleine Deadline.

Ermöglichen Sie konzentriertes Arbeiten

Als Projektverantwortlicher wie auch als -mitarbeiter legt Herr I. großen Wert auf den persönlichen Dialog. Die offene Tür ist daher selbstverständlich, eingeschlossen die elektronische Kommunikation und das Handy. In letzter Zeit ist Herr I. allerdings zunehmend unzufrieden. Konzentriert arbeiten kann er fast nur noch nach Feierabend oder in den frühen Morgenstunden. Tagsüber kommt er kaum dazu, sich in eine Aufgabe zu verbeißen, dabei macht ihm doch gerade das am meisten Spaß.

Ab heute geht Herr I. mit gutem Beispiel voran. Er wird nicht wegen jeder Kleinigkeit sofort anrufen, sondern die Punkte auf die Agenda des wöchentlichen Team-Meetings bringen. Sind E-Mails nicht dringend, dann schreibt er einen Terminvorschlag hinein, bis zu dem er die Antwort voraussichtlich braucht (und legt die E-Mail in die Wiedervorlage, damit er sie nicht vergisst).

Seine wichtigste Maßnahme: Er wird zeitweise nicht erreichbar sein. Telefon aus, E-Mail und Browser geschlossen, ab in den benachbarten Park oder einen stillen Raum ab vom Schuss. Er ist sich sicher, dass er so in weniger Zeit mehr schaffen wird. Die Sägezahnkurve gibt ihm recht.

Das Rad nicht neu erfinden

Warum, fragt sich Herr I. öfter, sind Menschen oft so eigenbrötlerisch? Man hat doch eher selten ein Problem weltweit als Erster. Also kann man googeln, in der Dokumentation vergangener Projekte nachsehen oder einfach fragen. Natürlich, die Rahmenbedingungen sind andere, in weiten Teilen auch die Ausrichtung, aber trotzdem können Lösungen passen oder mit geringem Aufwand adaptiert werden.

Ganz behutsam möchte Herr I. in seinen Teams - und ja, das eine oder andere Mal auch bei sich - zukünftig darauf drängen, Vorhandenes zu nutzen.

So erhebend das Gefühl ist, die Lösung alleine gefunden zu haben, soviel besser das Selbstentwickelte auch - zumindest subjektiv - ist, existenziell für den Projekt-Fortschritt ist beides nicht.

Professionell handelt, wer sich nicht durch falschen Stolz oder eine "gemeinsame Historie" von konstruktiver Zusammenarbeit abhalten lässt. Herr I. weiß, dass eine moderne Schlüsselkompetenz von Mitarbeitern das Schaffen von Neuem aus Bekanntem ist.

Erwartungen am Anfang vollständig klären und zu 100 Prozent erfüllen

Im letzten Zeitmanagementseminar war wieder die Rede davon: Das Pareto-Prinzip, einstmals für das Volksvermögen der italienischen Volkswirtschaft gültig und seitdem in jedem passenden und unpassenden Kontext wiederverwertet. Herr I. hatte schon öfter das Gefühl, hier einer Prinzip gewordenen Ausrede zu begegnen. Wenn 80 Prozent reichen, warum sind diese 80 Prozent dann nicht die vereinbarten 100 Prozent? Wenn der Auftraggeber zum Schluss die 80-Prozent-Lösung akzeptiert, hat er die fehlenden 20 Prozent vorher bereits einkalkuliert?

Entschluss des Herrn I.: Zukünftig klärt er die Erwartungen am Beginn zu 100 Prozent, schreibt sie nieder und erfüllt sie. Auch wenn die letzten 5 Prozent erfahrungsgemäß richtig wehtun. Das erspart nämlich die Nacharbeit, falls der Klient doch nicht mit den 80 Prozent zufrieden ist. Zwei positive Effekte: Erstens hält die Deadline mit 100 und nicht nur mit 80 Prozent und zweitens ist der Kunde noch glücklicher.

Akzeptieren Sie unrealistischen Anforderungen und Fristen nicht stillschweigend

"Der Kunde ist König seines Luftschlosses." Der Lieblingsspruch des Chefs von Herrn I. Dessen zweiter: "Was nicht möglich ist, wird möglich gemacht".

Natürlich, gut anhören tun sie sich, diese Sprüche. Leider sorgen sie auch für ein nicht unerhebliches Frust- und Stresspotenzial bei Herrn I. und seinem Team. Das merkt er besonders am Ende eines Projekts, wenn beide Seiten unzufrieden sind und er wieder einmal die Büßerkappe aufsetzt. Dabei kennt er doch das magische Dreieck des Projektmanagements: Niedrige Kosten, optimale Qualität und unterschrittenes Zeitbudget lassen sich niemals gleichzeitig erreichen.

Zukünftig möchte Herr I. die Anforderungen bereits in der Vorphase des Projektes so genau wie möglich klären. Als Realist weiß er, dass im Laufe der Arbeit Aspekte auftauchen werden, die so niemand vorhergesehen hat. Sein Vorsatz: Diese sofort, inklusive Alternativen und Konsequenzen, klären und das Projekt entsprechend erweitern - auch das Budget und den Zeitrahmen.

Alles. Wichtig.

Leider war eine Aufteilung der Projektziele in ...

  • "must-have"

  • "very-nice-to-have"

  • "nice-to-have" und

  • "maybe"

... mit dem letzten Kunden des Herrn I. nur schwer möglich. Erstens hätte das nur zusätzliche, wertvolle Diskussionszeit gekostet. Zweitens gab sich der Auftraggeber unnachgiebig - der volle Umfang war bereits beauftragt. Natürlich war jedes Feature enorm erfolgskritisch ...

Also versuchte Herr I., alles zu erledigen. Irgendwie. Schade, dass dabei so einiges schief gelaufen ist. Da jedes Feature implementiert werden musste, haben die Kernfunktionen etwas gelitten. Sie sind nicht so leistungsfähig und benutzerfreundlich wie möglich. Überhaupt mussten, damit der Zeitplan wenigstens halbwegs eingehalten werden konnte, die Tests und Gespräche mit den Mitarbeitern auf das allernotwendigste reduziert werden. Das kam erwartungsgemäß bei diesen nicht so gut an, die Akzeptanz litt.

Prioritäten sind die Basis für Entscheidungen im Projektfortschritt, das hat Herr I. in diesem Kundenprojekt schmerzhaft in vielen Meetings erfahren. Statt auf der Stelle zu treten und sich in fruchtlosen Diskussionen zu blockieren, nicht nur bei Luftschlössern, möchte Herr I. Dinge voranbringen. Ohne Prioritäten schafft er das nicht. Nicht einmal auf den letzten Drücker.

Fazit

So einfach sich manche dieser Punkte anhören, so schwierig sind sie in der Praxis durchzuhalten. Zu vielfältig und kurzfristig ist die tägliche Projektarbeit. Allerdings, durch die vorgestellten Tipps können Sie einen Rahmen schaffen, der ein gelasseneres Arbeiten mit weniger Zeitstress ermöglicht. Ihre Gesundheit und Ihr Umfeld werden es Ihnen danken, genauso wie Ihre Auftraggeber, die bessere Qualität erhalten.

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